業務量調査・業務見える化サービス

客観的視点による業務の棚卸しで、業務の属人化や、
“ムダ”や“手戻り”を明らかにする『業務量調査・業務見える化サービス』

「業務量調査・業務見える化サービス」は、さまざまな企業の業務実態を調査してきた経験豊富な調査員が、客観的な視点で貴社の業務の見える化をお手伝いいたします。
業務改善や効率化に課題を感じているが、業務フローや作業工数が把握できていない、業務のブラックボックス化などでお困りの際は「業務量調査・業務見える化サービス」をご利用ください。

業務量調査・業務見える化サービスの概要

業務プロセスの見直しやワークフローの効率化……。
今、多くの管理系の部門が「進化」することを求め、さまざまな試みをされています。しかし、多くの業務が混在する中で新たな取り組みを推進するためには、まず現在の業務を整理することが重要です。

・「本来行うべき業務」軸での業務整理
・業務内の「ムダ」「手戻り」の発見・洗い出し
・業務フローの透明性確保

当社の「業務調査サービス」は、貴社総務など管理部門の現状を可視化し、業務改善をお手伝いします。

業務調査・見える化の方法

業務調査事前説明会の実施

業務調査サービスでは、業務の棚卸しをできるだけ正確なものにするため、事前説明会を実施いたします。
説明会では、調査対象業務に従事されている方々へ調査の目的や進め方をご説明し、調査にご協力いただきやすい体制を構築いたします。

具体的な調査手順

事前説明会の実施

調査の目的をご説明
調査表の記入方法を
ご説明

業務調査表への入力

調査表へ棚卸し結果を
ご入力
(対象業務のご担当者様)

個別ヒヤリングの実施

当社調査員が、各ご担当者様に個別ヒヤリングを実施しながら、客観的視点で内容を補足

ご相談は無料です！
お気軽にお問い合わせください

期待できる効果

各企業様が抱える課題はさまざまです。
一見気づきやすそうな課題でも、それが常態化していると、客観的視点で調査をしなければ発見が困難なケースもあります。ここでは、過去に業務調査を通じて判明した課題と、その改善内容を紹介します。

業務調査により判明した課題

決裁フローの中の複雑な承認ルートや、
無駄な確認工程の存在が明らかに
縦割り組織において、組織をまたいで進行する
業務の進行が一部停滞していたことが判明
各支店独特の業務ルールがあり、他店と比較して
多くの工数がかかっている支店があった
デジタル化可能だが、担当者の得手不得手により、
手作業で処理されていた

改善内容

決裁フローの簡素化
組織内で完結できるように業務見直し
ルールの統一と簡素化
業務デジタル化の推奨

効率アップ

業務量調査・業務見える化サービスのメリット

業務調査を自社で実施したものの、期待した成果が得られなかった、というお声をよくお聞きします。

自社で行った場合

調査対象者ごとの意識の違いにより、業務棚卸の内容や作業手順の明文化に個人差が発生。データにバラつきが出る。
調査対象者は、通常業務を行いながらの棚卸し作業となるため、細かな業務手順の具体化、書き起こしに負担が生じる。
調査担当の社員も通常業務を優先しなければならず、調査を後回しにしてしまい、スケジュールの遅延が発生する。
普段の人間関係や私情を挟んでしまい、客観的な判断がしにくくなり、正確なデータが得られない。

業務調査サービスを利用した場合

事前説明会で業務棚卸しの考え方や調査表の書き方をご説明するため、データが統一性をもち活用いただきやすくなります。
個別ヒヤリングで、調査員が棚卸し結果（調査表）を整理いたしますので、調査対象者のご負担も軽減します。
当社が調査スケジュールを策定し、調査の進捗を管理。調査の遅延を抑制します。
多くの他社調査事例から得た知見をもった調査員が対応するため、客観的で正確な調査データをご提供します。

当社にお任せいただくことで、
調査内容の充実はもちろんのこと、貴社のご負担軽減にも貢献します。

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調査～結果ご報告までの流れ

STEP

NDA締結、資料のご共有

STEP

調査目的の明確化、事前調整、キックオフミーティング

STEP

対象社員様への事前説明会実施、業務棚卸しの説明とお願い

STEP

個別ヒヤリング

STEP

結果のご報告

調査後、報告書の提出をもって結果をご報告します。

よくあるご質問

業務量調査・業務見える化サービスに関するよくあるご質問です。

調査対象可能な部門は総務だけですか？他の部門も可能ですか？: 総務部門に限らず、実施可能です。
調査にかかる期間はどのくらいですか？: 通常、調査の準備から実施、結果の報告には2～3カ月のお時間をいただいております。
お急ぎのご事情がある場合など、実施スケジュールはご相談が可能です。
調査をお願いした場合、自社の作業はどの程度になりますか？: 調査対象とする業務範囲によって異なりますが、通常、調査対象者お一人様につき1回90分のヒアリングを3回から4回程度実施させていただきます。また、事前作業として対象業務の絞り込みに関するお打ち合わせ、対象者向けの説明会、対象者ご自身の業務棚卸し結果を業務調査表への入力いただく作業をお願いしております。
現時点でBPO（※）導入は予定していないのですが、業務調査だけお願いすることはできますか？: もちろん可能です。
自社で業務改善を進めるのにあたり、まずは現状を客観的に可視化するために調査を依頼いただくケースは多くあります。BPO（※）は最適なリソース配分を実現するための手段の1つと考えております。
業務調査の実施に伴い、業務マニュアルも作ってもらえますか？: 別途ご契約となりますが、作成可能です。
なお、BPO（※）を導入いただく場合にはご契約内で、運用開始前に業務マニュアルを作成いたします。
業務調査をすれば業務改善が達成できますか？: 業務調査は、現状の可視化が第一の目的ですので、調査だけで業務改善を実現する事は困難です。
ただし、調査を通して顕在化された課題点や懸念事項は、結果報告書内で触れさせていただきます。また、その後の改善活動についても、事例を含めた弊社の知見のもとに支援させていただくことが可能です。