戦略総務とは？～戦略総務を実現する方法～
総務の日常・定型業務を着実に行いながら、同時に「戦略総務」にも取り組む環境を作る方法について解説します。
「戦略総務」に取り組むには？
いま総務パーソンが目指す
「戦略総務」
- 戦略総務とは？
- 会社の更なる発展のため
解決すべき課題に対し、
総務が自ら積極的に取組み
経営貢献することを指しており、
総務パーソンが
目指したい姿だとされています。
しかし総務は、定型業務とイレギュラー要請への対応を日々同時に求められています。
総務の担当業務が幅広い中、さらに「戦略総務」にも取り組むにはどうすれば良いでしょうか？
これには総務の仕事を分類し、どこに自社メンバーの戦力を集中すれば効果的かの検討が有効です。
総務の仕事内容を分類し、戦略総務に充てる時間を生み出す
会社の未来を創る新たな「戦略」検討は、企業風土や機微への配慮が必要なため、自社内で取組むべき領域です。
一方で「管理」「オペレーション」を、BPOなど総務アウトソーシングやテクノロジーに任せれば、着実な業務遂行に加えて品質向上・効率化も期待できます。
つまり、手を取られがちな総務の管理・オペレーションを外部に任せれば、自社メンバーは本来やるべき「戦略」に集中できる状態になるのです。
総務の仕事内容
戦略総務を支援する「BPO」とは
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、ルーティン色の強い定型業務を外部に委託することです。
BPOは「アウトソーシング」「業務委託」とほぼ同義ですが、単純なオペレーションだけではなく、業務フローの企画・設計から実施までを一貫して担うのが特徴です。
つまり、 自社では気づきにくい視点の業務改善も期待でき、従来よりも品質アップが図れるとされています。
業務範囲の広い総務では、管理とオペレーションに膨大な時間を要し、新たな取組みに着手しづらい状況があります。この解決方法として、BPOを採用する企業が増えています。
総務の定型業務にはアウトソーシングが有効！
BPO・直接雇用・人材派遣の違い
総務定型業務の担い手には、BPO（アウトソーシング）以外の活用も考えられます。
それぞれのコストを比較する際、つい人件費だけに注目しがちです。しかし長期安定的な業務運営には、人件費以外の「潜在的なコスト」も考える必要があります。
これらを総合的に考えると、総務の定型業務にはBPOが最適だと考えられます。
| BPO （業務委託・ アウトソーシング） |
社員・契約社員 （直接雇用） |
パート・アルバイト （直接雇用） |
人材派遣 （派遣元会社が雇用） |
|
|---|---|---|---|---|
| 対応可能業務 | 受託契約で定めた全業務（日常業務・判断・マネジメント） | 日常業務・判断・マネジメント | 日常業務（判断・マネジメントは不向き） | 日常業務（判断・マネジメントは不向き） |
| 採用・育成コスト | 不要コスト削減
採用・育成は |
必要人員切替の都度発生 | 必要人員切替の都度発生 | 必要人員切替の都度発生 |
| 業務指示・ マネジメントコスト |
不要コスト削減
発注企業⇔BPO業者の責任者間で行う |
必要キャリア形成観点でのマネジメントも必要 | 必要 | 必要 |
| 労働時間 (時間外労働等)管理 |
不要コスト削減 | 必要 | 必要 | 必要36協定は派遣元会社に準ずる必要あり |
| 異動・退職リスク | なしコスト削減
人員体制の変更はBPO事業者で対応 |
あり引継コストが都度発生 | あり引継コストが都度発生 | あり引継コストが都度発生 |
| 業務の継続性 | 継続性あり（契約で定めた履行責任） | 異動・退職が無ければ継続性あり | 改正労働契約法に基づく無期転換ルールにより、パート・アルバイトのまま永続的な受入れは不可の場合あり | 労働者派遣法に基づく派遣期間制限により、人材派遣契約のまま永続的な受入れは不可 |
| 人件費コスト | 「業務委託一式」で契約するため、人件費としては発生しない | ・給与 ・賞与 ・法定福利費 ・福利厚生費 ・販管費 |
・給与（賞与） ・法定福利費 ・福利厚生費 ・販管費 |
給与＋ 派遣元会社へのマージン（法定福利費・福利厚生費・販管費見合い等） |
| 会計 | 変動費 | 固定費 | 固定費（長期雇用の場合） | 変動費 |
BPO導入で戦略総務を推進する、お客様の声
- 毎日の業務指示や異動・退職時の教育を、BPO会社に任せられるので時間の余裕ができた。
今まで詳細検討や社内調整の時間が足りず、後回しにしていた新たなチャレンジに取り組めるようになった。 - BPO会社は、さまざまな総務事務を請け負っていてノウハウが豊富だと感じる。
他企業の事例を知る機会が少ない中、総務BPOを介して他社の取組みや工夫を知ることができ、業務改善のヒントも得られるようになった。 - 長年、同じメンバーが担当する業務手順がブラックボックス化していた。
BPO切り替えを機にマニュアル化されたことで、手順が明確になり業務改善にも着手できるようになった。 - BPO会社は「総務サービス提供会社」なので、ホスピタリティが高い。
総務への従業員満足度が向上したことで、総務部全体のモチベーションも高まった。 - BPO導入によって、人件費などの固定費を変動費化できた。
さらに、会社の情勢や体制変更に伴うカスタマイズも簡単にできるようになった。
