オフィス移転・レイアウト変更

オフィス移転・レイアウト変更

オフィス移転・レイアウト変更は経験豊富なプロにお任せ!
膨大な引越しタスクの一括対応で、総務部門の負担を削減

PBSのオフィス移転・レイアウト変更サービスは、事務所引越しにかかわるタスクを丸ごと一括対応。
什器手配・設備工事など作業毎に異なる専門会社様と、個々に調整・交渉する大量のタスクから解放されます。
事務所移転は計画~実施、コスト管理まで経験豊富なプロに任せるのが近道です。

PBSのオフィス移転・レイアウト変更サービスが選ばれる理由

移転プロジェクトのプロが一括対応

オフィス移転・レイアウト変更は個人宅の引越しとは異なり、単に荷物を運搬して終わりではありません。
移転計画の策定からスタートし、生産性向上を叶えるレイアウトや什器の検討、内装・空調工事など、社内調整に加え各専門会社様との膨大なやり取りが発生します。
これらを社員だけで対応しようとすると、負担が大きく日常業務や突発的案件への対応に支障が生じかねません。

PBSはこれら膨大なタスクを、豊富な経験を生かし丸ごとワンストップでお請けします。スケジュール調整だけでなく、相見積もりの適正比較などコストマネジメントにも対応。 貴社にとって最適な業者選定を実現します。

オフィス移転・レイアウト変更

利便性と付加価値向上が両立する、新たなオフィスづくりをサポート

移転をきっかけに、オフィスの利便性と付加価値向上を目指す企業様を、充実の総務サービスでサポートし魅力ある新たなオフィスを実現します。

パソナグループ・パナソニックグループ各社で築いた豊富な実績

PBSは長年にわたり、パナソニックグループの総務業務を受託してきた経験から、あらゆる規模におけるオフィス移転・レイアウト変更のマネジメント実績があります。
拠点の新設から、複数の拠点を集約し大規模ビルに統合するなどの大型プロジェクトにも対応してきました。
豊富な経験と実績で、貴社のさまざまなご要望へ柔軟にお応えする自信があります。

PBSがオフィス移転・レイアウト変更のお悩みを解決!

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移転コストをできるだけ抑えたい…
でも相見積もりを多くとると、比較するのが手間で大変!

PBSなら、分かりやすいコストマネジメントを実現!

移転コストを削減するには、複数の業者様から相見積もりを取ることが大切です。しかし複数業者様の選定、説明会の日程の調整、仕様の説明や質疑対応などに多くの手間がかかります。
また、見積書式や項目はバラバラなことが多く、意外にも単純比較が難しく適切に判断しづらいケースが多くあります。

PBSは見積内容を分かりやすく比較できるよう集約すると共に、依頼内容と見積もりが一致しているか?項目の抜け漏れはないか?なども細かくチェックしたうえで、貴社にとって最適な提案を行います。

オフィスの家具は1社のメーカーさんで全部そろえたくないな…
いろいろ選んで、良い所取りをしたい!

PBSなら、
選択の自由が広がります!

PBSは大手什器メーカー※各社の製品を、幅広くお取り扱い可能。新たなオフィスに最適な組合せをご提案します。 また工場専用品など、特殊な什器についてもご相談ください。
※詳しくはお問い合わせください。

またオフィス家具だけでなく、OA機器・複合機などオフィスに必須の機器や、福利厚生の充実をサポートするアイテムなど、1社のメーカーに限定せず幅広くご提案します。

オフィス移転・レイアウト変更
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人数が多くて、社内への移転計画説明が大変!
取引先へのご案内も必要だし、名刺や封筒も手配しなくては…

PBSなら、移転実務周辺の細かなタスクにも丸ごと対応!

移転作業を円滑に進めるためには、社内メンバーへの綿密な事前説明と周知が欠かせません。
PBSは引越し実務だけでなく、移転説明会開催による社内へのスケジュール説明や、梱包など作業ルールの周知などにも対応します。
また、住所変更に伴う取引先への挨拶状や、名刺・封筒など印刷物の手配など、事務所移転に関係するあらゆる総務部のタスクをお手伝いします。

オフィス移転・レイアウト変更プロジェクトの流れ

STEP
1
ヒアリング・企画
現在の利用状況や課題、新たなオフィスにおける要望などを丁寧にヒアリングします。
STEP
2
基本計画の策定
貴社との打ち合わせを重ねながら、デザインやレイアウトを含めた新オフィスの全体像を創り上げます。
STEP
3
業者選定・コスト管理
基本計画をもとに、費用と実施内容のバランスが取れた最適業者の選定を行いご提案します。
STEP
4
実施計画の策定
貴社、建物オーナー、選定業者などとの調整を重ね、具体的な実施計画を立案します。
STEP
5
工事管理
内装・設備・ITインフラ工事など、経験豊富な担当者がさまざまな工事の監督・立会い・業者調整を行いスムーズな作業を実現します。
STEP
6
移転作業
引越し作業が円滑に進むように、社内説明会の開催やマニュアル作成、実作業の見届けまで対応します。
STEP
7
社外告知/原状回復工事
取引先への挨拶状や、新住所の名刺・パンフレットなど紙ツールの手配も可能です。また、旧オフィス貸主の許可があれば、原状回復工事も対応します。

オフィス移転・レイアウト変更の施工事例

株式会社全国試験運営センター本社(東京麹町)

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パナソニック株式会社 各種事例

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食堂・カフェ

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会議室

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研修室用 デジタルサイネージ


株式会社パソナ 名駅オフィス

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株式会社パソナ 刈谷オフィス

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工事対応範囲

建設業許可:国土交通大臣許可(特-3)第26350号、国土交通大臣許可(般-3)第26350号

  • 建築一式工事
  • 大工工事
  • 左官工事
  • とび・大工・コンクリート工事
  • 石工事
  • 内装仕上工事
  • 電気工事
  • 塗装工事
  • 防水工事
  • 屋根工事
  • タイル・れんが・ブロック工事
  • 管工事
  • 鋼構造物工事
  • 建具工事
  • 消防施設工事
  • 解体工事

よくあるご質問

オフィス移転・レイアウト変更に関するよくあるご質問です。

初めてのオフィス移転・レイアウト変更で、わからないことが多く心配です。

初めて移転業務を担当される方は、不明点が多く大変ご不安だと思います。
当社はパソナグループ・パナソニックグループからの、移転に関するさまざまなご要望にお応えしてきた実績が多数あります。
その経験を生かし、お客様と入念に打ち合わせを重ねながら、移転にまつわるあらゆる業務をワンストップで対応いたします。
ご不明な点は小さなことでも、いつでも担当者にお尋ねください。

レイアウトの変更だけでもお願いできますか?

レイアウト変更のみのご要望も承ります。また荷物のみの運搬、内装工事のみのご依頼などピンポイントのご要望にも対応いたします。
事務所移転と同様に、入念な段取りをいたしますので安心してお任せください。

移転にはいくら位の費用がかかりますか?

移転費用は引越し先への距離や荷物量、ビル条件、精密機械の有無などさまざまな条件によって大きく変わります。
そのため、お客様ごとの条件を確認のうえ、お見積りいたします。

お見積り依頼に、必要なものはありますか?また、料金は発生しますか?

お見積り依頼時には、以下をご用意ください(ない場合はご相談ください)。
・現状レイアウト図
・新レイアウト図
レイアウト図を基に現場下見を行い、荷物の量・搬入出経路・ビル側ルールを確認の上でお見積りいたします。
なお基本的に、お見積りは無料です。料金が発生する場合は事前にご連絡いたします。

引越の社内説明会はしていただけますか?

スムーズに引越が行われるよう、ご希望に応じ貴社にて従業員様向け説明会を開催いたします。資料の準備・説明は当社が行うため、お客様の負担は大幅に軽減されます。
また、従業員様が安心して事前準備に取り組めるよう、説明会の内容は綿密に計画いたします。

オフィス移転で失敗しないためのチェックリスト

スムーズな移転を実現するためには、綿密な事前計画とスケジュールに沿った準備が不可欠です。ここでは、オフィス移転時に担当者が実施するべき事項をチェックリストでご紹介します。

オフィス移転・レイアウト変更

1移転の目的を設定する 

まずは現状のオフィスの課題を洗い出し、移転することで実現したり改善したり事柄を明確にします。オフィスを移転する理由として従業員数の増減、テレワーク実施の有無、賃料の見直し、立地などさまざまな要因が考えられますが、まずは何のために移転するのかを明確にしておくことが重要です。
移転目的を設定することで、立地条件の選定や働き方にあわせたレイアウトの計画がしやすくなります。

2新たなオフィスの物件を選定する 

立地や周辺環境、交通アクセスを検討しながら、企業のブランディングや従業員のニーズに合った適切な物件を選定します。従業員の通勤時間や交通費、主要取引先へのアクセスも考慮して決めるようにしましょう。
加えて、賃料やビル内の設備状況なども詳細に確認し、移転先として適しているかを確認しましょう。

3レイアウトプランを作成する 

新オフィスのスペースを適切に活用するため、部署ごとのニーズを洗い出し、執務室や会議室、休憩室などの配置と導線を検討します。
専門会社のアドバイスを参考にしつつ、当初に定めた移転目的に合った具体的なレイアウトプランを作成するのがポイントです。
また移転をきっかけにフリーアドレス制を導入する場合などは、会議以外でも気軽に利用できる打合せやリフレッシュ用のスペースを適切に配置すると、効果的なオフィス環境を実現できます。

4オフィス家具を選定し、発注する 

次に、レイアウトプランをもとに、新オフィスに必要なオフィス家具やOA機器を洗い出します。必要な種類や数量をリストアップし、アイテムによって購入・リースのどちらで手配するのかも検討しながら、コストやニーズに合ったオフィス家具を選びます。そして、見積もり依頼を行います。
見積もりが確定したら、発注手続きを進めます。この時、引越のスケジュールに沿って納品されるかを確認しておきましょう。

5引越し業者を選定し、打ち合わせを実施する 

オフィス移転の規模にもよりますが、自社従業員だけで引越し作業をすべて行うのは難しい場合が多く、専門会社の協力が不可欠です。引越し業者へ見積もりを依頼し、コストだけでなく作業内容や対応範囲も比較検討することが大切です。
またオフィスの移転は個人宅の引越しとは異なる要件があるため、オフィス移転の専門会社に依頼することをおすすめします。選定した業者との打ち合わせを行い、具体的な作業内容やスケジュール、廃棄物の処理方法なども確認し、円滑に移転できるよう準備を進めます。

6引越し準備と当日の作業を進める 

スムーズな引越しのためには、準備と段取りが欠かせません。 まず、全体のスケジュールを確認し、作業内容を確実に把握します。移転物品、残留物品、廃棄物のリストを作成し、何がどのタイミングで移動・処理されるかを明確にします。また不測の事態に備え、パソコンなどデータのバックアップも取っておくようにしましょう。

荷物の梱包作業に際しては、特に壊れやすい物品や精密機器の梱包方法をオフィス移転の専門会社に確認し、慎重に行います。当日の作業分担や立会いの予定も事前に確定し、スムーズな移転を実現しましょう。

オフィス移転時に必要な届出

オフィス移転を行う際には、さまざまな官公署に届出を行うことが求められます。以下に、提出すべき書類、届出先、および期限を整理してご紹介します。

届出先 提出すべき書類 期限
法務局 本店移転登記申請書 移転した日から2週間以内
(支店の場合は3週間以内)
税務局 事業年度、納税地、その他の変更異動届出書、本店移転登記申請書/給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書 移転した日から1カ月以内
都道府県税事務所 事業開始等申告書 移転した日から1カ月以内
社会保険事務所 適用事業所所在地・名称変更(訂正)届 基本的に移転から5日以内
(管轄により異なる)
労働基準監督署 労働保険名称・所在地等変更届/労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届/労働基準法に関するもの。適用事業報告書、その他に就業規則(変更)届、時間外労働・休日労働に関する協定届/安全衛生法に関するもの。安全管理者選任報告・衛生管理者選任報告・産業医選任報告 変更届:保険関係成立の翌日から10日以内
確定保険料申告書:保険関係消滅の翌日から50日以内
その他:移転後に提出
公共職業安定所 事業主事業所各種変更届 変更のあった日から10日以内
郵便局 郵便物届出変更届 移転が判明したら連絡

オフィス移転に伴う届出は、法的な手続きや適切な情報提供のために重要です。各届出先の要件と期限を遵守し、スムーズな移転手続きを進めるよう努めましょう。

オフィス移転時のスケジュール

オフィス移転は、スケジュールに沿って計画的に進めることが重要です。ここでは、オフィス移転時に実施すべき項目を1カ月ごとにまとめてご紹介します。

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6カ月前

<旧オフィスの解約予告>
現在のオフィス契約の解約を予告し、解約にあたっての条件を確認します。
解約予告期間は3~6カ月前が一般的ですが、異なる場合もあるため事前に賃貸契約書で確認しておきましょう。

<原状回復条件の確認>
旧オフィスの原状回復に必要な条件を確認し、作業内容を把握します。

<新オフィス物件の選定>
移転先のオフィス物件を検討し、移転の目的に合った適切な物件を選びます。

5カ月前

<新オフィス物件の決定>
選定した移転先の物件を正式に決定し、契約手続きを進めます。

<新オフィスの現場調査>
新オフィスの電話回線、LAN、電気、エアコンなどの設備状況を実際に調査します。
旧オフィスの設備と比較し、新たに必要な設備や工事がないかの確認を行います。

<原状回復工事費用の見積もり依頼>
旧オフィスの原状回復工事の見積もりを依頼し、費用を算出します。

4カ月前

<レイアウト作成>
新オフィスのレイアウトを検討し、部署や共有スペースの配置計画を作成します。

<電話などの移設手続き>
電話やネットワークなどインフラの移設手続きを開始します。

<情報機器などの移設手続き>
パソコンやプリンターなどの情報機器の移設手続きを開始します。

<内装工事の内容検討・見積もり依頼>
新オフィスの内装工事について内容を詳細に検討し、必要な工程を明かにします。

<消防設備工事の確認>
新オフィスの消防設備の増設や移設の必要性を確認し、手続きを進めます。

<新オフィスの物件契約>
移転先の物件契約の条件や期間を確定し、正式に契約締結します。

<原状回復工事打ち合わせ>
原状回復工事の内容やスケジュールについて、関係者との打ち合わせを行います。

3カ月前

<レイアウト決定>
新オフィスのレイアウトを最終確定し、部署ごとの配置を決定します。

<内装・設備工事発注>
専門業者に工事を発注し、各工事のスケジュールを調整します。

<引越し什器決定>
引越しに必要な什器や機材を選定し、手配を進めます。

<リース会社へ移転連絡>
リース契約がある場合は、移転の連絡と手続きを行います。

2カ月前

<移転挨拶状の準備>
取引先や関係者への移転挨拶状を準備します。

<新電話番号決定> 新オフィスの電話番号を確定し、通知手続きを始めます。

<原状回復工事発注>
旧オフィスの原状回復工事を担当する業者に発注手続きを行います。

1カ月前

<取引先への連絡>
オフィスの移転日や新オフィスの連絡先を取引先に通知し、オフィスが移転しても円滑に業務が進むよう手配します。

<関係官庁への連絡>
移転に関連する官庁に必要な届出や手続きを適切に行います。

<消防書類提出>
新オフィスの消防関連書類を提出して設備の安全性を確保します。

<ビル管理会社へ工事申請書提出>
新オフィスの内装工事や設備変更に関する申請書をビル管理会社に提出し、工事の進行を調整します。

<内装工事の着工・完成>
内装や設備の変更に着工し、計画通りに進行させます。

<施主検査・消防検査>
新オフィスの工事が完了したら、施主検査と消防検査を実施します。

当日

<引越し>
移転当日にオフィス家具や機器、資料などを新オフィスに運び込みます。

<電話移設工事>
新オフィスでの電話機器の設置やネットワークの接続など、通信環境の整備を行います。

移転後

<原状回復工事>
移転後、旧オフィスの原状回復工事を完了させ、契約条件に合致する状態に戻します。

<旧オフィスの契約終了>
原状回復工事が完了したら、旧オフィスの契約を終了させます。

<鍵返却>
旧オフィスの鍵をビル管理会社に返却し、正式に移転手続きを終えます。

オフィス移転はさまざまな作業が同時進行する複雑なプロジェクトですが、事前に綿密なスケジュール作成と段取りを行うことで、円滑に移転作業を進めることができます。これには、それぞれのプロセスにおいて必要なタスクを細かく把握し、スケジュールに従って計画的に進めていくことが重要なポイントです。 またオフィス移転の専門会社の経験に基づくアドバイスも、スムーズなオフィス移転作業に貢献するでしょう。

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