オフィス移転は、スケジュールに沿って計画的に進めることが重要です。ここでは、オフィス移転時に実施すべき項目を1カ月ごとにまとめてご紹介します。
6カ月前
<旧オフィスの解約予告>
現在のオフィス契約の解約を予告し、解約にあたっての条件を確認します。
解約予告期間は3~6カ月前が一般的ですが、異なる場合もあるため事前に賃貸契約書で確認しておきましょう。
<原状回復条件の確認>
旧オフィスの原状回復に必要な条件を確認し、作業内容を把握します。
<新オフィス物件の選定>
移転先のオフィス物件を検討し、移転の目的に合った適切な物件を選びます。
5カ月前
<新オフィス物件の決定>
選定した移転先の物件を正式に決定し、契約手続きを進めます。
<新オフィスの現場調査>
新オフィスの電話回線、LAN、電気、エアコンなどの設備状況を実際に調査します。
旧オフィスの設備と比較し、新たに必要な設備や工事がないかの確認を行います。
<原状回復工事費用の見積もり依頼>
旧オフィスの原状回復工事の見積もりを依頼し、費用を算出します。
4カ月前
<レイアウト作成>
新オフィスのレイアウトを検討し、部署や共有スペースの配置計画を作成します。
<電話などの移設手続き>
電話やネットワークなどインフラの移設手続きを開始します。
<情報機器などの移設手続き>
パソコンやプリンターなどの情報機器の移設手続きを開始します。
<内装工事の内容検討・見積もり依頼>
新オフィスの内装工事について内容を詳細に検討し、必要な工程を明かにします。
<消防設備工事の確認>
新オフィスの消防設備の増設や移設の必要性を確認し、手続きを進めます。
<新オフィスの物件契約>
移転先の物件契約の条件や期間を確定し、正式に契約締結します。
<原状回復工事打ち合わせ>
原状回復工事の内容やスケジュールについて、関係者との打ち合わせを行います。
3カ月前
<レイアウト決定>
新オフィスのレイアウトを最終確定し、部署ごとの配置を決定します。
<内装・設備工事発注>
専門業者に工事を発注し、各工事のスケジュールを調整します。
<引越し什器決定>
引越しに必要な什器や機材を選定し、手配を進めます。
<リース会社へ移転連絡>
リース契約がある場合は、移転の連絡と手続きを行います。
2カ月前
<移転挨拶状の準備>
取引先や関係者への移転挨拶状を準備します。
<新電話番号決定> 新オフィスの電話番号を確定し、通知手続きを始めます。
<原状回復工事発注>
旧オフィスの原状回復工事を担当する業者に発注手続きを行います。
1カ月前
<取引先への連絡>
オフィスの移転日や新オフィスの連絡先を取引先に通知し、オフィスが移転しても円滑に業務が進むよう手配します。
<関係官庁への連絡>
移転に関連する官庁に必要な届出や手続きを適切に行います。
<消防書類提出>
新オフィスの消防関連書類を提出して設備の安全性を確保します。
<ビル管理会社へ工事申請書提出>
新オフィスの内装工事や設備変更に関する申請書をビル管理会社に提出し、工事の進行を調整します。
<内装工事の着工・完成>
内装や設備の変更に着工し、計画通りに進行させます。
<施主検査・消防検査>
新オフィスの工事が完了したら、施主検査と消防検査を実施します。
当日
<引越し>
移転当日にオフィス家具や機器、資料などを新オフィスに運び込みます。
<電話移設工事>
新オフィスでの電話機器の設置やネットワークの接続など、通信環境の整備を行います。
移転後
<原状回復工事>
移転後、旧オフィスの原状回復工事を完了させ、契約条件に合致する状態に戻します。
<旧オフィスの契約終了>
原状回復工事が完了したら、旧オフィスの契約を終了させます。
<鍵返却>
旧オフィスの鍵をビル管理会社に返却し、正式に移転手続きを終えます。
オフィス移転はさまざまな作業が同時進行する複雑なプロジェクトですが、事前に綿密なスケジュール作成と段取りを行うことで、円滑に移転作業を進めることができます。これには、それぞれのプロセスにおいて必要なタスクを細かく把握し、スケジュールに従って計画的に進めていくことが重要なポイントです。 またオフィス移転の専門会社の経験に基づくアドバイスも、スムーズなオフィス移転作業に貢献するでしょう。