オフィス移転で総務がやるべきタスク!失敗しないスケジュール作成

  • コラム
  • オフィス移転で総務がやるべきタスク!失敗しないスケジュール作成

オフィス移転で総務がやるべきタスク!失敗しないスケジュール作成

オフィス移転で総務がやるべきタスク!失敗しないスケジュール作成

昨今の社会情勢の変化を受けて、オフィスへの出社人数制限・リモートワーク体制への移行という選択をする企業も増えているようです。コストの削減なども狙い、既存のオフィスを新たな場所へ移転することを検討中のケースも多いのではないでしょうか。
しかしながら、オフィスの移転は大規模なプロジェクトとなり、とくに「企業組織全体のサポート役」として活躍する総務部門にとって大きな負担となることもあるでしょう。
そこで今回は、オフィス移転に際して総務がやるべきタスクを、スケジュール作成から実際の作業に至るまで整理してご紹介します。

目次

    オフィス移転が決まったら、まずは全体スケジュールを作成しよう

    社内でオフィス移転の計画が正式に決まったら、まず行うべきは「全体スケジュールの作成」です。
    オフィスの移転時には単なる引っ越し作業以外にも非常に多くのタスクがつきものなので、綿密なスケジュールがなくては移転を成功に導くことは難しいでしょう。そのため総務としてオフィス移転のプロジェクトを進行する際には、全体のスケジュールをしっかりと作り込むことが重要です。

    具体的には「移転先の選定」「現オフィスの解約」「新オフィスへの移転」「引っ越し後の原状回復」といった大まかなタスクを洗い出し、工事や手続きにかかる日程を試算して全体にかかる時間や工数を見積もることがこれにあたります。

    スケジュール作成の注意点

    スケジュール作成時にはさまざまな点に注意を払うことが求められますが、とくに「余裕をもった日程を設定すること」がポイントです。各工程には思いのほか時間や手間がかかるタスクもあり、時には旧オフィスと新オフィスで必要な作業を並行して進める場合もあります。

    解約時期を把握する

    スケジュール設定でとくに重要なのが、旧オフィスの解約時期を把握することです。単に契約上の解約日を確認しておけばよいのではなく、各オフィスビルの契約条件に沿って処理を進める必要があります。
    一般的には「退去日の6カ月前」が解約通告のタイミングと定められた契約条件が多いようで、そこから逆算して長期的な視点のもとスケジュール設定を行うことが求められます。

    退去に際してはほとんどの場合、事前に「原状回復」を完了していることが条件とされます。そのため原状回復工事の日程なども把握した上で、解約時期から逆算してスケジュールにどの程度の猶予があるかを試算する必要があります。
    6カ月前という期限は余裕があるようにも思えますが、実際には引っ越しや原状回復工事などを含めるとタイトなスケジュールとなることが多いです。

    外注会社は早めに選定

    解約タイミングの把握と同じく重要なのが、移転に際する外注会社を早期から選定しておくことです。前述の通りスケジュールを解約時期から逆算すると意外にも余裕がなく、非常にタイトな進行が求められる場合も多くあります。
    そのため工事会社や引越業者などオフィス移転に欠かせないパートナー企業の選定は、計画の初期段階から進めておくことが重要です。予算内で十分なパフォーマンスを発揮してくれる外注先を見極めるためにも、商談や相見積りなどにかける期間を十分に準備できる状態が望ましいでしょう。
    一方で、多岐にわたるタスクに対応するパートナー会社をそれぞれ選定するのは非常に労力がかかります。これら外注会社をまとめて管理するなど、移転プロジェクトを一括して請け負うパートナー企業を選ぶのも選択肢の一つです。

    オフィス移転に伴うタスク一覧

    オフィス移転で総務がやるべきタスク!失敗しないスケジュール作成

    以上が、オフィス移転の成否を分けるスケジュール作成です。オフィスの移転は組織全体で行う一大プロジェクトですが、とくに主導権を握るのは総務部門となることが多いでしょう。
    ここでは、より具体的な「オフィス移転に伴うタスクの一覧」を、それぞれ「旧オフィス(現在の場所)で行うこと」「新オフィス(移転先)で行うこと」の2点に分けてご紹介します。

    旧オフィスでのタスク

    旧オフィスで行う主なタスクは、「現入居先の解約手続き」と「移転に伴う原状回復」の2点です。

    旧オフィスの解約

    オフィス解約の際には、前述したようにおおむね「6カ月以前」のタイミングで契約先のビル管理会社や不動産業者へ解約予告を行う必要があります。あわせて敷金や保証金返還の有無の確認、返金タイミングの確認も実施します。事前に設定したスケジュールにのっとり、「解約・退去の時期をいつ頃に設定すればよいか」といった視点のもと、逆算して進めていくとよいでしょう。
    さらには解約~移転に伴う社内への正式な日程通知なども、このタイミングで行う必要があります。通常業務とのスケジュールの兼ね合いも考慮した上で、無理のない進行をすることが大切です。

    旧オフィスの原状回復

    オフィスの解約時期が決定したら、続いては後述する「新オフィス構築に必要なタスク」を推し進めることになります。それと並行して、旧オフィスの原状回復工事に向けた諸手続きも進めていきます。
    具体的には「契約先指定の工事業者があるか」「自社主導で行うべき工事範囲はどの程度か」「工事費用の見積金額はどの程度か」「工期はどのくらいかかるか」といった事柄を確認の上、原状回復と退去に向けた手続きを進めていくこととなります。 指定業者が存在しない場合は、このタイミングで複数の外注先候補の選定や見積依頼なども行う必要があるでしょう。

    新オフィスの構築に必要なタスク

    ここでは移転先となる新オフィスを構築し、円滑な業務体制を組み立てるために必要なタスクについてご紹介します。以下のタスクを考慮した上で全体スケジュールを決定するとよいでしょう。

    レイアウトの作成、工事の手配

    オフィス移転の初期段階でまず行うことになるタスクが、新オフィスのレイアウト作成と工事手配です。立地や規模感、移転の目的などを踏まえ、内装やデスクの配置といった構造の大枠を決定します。例えば「増員したのでオフィスを大きくしたい」「テレワークに移行したため機能をコンパクトにしたい」など、移転理由に合わせたレイアウトを意識するとよいでしょう。
    さらに、あわせて新オフィスの工事を行う外注先の手配も実施します。その際には専門業者ならではの知見から、レイアウトについてなどのアドバイスを共有してもらうとよいでしょう。

    オフィス家具・OA機器の選定と発注

    レイアウトの決定と工事業者の選定と同タイミングで、あわせてオフィス家具の選定・発注も行います。旧オフィスから流用することができる什器の有無をチェックしつつ、新たな購入やリース契約が必要かどうかを確認します。新天地のレイアウトに合わせて、無理のないアイテム選定を行うことがポイントです。

    同時に、家具やOA機器の購入・リース契約を進めるのに際し、各業者への見積り依頼や発注なども進める必要もあります。アイテム選びだけに留まらないタスクとなるため、スケジュールは余裕をもって設定することがおすすめです。 場合によっては、移転に応じて不用となる什器やOA機器などが発生することもあります。新たな家具や機器の選定と同時に不用なアイテムもリスト化しておき、廃棄業者の手配もあわせて実施しましょう。

    引っ越しの手配

    レイアウトや新たなオフィス什器の準備が整ったタイミングで、いよいよ引っ越しの手配を進めます。他の外注先と同様に引越業者の選定時には必ず相見積りを行い、費用や具体的な作業内容を比較して納得できるパートナーを選定するよう意識することが重要です。
    また引越業者によっては産業廃棄物処理業者を紹介してくれることもあり、コストと工数を比較すると結果的にメリットが上回ることもあります。とくにある程度の事業規模がある組織の場合、移転時には大量の不用品が出ることが想定されるため、業者選定のタイミングで廃棄物の引き取り可否も確認するとよいでしょう。

    社内マニュアルの整備

    引っ越しの手配を終えたら、続いては社内用の移転マニュアルを整備し、各部署へと必要な準備を進めるよう呼びかけます。
    また更に具体的な移転スケジュールの共有や、移転に際する印刷物・ドキュメントの一新、引っ越し当日の役割分担や部署ごとに必要な対応の確認など、全般にわたり細かなタスクを改めて整理し、説明会などの場を設けて社内に共有します。
    なお通常業務の進行に支障をきたさないよう、詳細の共有から移転の実施までは少なくとも2カ月以上の猶予を設けることがポイントです。

    各種届出(移転申請・住所の変更・転送手続きなど)

    オフィス移転に際して行うべきタスクは、退去や原状回復に関するものだけではありません。住所の変更に際する更新手続きや、郵便物などの転送手続きも進めていく必要があります。 具体的には銀行や郵便局、証券会社などの各団体への住所変更の届出です。他にも法務局や税務署への移転登記申請、社会保険事務所や都道府県税事務所への申告、労働基準監督署・公共職業安定所への届出など、さまざまな手続きが必要です。 なお、届出の内容や種別によっては、移転元と移転先が同一管轄である場合とそうでない場合で手続き方法や処理内容が異なることもあります。

    取引先やパートナー企業にも、移転が決定したタイミングで早めにお知らせすることをおすすめします。移転後にも旧住所へ郵便物や宅配などが送付されることを考慮し、転送手続も合わせて行う必要があります。

    まとめ

    オフィス移転で総務がやるべきタスク!失敗しないスケジュール作成

    今回はオフィス移転についてのポイントを、スケジュール設定から移転の実行までに想定されるタスクまで詳しく解説しました。とくに総務部門は移転のプロジェクトリーダーを担う役割となるため、経営陣とも密接に連携しながら各作業を進めていくことが大切です。

    しかしながら、近年ではさまざまな社会情勢が影響し、「すぐには現オフィスを解約できないが、縮小の必要に迫られている」「出社人数の減少に伴い増えた空きスペースを有効活用したい」といったケースもあるでしょう。
    オフィスの運営を担う総務としては、さらに一歩先の情勢変化を見据え、例えばサードプレイスとしてのシェアオフィス活用など、状況に応じてフレキシブルな判断をしていくことが求められるでしょう。

    パソナ・パナソニック ビジネスサービスでは、オフィスの移転にかかわる各業者の調整、レイアウト、移転作業の指揮など、引っ越しに際する膨大なタスクを代行する「オフィス移転・レイアウト変更」を実施しています。幅広いBPOサービスに精通したプロフェッショナルな視点のもと貴社のオフィス移転を成功に導くパートナーとして、ぜひお役立てください。

    お問い合わせはフォームからお願いします。

    関連コラム

    お気軽に
    ご相談ください。

    お電話での
    ご相談はこちら

    0120-551-036

    9:00 - 17:30 (平日)

    各サービスの導入事例を
    ご紹介しています。

    サービスの資料が
    ダウンロードいただけます。