イベント企画とは？

企業におけるイベント企画とは、企業活動の一環として行われる行事の立案から準備、当日の運営までの一連の作業を指します。
企業が主催するイベントは、社内イベント・社外イベントの2種に大別されます。社内イベントは従業員を対象とするクローズドなイベントで、社外イベントは取引先や顧客、パートナー企業など、さまざまな外部の人を対象として開催するイベントを指します。

社内イベントを企画する目的

社内イベントは、主に「企業のカルチャーや理念を組織全体で共有する」「社内のコミュニケーションを円滑にする」「従業員のモチベーションを向上させる」などのために開催されます。
基本的には、従業員の連帯感の向上や組織としての目線合わせが目的です。直接的に企業の利益や成果の向上にはつながりにくいものの、組織の状態を良好に保つために欠かせません。

社外イベントを企画する目的

一方で、社外イベントの企画は「サービスや製品のプロモーション・販促」「見込み顧客の獲得」「ブランド認知度の向上」といった明確な目標のもとに行われます。イベント企画を進める上では、例えば「新規受注◯件」「新規ユーザーの獲得◯名」といった目標のKPIを設定した上で開催内容を綿密に組み立てることが求められます。

イベント企画の種類

社内イベントの種類

社内イベントは、主に「公的行事・式典」「歓送迎会・懇親会」「季節行事」「社員旅行・研修」といった内容に分けられます。
「公的行事・式典」として開催されるのは、例えば全社総会や入社式、従業員の表彰式などです。歓送迎会や懇親会は、新入生歓迎会や社内での目標達成時といったお祝い事として行われることが多いようです。ほかにも、新年会や忘年会など季節に合わせたイベントや、社員旅行・研修会など従業員の親睦とスキルアップを図るために催されるイベントもあります。

社外イベントの種類

社外イベントは「PRイベント」「セミナー・講演会」「株主総会・IR」といったものに大別されます。
PRイベントの場合、例えば展示会や製品体験会といったイベントが挙げられます。セミナーなどでは自社のもつノウハウを外部に提供するとともに、サービスの質や専門性の高さといったプロダクトの強みをアピールすることが目的です。株主総会やIR活動は、株主や投資家などの出資者に対して役員人事や事業の展望を説明し、組織の重要事項を決定していく上で重要なプロセスとして機能します。

ニューノーマル時代にイベントを企画するポイントは？

何より重要なのは「感染リスクの最小化」による不安の払拭

イベントの内容を問わず、大勢の人々を一カ所の空間に集めることそのものが懸念される傾向にあります。新型コロナウイルスの感染リスクへの不安が理由のひとつです。

そもそも企業がイベントを企画するのは、実際に製品やサービスに触れて体験する魅力や、対面ならではの関係性が生み出す価値、そして現場ならではの熱気や一体感が参加者に大きな影響を及ぼすからです。
以上のようなメリットが理解されながらも、コロナ禍では感染リスクが大きな懸念点となり、参加を見合わせるユーザーやイベント企画自体を取り止める企業が現在も後を絶ちません。

そのため、密集・密接・密閉のいわゆる3密を避けた会場の構築や来場者の感染状況追跡によるアフターケアも含め、感染リスクを最小化することが何よりも重要なポイントです。

イベント企画の具体的なニューノーマル対策は？

イベントを企画する上で実践できるニューノーマル対応には、以下の事項が基本的なものとして挙げられます。

来場者には従来よりも負担を強いる形にはなるものの、参加にあたってマスクなどの着用や消毒、検温、COCOAなどの追跡アプリの導入や個人情報の提出などを必須事項とした上でイベント開催を進めることが肝要です。
企業側はイベント企画段階において集客数をあらかじめ定め、それを上回るキャパシティの会場を押さえるなど、準備段階の時点で従来のセオリーとは異なる計画を立てなければなりません。
大規模イベントを想定していた企画でも、入場時間を時間制にする、各回の定員を削減し複数日開催にするなど、今までにない対応を検討する必要があります。

「オンラインイベント」という新たな選択肢を効果的に取り入れる

ニューノーマル時代とも呼ばれる中でのイベント開催において、抑えておきたいイベントを2種類ご紹介します。

オンライン型のイベント

コロナ禍において注目が集まっているのが、バーチャル展示会、オンライン式典、ウェビナーといったオンライン型のイベントです。配信ツールやVR（仮想現実）などを効果的に取り入れることで、BtoB産業はもちろんエンタメ業界などでも一定以上の成果が出たという事例も存在します。

とはいえ、オンラインイベントでは従来のオフラインによる集合型イベントで可能だったことを、全て実現するのは難しいケースもあります。
そのほかにも、インターネット回線が原因の通信エラーや、来場者のITリテラシーの差による満足度の変化などのデメリットも考えられます。

ハイブリッド型のイベント

オンライン型のイベントのデメリット対策において重要となるのが、オンライン/オフラインの体験を組み合わせたハイブリッド型イベントを企画することです。
例えば、社外に向けてセミナーを開催する場合、定員を絞って来場者を募りつつ、同時にオンライン配信も実施するとします。そうすると、感染対策を万全に行った上でイベントを進行できるのはもちろん、以前は物理的な距離やスケジュールなどの問題で参加できなかった新たな層へのアプローチもできるようになります。

ハイブリッド型のイベントを企画する上では、オンラインとオフラインそれぞれの参加者層に向けた別々の準備が必要なため従来よりも工数がかかることがネックですが、その分メリットも大きい試みであると言えます。

イベント企画～開催の流れを5つのステップ別に解説

続いては、イベントの企画から開催までの流れを改めて整理していきます。ここでは社外イベントを例に挙げ、5つのステップに分けて解説します。

1.イベントの企画立案

まずはイベントの趣旨や内容、方向性や目標などを決定します。ターゲット層や何を実施するのかという基本的な事柄だけでなく、「イベントを行う上でのゴール」「成否を決定するための指標」なども細かく決めておきましょう。

企画段階でニューノーマル時代に対応するための方法を、どのように組み込んでいくかを入念に考えるのがおすすめです。後から対応策を追加することによる企画自体の進行遅れや、最悪の場合は開催当日にトラブルやクラスター発生などの事態を招く可能性があるからです。 また企画の立案時には、従来の集合型イベントだけではなくオンラインを組み合わせた開催ができないかもあわせて検討しましょう。

2.スケジュールの構築・会場の決定

イベントの企画が固まれば、続いてはスケジュールの策定や会場選定などを行います。
イベント企画準備のスケジュールを固めるのはもちろん、イベント当日の細かなタイムスケジュールも含めてしっかりと計画しましょう。
会場の選定や予約はイベントの性質により異なりますが、ニューノーマル時代においては感染対策も兼ねてなるべく大きめの会場を選ぶのがおすすめです。

3.イベントの告知・プロモーション活動

企画・スケジュールともに確定したタイミングで、なるべく早くイベントの告知や宣伝による集客活動を行いましょう。プロモーションに遅れが生じた場合、動員人数が芳しくなく、イベント企画時の目標や期待する成果が十分に得られない可能性があるためです。

イベントのターゲット層に合わせたPR活動をできるだけ直前まで行い、ニーズに沿った訴求を地道に続けることがイベントの成否を分けます。なお、告知内容やPR文には会場や日程、スケジュールなどの要項を視覚的に盛り込むと、ユーザー側が「いつ・どこで・どのように」イベントが開催されるのか理解しやすくなり、宣伝効果も高まります。

4.開催準備

企画内容の通りにイベント当日を迎えるために、綿密な開催準備が必要です。会場の下見やレイアウトの考案、人員や機材の確保、来場者アンケートの準備など、その内容は多岐にわたります。オフラインイベントを企画する場合は感染対策を、オンラインイベントを企画する場合は実際の配信設備を利用した配信テストなども実施しましょう。

準備を綿密に行っていても、予想を超えるトラブルが起こる可能性があります。万が一の想定外の事態にも柔軟に対応できる体制を整えておきましょう。

5.イベント当日の運営・管理

イベントの開催当日には、できるだけ企画者も運営・管理の現場に臨むのが良いとされています。実際の運営にあたっては企画の立案者でなければ分からない事柄があります。予定外のスケジュールのズレ、トラブルなどへ対応できるような体制を整えることも必要です。企画担当者は、イベント運営当日の司令塔として機能するのが理想です。

また開催後には、イベント来場者からのアンケート集計や来場後へのお礼連絡といったアフターフォローが漏れなく対応されているかを把握しておくことも大切です。

まとめ

今回は社内・社外で開催されるイベントの企画について、ニューノーマル時代の観点から整理しました。

パソナ日本総務部には、企業イベントの企画・運営を多数支援してきた実績があります。豊富な実績と経験を生かし、大きな労力を要するイベント開催の成功をサポートするイベントサービスをBPOソリューションの一環としてご提供しています。

また近年の社会情勢を踏まえ、新たにバーチャルイベント運営のサポートサービスも開始しました。企画からデジタルコンテンツの制作、当日の運営までをワンストップで行います。
イベントによる集客チャネルを失った企業担当者の方々や、オンラインイベントの開催ノウハウが無くお悩みの方々は、ぜひ一度ご相談ください。

バーチャルコミュニケーションサービス