社内イベント・社外イベント企画のポイントはコレ!効果・事例もあわせてご紹介

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社内イベント・社外イベント企画のポイントはコレ!効果・事例もあわせてご紹介

自社内でイベントを企画する時に、アイデアが思い浮かばずに苦戦したことはありませんか。特に自社内のイベント企画には、比較的社歴の浅い若手の従業員が選ばれることが多く、そのほとんどは「イベント企画の未経験者」である場合が多いでしょう。
そこでこの記事では、法人向けのさまざまなイベントを企画し、成功させてきた「パソナ・パナソニック ビジネスサービス」が、重要なイベントを企画する時に押さえておくべきポイントをご紹介します。

目次

    社内イベントが重要になった3つの背景

    そもそも、なぜ今社内でイベントを企画することが重要なのでしょうか。 その背景には、「人材難」や「価値観の多様化」といった、さまざまな課題が関係しています。

    採用難・人材流出に歯止めをかける

    厚生労働省は、2019年10月時点での有効求人倍率は全国平均で「1.57倍」であると発表しています。有効求人倍率とは求職者1人に対する有効な求人の件数を表す指標であり、この数字は企業の求人数が求職者の総数を上回っていることを示しています。
    このような状況に伴い、若年層や中堅層において転職という選択肢が一般化しつつあるため、企業は採用難と人材流出という問題を二重に抱えています。

    社内イベントは、採用難・人材流出のどちらにも効果的な取り組みです。
    企業が人材を確保するためには、社内のコミュニケーションの活性化を測り、従業員が居心地の良い環境をつくる必要があります。
    社内イベントを開催すれば従業員同士の関わり合いが増え、フラットな関係づくりにつながるため、不満や提案などについても相談しやすい環境が整うはずです。
    そうすることで人材流出に歯止めをかけるほか、求職者など社外の人に向けても風通しの良い社風であることをアピールできるでしょう。

    組織の連帯感を高め、事業を成長させる

    人材難の対策としてだけではなく、組織の連帯感を高めるためにも社内イベントが有効であるという認識が広まっています。 人材の流動化が進む現在では、組織におけるビジョンの共有化が難しくなっています。事業のビジョンや理念が十分に浸透しないままに業務が進行し続けることで、従業員のモチベーションが低下し、思わぬすれ違いが生まれることもあります。
    そのような「見えない壁」を撤廃するため、社内イベントを開催する企業が増加傾向にあります。

    従業員の連携による生産性の向上

    コミュニケーションの活性化やビジョンの共有といったことを通して従業員同士の連携が高まり、結果的に生産性向上に寄与する可能性があることも、社内イベントが注目を集める理由のひとつです。
    業務を円滑に進行するうえで、コミュニケーションは何よりも重要です。そこで会社として従業員参加型のイベントを企画することで交流の機会を設け、組織全体の活性化を目指します。

    社内イベントを開催する際のポイント

    社内イベントの企画にあたって、最初にイベントを開催する目的や、ターゲットは誰なのかを明確にしましょう。

    社内イベントを開催する目的

    社内イベントを開催する際は、目的を定めることが重要です。そもそも、なぜイベントを開催するのか、企画時に方針をしっかり固めて社内で目線を合わせておくことを推奨します。
    社内イベントを開催する目的としては、以下のケースが代表的です。

    社内のコミュニケーションを円滑にする

    たとえばベテランと新入社員、営業部とシステム部など、同じ組織といえどもかかわる機会が少ない従業員も存在します。社内イベントで年齢や部署の垣根を取り払うことで、円滑なコミュニケーションが期待できます。

    企業風土や理念を共有し、社内の連帯感を高める

    企業風土や理念は、組織のコアメンバーや管理職として事業を牽引する従業員であれば当然熟知しているものですが、経験の浅い従業員の全員がそうとは限りません。
    社風や企業理念などへの理解を深める目的で、社内イベントを開催する企業も多いです。

    成績優秀な従業員を評価し、モチベーションの向上を図る

    社内でMVPや成績優秀者を表彰するなど、社内イベントを「評価の場」として活用するケースもあります。定期的に従業員をねぎらうことは、個々のモチベーション向上につながります。

    経営状況や事業ビジョンを共有し、情報の透明化と目線合わせを行う

    具体的な経営状況や今後の事業ビジョンを全社で共有するため、社内イベントを行う企業もあります。この場合は従業員に対して決算結果と翌年度目標を発表するなどして、組織の現状と今後を定量的に伝えます。
    それぞれの目的によって、執り行うべきイベントの内容や企業への貢献度は大きく変わります。そのため、事前にイベントの運営チームや各部署の情緒と話し合い、目的をしっかりと定めておくのが良いでしょう。

    社内イベントのターゲット

    社内イベントの詳しい種別については後述しますが、大きく「会社の経営状況やビジョンを共有するためのイベント」「従業員をねぎらい、モチベーション向上へつなげるためのイベント」「社内の連帯感を高め、業務上のコミュニケーションを円滑にするためのイベント」に分類されます。漠然と従業員全体に対してのイベントとするのではなく、例えば新入社員や特定の部署の仲間、もしくは部署の垣根をこえた幅広い層の従業員など、内容に応じて参加者のターゲットを明確にすることをおすすめします。
    ターゲットとする参加者層や目的を明確にしておけば、イベントの方向性が明確になり、当日まで迷うことなく準備を進めることができるでしょう。目的や明確なターゲット像をもたずにイベントを開催するよりも、開催までの過程やイベント自体が有意義なものとなります。

    社内イベントの種類

    社内イベントの内容は企業によってさまざまですが、ここでは多くの企業が行っている代表的な社内イベントをご紹介します。

    1. 全社総会

    全社総会とは、決算報告や新規事業、今後の事業方針や目標を会社内に発表、周知するために開催される社内イベントです。
    参加者は基本的に社内メンバーのみであるため、企業風土や会社の雰囲気によって格式を感じるようなイベントにするのか、または余興もあるようなカジュアルなイベントにするかを自由に検討できます。会社の文化をつくる上においても重要なイベントです。
    ただし決算報告や事業方針など、数字や画像資料による発表のあることが一般的なため、会場内の従業員全員が見ることのできる大きなモニターや投影機器、テーブル、イスなどの設備が必要になります。総会を執り行うためにはある程度大きなスペースも必要になるため、場合によっては貸会議室・貸ホールなどの会場を手配することもあります。
    企画内容に関連する部署も多岐にわたり、社内での調整事項が増える傾向にあるため、できるだけ早い段階から準備に着手する必要があるといえます。登壇者と当日の流れの確認を綿密に行い、報告資料の内容にも目を通しておくことをおすすめします。

    2. 周年(記念)イベント

    周年(記念)イベントとは、たとえば会社設立から20周年などの節目を機に、従業員や株主、顧客などのステークホルダーに向けて、今までの感謝とこれからの方向性を伝えるイベントです。会社によっては、社史の編さんなどをこのタイミングで行います。さらに、これまでの会社発展の道筋を振り返ることや、黎明期に中心メンバーとして活躍したOB・OG社員を招いて登壇してもらうこともあります。
    会社の未来を見据え、会社にかかわる人々のやる気を奮い立たせるための重要なイベントと言えるでしょう。

    3.懇親会・親睦会

    ほとんどの企業が定期的に開いている社内イベントが、従業員同士の親睦を深める目的の会です。新入社員や退職する従業員に対する歓送迎会、会社が営業ノルマを達成した場合などに行う目標達成会など、多くが業務終了後の時間を共有するスタイルで開催されます。
    また職位やチームの垣根なく、昼食を一緒にとりながら情報共有を行うランチミーティングなど、海外企業が行っているタイプのイベントを取り入れる企業も増えているようです。

    4.社員旅行

    近年では開催する会社が減少傾向にあるとの見方もありますが、社員旅行も社内イベントとして有効です。社員旅行には従業員の親睦を深め、会社全体のチームワークを強固にするメリットがあります。
    加えて、従業員をねぎらうリフレッシュの機会としてや、研修活動の一環として行うことで人材育成をはかる目的などで開催されます。日程すべてを参加者全員で過ごすことから、特にコミュニケーションの活性化や一体感づくりに高い効果が期待できるとされています。

    5.季節イベント

    初詣や新年会などの年始行事に始まり、花見や新入社員の歓迎会、節目ごとの納会や忘年会など、季節行事を社内イベントとして取り入れている会社も多いようです。場合によっては事業内容やその会社ならではの要素などを取り入れ、独自の季節イベントを行うこともあるようです。
    会社の個性が表れる社内イベントといえるでしょう。

    社外イベントとは?開催の目的やポイントを整理

    主に従業員向けに開催する社内イベントに対して、顧客や取引先などを対象に開催するのが社外イベントです。社外向けイベントを行う目的としては、主に新規顧客の開拓や自社製品のプロモーション、既存顧客や取引先との関係性構築などが挙げられます。

    社外イベントを開催する際のポイント

    社外イベントを開催するうえで重要となるポイントは、その開催目的によって異なります。 新規顧客の獲得やPRが目的であれば、名刺獲得数や問い合わせ数など定量的な目標を設定して効果測定を行うことがポイントとなります。イベント終了後は開催の成果を客観的なデータから評価し、開催にかかった費用や労力が成果に見合うかを判断します。

    一方で、既に関係性が構築されている取引先や既存顧客、ビジネスパートナーなどを対象として社外イベントを行う場合は、定量的な数値による効果測定よりも、相手が持つ課題や新たな興味関心に寄り添うことが大切です。次のビジネスへとつなげるためのコミュニケーションを深めることが重要なポイントとなります。

    社外向けイベントの種類

    ここでは、社外向けイベントの種類を3つに分けてご紹介します。

    1. 株主総会

    株主総会とは、株式会社の重要事項を決定するために行われるイベントです。 各年度の終了後一定期間内の開催が法律で定められている「定時株主総会」と、必要に応じて緊急的に開催が通達される「臨時株主総会」の2種類が存在しています。いずれの総会においても定款変更や事業譲渡など会社の根本にかかわる事項や、取締役や監査役など役員の人事に関する事項、株主の利害に大きく影響を与える事項などが決定されます。
    企業として公式に開催するイベントで、株主など主に外部の関係者を招く内容であるため、参加する従業員は「会社の顔」となる意識を持つ必要があります。
    また近年ではIR(インベスター・リレーションズ)という投資家向けの広報活動も活発化しており、従来の定型的な内容にとどまらず、今まで以上に株主総会の場を有効活用すべきという認識が広まっているようです。

    株主から経営に対する意見などもあり決議は多数決で行われるため、当日の流れや質疑応答の内容をしっかりと固め、できるだけスムーズに運営できるよう綿密な事前準備が必要です。 企業規模によっては、他拠点の会場と同時中継を行うケースもあり、技術的な課題を確実にクリアしたうえで臨むことが重要です。

    2.展示会・PRイベント

    製品の展示会やサービスのPRイベントは、企業のマーケティング活動のうえで重要な戦略となる社外イベントです。
    見込み顧客や新規顧客を獲得できる可能性も高く、自社のプロダクトについての魅力を分かりやすく伝える内容が求められます。

    3.セミナー・交流会

    自社の技術やノウハウを外部に向けて伝えることを目的とした社外イベントです。製品やサービスの事例を紹介し、参加者にとって有益となる情報を届けます。。
    講義形式のセミナーだけではなく、参加型のワークショップや交流会といった形式でイベントを行う場合もあります。参加者はイベント内容や事業に関心を寄せていることが多いため、有望な見込み顧客となり得る可能性が高いと言えるでしょう。

    イベント企画の時に押さえるべき3つのポイント

    イベントの主旨が曖昧なまま企画を進めると、結果として参加者に中途半端な印象を与えてしまった、ということも起こり得ます。
    ここでは社内外を問わず、イベントを企画する時に押さえておくべき3つのポイントをご紹介します。

    開催の目的を決める

    何のために開催するイベントであるかが明確でないと、参加者や運営する社内メンバーにも中途半端な印象を与えてしまいます。コストを掛けて行うイベントを、誰にとっても有益な内容にするためにも、イベント開催の目的は最初に明確にしましょう。
    たとえば周年イベントであれば、「今までの歴史を振り返り、感謝の気持ちを伝える」ことが目的なのか、または「会社の未来への展望」を発表する場とするのかなど、一番重要な目的を明らかにすることで盛り込むべきコンテンツが明確になります。

    ゴールを明確にする

    次にイベントに参加することで、参加者にどうなって欲しいかのゴールを考えることも必要です。
    たとえばウォーターサーバーを取り扱っている会社が、新商品発表会を開催するとします。そのイベントで新しいウォーターサーバーをただ紹介するだけの内容だと、参加者に「新商品の発売を知ってもらう」ことだけで終わってしまいます。
    もし最終的なゴールを「新商品の購入」と設定するならば、たとえば試飲や使い方の説明など、ゴール達成のために必要なコンテンツを漏れなく盛り込むことができます。

    準備期間を十分に確保する

    参加者が集まりやすい時期にイベントを開催することは、イベントを成功に導く大前提です。しかしイベントの準備期間を十分に確保することも、開催日の設定と同じように重要です。イベントの開催には企画書作成から会場・設備の確保、運営スタッフの手配や運営当日のマニュアル作成まで、準備やタスクは多岐にわたります。
    イベント本番までの下準備を、どこまで綿密に行えるかがイベント成功の鍵を握ります。開催日を決定する時には、準備期間が十分確保できるかも考慮するようにしましょう。

    イベント企画全体のフロー

    イベント本番までには、さまざまなタスクが発生します。ここでは、一般的なイベント開催までの流れを説明します。

    イベントの目的・ターゲットを決める

    スタイル(フォーマルまたはカジュアル)を決める

    企画書作成(進行の概要・準備物とコスト予測・運営体制など)

    会場探し・現地調査、予約

    社内メンバーや関連業者との打合せ、準備物手配

    当日運営マニュアルの作成、運営メンバー教育

    会場設営・搬入

    リハーサル

    イベント本番

    アフターフォロー(アンケート分析、参加者が顧客の場合に来場御礼など)

    これらはあくまで一般的なイベント企画の大まかな流れです。最低限でもこれだけの工数が発生するため、イベント規模によっては数人の社内メンバーだけで全てを担当するのは難しい場合があります。もしも「イベント企画・運営に時間を割くことができない」という場合は、イベント企画・運営のプロに外注する方法もあります。

    イベント企画を「プロに任せる」という方法

    できるだけイベントにかかわる手間を削減したい場合は、プロに任せるという方法も検討しましょう。

    企画書の作成、イベント設営から運営、スタッフの配置などの幅広いタスクを社内リソースだけで対応しようとすると、膨大な時間と労力がかかります。また本業の仕事と兼務で、経験の浅いイベント業務に長い時間を割くことが難しいことも多いでしょう。そこで、数々のイベントを手がけてきたイベント企画・運営のプロに外注するという手段があります。

    イベント会社との打合せは複数回必要ですが、社内のメンバーでは不慣れなことの多い業務をお任せすることができます。またプロの目線からの提案や、アドバイスを受けることもできるため、より内容の充実したイベントを開催できるでしょう。

    まとめ

    この記事では、企業が主体となって開催するイベントの種類や開催までの流れや押さえておくべきポイントをご紹介しました。

    パソナ・パナソニック ビジネスサービスでは、今まで数々の企業イベントを企画・運営した実績から徹底したヒアリングを行い、ご依頼元企業・参加者の方々に喜んでいただけるイベントをサポートします。まずはお気軽にご相談ください。

    イベント企画・運営 パソナ・パナソニック
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