従業員が楽しめる社内イベントはコレ!企画方法やポイント、効果・事例をご紹介

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従業員が楽しめる社内イベントはコレ!企画方法やポイント、効果・事例をご紹介

自社内でイベントを企画する時に、アイデアが思い浮かばずに苦戦したことはありませんか。特に自社内のイベント企画には、比較的社歴の浅い若手の従業員が選ばれることが多く、そのほとんどは「イベント企画の未経験者」である場合が多いでしょう。そこでこの記事では、法人向けのさまざまなイベントを企画し、成功させてきた「パソナ・パナソニック ビジネスサービス」が、重要なイベントを企画する時に押さえておくべきポイントをご紹介します。

目次

    社内イベントが重要視されるようになった3つの背景

    なぜ、今社内でイベントを開催することが重要なのでしょうか。 その背景には、「人材不足」や「価値観の多様化」といった、さまざまな課題が関係しています。

    採用難・人材流出に歯止めをかける

    厚生労働省は、2019年10月時点での有効求人倍率は全国平均で「1.57倍」であると発表しています。有効求人倍率とは求職者1人に対する有効な求人の件数を表す指標であり、この数字は企業の求人数が求職者の総数を上回っていることを示しています。
    また、若年層や中堅層において転職という選択肢が一般化しつつあるため、企業は採用難と人材流出という問題を二重に抱えています。

    社内イベントは、採用難・人材流出のどちらにも効果的な取り組みです。 企業が人材を確保するためには、社内のコミュニケーション活性化を図り、従業員が居心地の良い環境をつくる必要があります。社内イベントを開催すれば従業員同士の関わり合いが増え、フラットな人間関係ができることで、現状への不満や新たな提案なども相談しやすい環境が整うでしょう。
    そうすることで人材流出に歯止めをかけるほか、求職者や取引先など社外の人に向けても風通しの良い会社であることをアピールできるでしょう。

    組織の連帯感を高め、事業を成長させる

    人材不足への対策としてだけではなく、組織の連帯感を高めるためにも社内イベントは有効です。
    人材の流動化が進む現在では、経営理念や事業ビジョンへの理解や浸透が難しくなっています。これらが十分に理解・浸透しないままに業務が進むことで思わぬすれ違いが生じ、従業員のモチベーション低下につながります。そのような「見えない壁」をなくすため、社内イベントを開催する企業が増加しています。

    従業員同士のコミュニケーションによる生産性の向上

    コミュニケーションの活性化を通して従業員同士の連携が高まり、結果的に生産性向上に寄与する可能性があることも、社内イベントが注目を集める理由のひとつです。
    業務を円滑に進行するうえで、コミュニケーションは何よりも重要です。そこで会社が従業員参加型のイベントを企画することで交流の場を設け、組織全体の活性化を目指しているのです。

    社内イベントを企画する目的や、イベントのターゲットを明確にする

    社内イベントの企画にあたって、最初にイベントを開催する目的や、ターゲットは誰なのかを明確にしましょう。

    社内イベントを開催する目的

    社内イベントを開催する際は、目的を定めることが重要です。そもそも、なぜイベントを開催するのか、企画時に方針をしっかり固めて社内で目線を合わせておくことが必要です。
    社内イベントを開催する目的として、以下のケースが挙げられます。

    社内のコミュニケーションを円滑にする

    例えばベテランと新入社員、営業部とシステム部など、同じ会社内でも普段かかわる機会が少ない従業員も存在します。社内イベントで年齢や部署の垣根を取り払うことで、新たな接点が生まれ円滑なコミュニケーションが期待できます。

    企業風土や理念を共有し、社内の連帯感を高める

    企業風土や理念は、組織のコアメンバーや管理職として事業を牽引する従業員であれば、当然熟知しているものですが、経験の浅い従業員も同じであるとは限りません。
    社風や企業理念などへの理解を深める目的で、社内イベントを開催する企業も多くあります。

    成績が優秀な従業員を評価し、モチベーションの向上を図る

    会社内のMVPや成績優秀者を表彰するなど、社内イベントを「評価の場」として活用するケースもあります。定期的に従業員をねぎらうことは、個々のモチベーション向上につながります。

    経営状況や事業ビジョンを共有し、情報の透明化と目線合わせを行う

    具体的な経営状況や今後の事業ビジョンを全社で共有するため、社内イベントを行う企業もあります。この場合は従業員に対して決算結果と翌年度目標を発表するなどして、組織の現状と今後を定量的に伝えます。
    それぞれの目的によって、執り行うべきイベントの内容は大きく変わります。そのため、事前にイベントの運営チームや各部署の上長と話し合い、イベント開催の目的をしっかりと定めておくのが良いでしょう。

    イベントのターゲット

    イベントの詳しい分類については後述しますが、大きく「会社の顧客に向けたイベント」「会社内の従業員に向けたイベント」「自社の商品またはサービスのプロモーションのための、幅広い対象者に向けたイベント」の3つに分類されます。ターゲットとする参加者層を明確にしておけば、内容をフォーマルまたはカジュアルのどちらに寄せるべきかが明確になり、当日まで方向性に迷うことなく準備を進めることができるでしょう。

    法人向けイベントの種類

    ここでは、法人でよく開催されるイベントについての一般的な種類をご紹介します。

    1. 株主総会

    株主総会とは、株式会社の重要事項を決定するために行われます。 定時株主総会と臨時株主総会の2つがありますが、いずれも定款変更や事業譲渡など会社の根本にかかわる事項や、取締役や監査役など役員の人事に関する事項、株主の利害に大きく影響を与える事項などが決定されます。
    株主から経営に対する意見などもあり、また決議は多数決で行われるため、できるだけスムーズに運営できるよう綿密な事前準備が必要です。また企業規模によっては、他拠点会場と同時中継を行うケースもあり、技術的な課題を確実にクリアしたうえで臨むことが重要です。

    2. 全社総会

    全社総会とは、決算報告や新規事業、今後の事業方針や目標を会社内に発表、周知するために開催されます。
    参加者は社内メンバーのみであるため、会社の雰囲気によって格式を感じるようなイベントにするのか、または余興もあるようなカジュアルなイベントにするかを自由に検討できます。

    ただし決算報告や事業方針など、数字や画像資料による発表のあることが一般的なため、会場内の従業員全員が見ることのできる大きなモニターや投影機器、テーブル、イスなどの設備が必要になります。
    企画内容に関連する部署も多岐にわたり、社内での調整事項が増える傾向にあるため、できるだけ早い段階から準備に着手する必要があるといえます。

    3. 周年(記念)イベント

    周年(記念)イベントとは、例えば会社設立から20周年などの節目を機に、従業員や株主、顧客などのステークホルダーに向けて、今までの感謝とこれからの方向性を伝えるイベントです。会社の未来を見据え、会社にかかわる人々のやる気を奮い立たせるための重要なイベントと言えるでしょう。

    イベント企画の時に押さえるべき3つのポイント

    イベントの主旨が曖昧なまま企画を進めると、結果として参加者に中途半端な印象を与えてしまった、ということも起こり得ます。
    ここでは、イベントを企画する時に押さえておくべき3つのポイントをご紹介します。

    開催の目的を決める

    何のために開催するイベントであるかが明確でないと、参加者や運営する社内メンバーにも中途半端な印象を与えてしまいます。コストを掛けて行うイベントを、誰にとっても有益な内容にするためにも、イベント開催の目的は最初に明確にしましょう。

    例えば周年イベントであれば、「今までの歴史を振り返り、感謝の気持ちを伝える」ことが目的なのか、または「会社の未来への展望」を発表する場とするのかなど、一番重要な目的を明らかにすることで盛り込むべきコンテンツが明確になります。

    ゴールを明確にする

    次にイベントに参加することで、参加者にどうなって欲しいかのゴールを考えることも必要です。
    例えばウォーターサーバーを取り扱っている会社が、新商品発表会を開催するとします。そのイベントで新しいウォーターサーバーをただ紹介するだけの内容だと、参加者に「新商品の発売を知ってもらう」ことだけで終わってしまいます。

    もし最終的なゴールを「新商品の購入」と設定するならば、例えば試飲や使い方の説明など、ゴール達成のために必要なコンテンツを漏れなく盛り込むことができます。

    準備期間を十分に確保する

    参加者が集まりやすい時期にイベントを開催することは、イベントを成功に導く大前提です。しかしイベントの準備期間を十分に確保することも、開催日の設定と同じように重要です。イベントの開催には企画書作成から会場・設備の確保、運営スタッフの手配や運営当日のマニュアル作成まで、準備やタスクは多岐にわたります。
    イベント本番までの下準備を、どこまで綿密に行えるかがイベント成功の鍵を握ります。開催日を決定する時には、準備期間が十分確保できるかも考慮するようにしましょう。

    イベント企画全体のフロー

    イベント本番までには、さまざまなタスクが発生します。ここでは、一般的なイベント開催までの流れを説明します。

    イベントの目的・ターゲットを決める

    スタイル(フォーマルまたはカジュアル)を決める

    企画書作成(進行の概要・準備物とコスト予測・運営体制など)

    会場探し・現地調査、予約

    社内メンバーや関連業者との打合せ、準備物手配

    当日運営マニュアルの作成、運営メンバー教育

    会場設営・搬入

    リハーサル

    イベント本番

    アフターフォロー(アンケート分析、参加者が顧客の場合に来場御礼など)

    これらはあくまで一般的なイベント企画の大まかな流れです。最低限でもこれだけの工数が発生するため、イベント規模によっては数人の社内メンバーだけで全てを担当するのは難しい場合があります。もしも「イベント企画・運営に時間を割くことができない」という場合は、イベント企画・運営のプロに外注する方法もあります。

    イベント企画を「プロに任せる」という方法

    できるだけイベントにかかわる手間を削減したい場合は、プロに任せるという方法も検討しましょう。

    企画書の作成、イベント設営から運営、スタッフの配置などの幅広いタスクを社内リソースだけで対応しようとすると、膨大な時間と労力がかかります。また本業の仕事と兼務で、経験の浅いイベント業務に長い時間を割くことが難しいことも多いでしょう。そこで、数々のイベントを手がけてきたイベント企画・運営のプロに外注するという手段があります。

    イベント会社との打合せは複数回必要ですが、社内のメンバーでは不慣れなことの多い業務をお任せすることができます。またプロの目線からの提案や、アドバイスを受けることもできるため、より内容の充実したイベントを開催できるでしょう。

    まとめ

    この記事では、企業が主体となって開催するイベントの種類や開催までの流れや押さえておくべきポイントをご紹介しました。

    パソナ・パナソニック ビジネスサービスでは、今まで数々の企業イベントを企画・運営した実績から徹底したヒアリングを行い、ご依頼元企業・参加者の方々に喜んでいただけるイベントをサポートします。まずはお気軽にご相談ください。

    イベント企画・運営 パソナ・パナソニック
    ビジネスサービス株式会社

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