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重要なイベントを成功させるために押さえておくべきポイントをご紹介

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重要なイベントを成功させるために押さえておくべきポイントをご紹介

自社内でイベントを企画する時に、アイデアが思い浮かばずに苦戦したことはありませんか。特に自社内のイベント企画には、比較的社歴の浅い若手の従業員が選ばれることが多く、そのほとんどは「イベント企画の未経験者」である場合が多いでしょう。そこでこの記事では、法人向けのさまざまなイベントを企画し、成功させてきた「パソナ・パナソニック ビジネスサービス」が、重要なイベントを企画する時に押さえておくべきポイントをご紹介します。

イベントのターゲットを明確にする

イベントの企画にあたって、最初にイベントのターゲットは誰なのかを明確にしましょう。 イベントの詳しい分類については後述しますが、大きく「会社の顧客に向けたイベント」「会社内の従業員に向けたイベント」「自社の商品またはサービスのプロモーションのための、幅広い対象者に向けたイベント」の3つに分類されます。ターゲットとする参加者層を明確にしておけば、内容をフォーマルまたはカジュアルのどちらに寄せるべきかが明確になり、当日まで方向性に迷うことなく準備を進めることができるでしょう。

法人向けイベントの種類

ここでは、法人でよく開催されるイベントについての一般的な種類をご紹介します。

1. 株主総会

            

株主総会とは、株式会社の重要事項を決定するために行われます。 定時株主総会と臨時株主総会の2つがありますが、いずれも定款変更や事業譲渡など会社の根本にかかわる事項や、取締役や監査役など役員の人事に関する事項、株主の利害に大きく影響を与える事項などが決定されます。
株主から経営に対する意見などもあり、また決議は多数決で行われるため、できるだけスムーズに運営できるよう綿密な事前準備が必要です。また企業規模によっては、他拠点会場と同時中継を行うケースもあり、技術的な課題を確実にクリアしたうえで臨むことが重要です。

2. 全社総会

全社総会とは、決算報告や新規事業、今後の事業方針や目標を会社内に発表、周知するために開催されます。
参加者は社内メンバーのみであるため、会社の雰囲気によって格式を感じるようなイベントにするのか、または余興もあるようなカジュアルなイベントにするかを自由に検討できます。

ただし決算報告や事業方針など、数字や画像資料による発表のあることが一般的なため、会場内の従業員全員が見ることのできる大きなモニターや投影機器、テーブル、イスなどの設備が必要になります。
企画内容に関連する部署も多岐にわたり、社内での調整事項が増える傾向にあるため、できるだけ早い段階から準備に着手する必要があるといえます。

3. 周年(記念)イベント

周年(記念)イベントとは、例えば会社設立から20周年などの節目を機に、従業員や株主、顧客などのステークホルダーに向けて、今までの感謝とこれからの方向性を伝えるイベントです。会社の未来を見据え、会社にかかわる人々のやる気を奮い立たせるための重要なイベントと言えるでしょう。

イベント企画の時に押さえるべき3つのポイント

イベントの主旨が曖昧なまま企画を進めると、結果として参加者に中途半端な印象を与えてしまった、ということも起こり得ます。
ここでは、イベントを企画する時に押さえておくべき3つのポイントをご紹介します。

開催の目的を決める

何のために開催するイベントであるかが明確でないと、参加者や運営する社内メンバーにも中途半端な印象を与えてしまいます。コストを掛けて行うイベントを、誰にとっても有益な内容にするためにも、イベント開催の目的は最初に明確にしましょう。

例えば周年イベントであれば、「今までの歴史を振り返り、感謝の気持ちを伝える」ことが目的なのか、または「会社の未来への展望」を発表する場とするのかなど、一番重要な目的を明らかにすることで盛り込むべきコンテンツが明確になります。

ゴールを明確にする

次にイベントに参加することで、参加者にどうなって欲しいかのゴールを考えることも必要です。
例えばウォーターサーバーを取り扱っている会社が、新商品発表会を開催するとします。そのイベントで新しいウォーターサーバーをただ紹介するだけの内容だと、参加者に「新商品の発売を知ってもらう」ことだけで終わってしまいます。

もし最終的なゴールを「新商品の購入」と設定するならば、例えば試飲や使い方の説明など、ゴール達成のために必要なコンテンツを漏れなく盛り込むことができます。

準備期間を十分に確保する

参加者が集まりやすい時期にイベントを開催することは、イベントを成功に導く大前提です。しかしイベントの準備期間を十分に確保することも、開催日の設定と同じように重要です。イベントの開催には企画書作成から会場・設備の確保、運営スタッフの手配や運営当日のマニュアル作成まで、準備やタスクは多岐にわたります。
イベント本番までの下準備を、どこまで綿密に行えるかがイベント成功の鍵を握ります。開催日を決定する時には、準備期間が十分確保できるかも考慮するようにしましょう。

イベント企画全体のフロー

イベント本番までには、さまざまなタスクが発生します。ここでは、一般的なイベント開催までの流れを説明します。

イベントの目的・ターゲットを決める

スタイル(フォーマルまたはカジュアル)を決める

企画書作成(進行の概要・準備物とコスト予測・運営体制など)

会場探し・現地調査、予約

社内メンバーや関連業者との打合せ、準備物手配

当日運営マニュアルの作成、運営メンバー教育

会場設営・搬入

リハーサル

イベント本番

アフターフォロー(アンケート分析、参加者が顧客の場合に来場御礼など)

これらはあくまで一般的なイベント企画の大まかな流れです。最低限でもこれだけの工数が発生するため、イベント規模によっては数人の社内メンバーだけで全てを担当するのは難しい場合があります。もしも「イベント企画・運営に時間を割くことができない」という場合は、イベント企画・運営のプロに外注する方法もあります。

イベント企画を「プロに任せる」という方法

できるだけイベントにかかわる手間を削減したい場合は、プロに任せるという方法も検討しましょう。

企画書の作成、イベント設営から運営、スタッフの配置などの幅広いタスクを社内リソースだけで対応しようとすると、膨大な時間と労力がかかります。また本業の仕事と兼務で、経験の浅いイベント業務に長い時間を割くことが難しいことも多いでしょう。そこで、数々のイベントを手がけてきたイベント企画・運営のプロに外注するという手段があります。

イベント会社との打合せは複数回必要ですが、社内のメンバーでは不慣れなことの多い業務をお任せすることができます。またプロの目線からの提案や、アドバイスを受けることもできるため、より内容の充実したイベントを開催できるでしょう。

まとめ

この記事では、企業が主体となって開催するイベントの種類や開催までの流れや押さえておくべきポイントをご紹介しました。

パソナ・パナソニック ビジネスサービスでは、今まで数々の企業イベントを企画・運営した実績から徹底したヒアリングを行い、ご依頼元企業・参加者の方々に喜んでいただけるイベントをサポートします。まずはお気軽にご相談ください。

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