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従業員同士のコミュニケーション促進に!社内イベントの企画運営手順と成功させる秘訣

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従業員同士のコミュニケーション促進に!社内イベントの企画運営手順と成功させる秘訣

働き方改革の浸透にともない、従業員同士のコミュニケーション促進やモチベーション向上を目的に、社内イベントの重要性が見直されており、さまざまな社内イベントを開催する企業が増えています。ここでは、一般的な社内イベントの企画・運営方法や、イベントを成功に導くための秘訣をご紹介します。

社内イベントを開催する手順

一般的な社内イベントの企画方法と、イベント開催までの手順をご紹介します。

1.開催の目的を設定する

まずは社内イベントを開催する目的を設定します。目的が明確になることで、イベントを通して実現したいことや従業員に伝えたい内容を、一貫性をもって企画することができます。
一般的に社内イベントの目的は、以下の3つに大別することができます。

・コミュニケーションの促進
・従業員のモチベーション向上
・企業のミッションやビジョンの浸透

もし、従業員同士のコミュニケーション不足に課題があれば、コミュニケーションの促進を目的とするイベントを企画します。例えば、他部署の従業員と交流を図りやすい、運動会やパーティーなどが挙げられます。

また、目的の設定で意識すべき点は、社内イベントの成功自体がゴールではないということです。社内イベントはあくまでも通過点であり、企業が持つ課題の解決に向けたひとつの手段に過ぎません。よって開催そのものにこだわり過ぎると、期待していた効果が得られない可能性もあります。イベントの運営メンバーは、その点を意識しながら企画立案することをおすすめします。

2.運営メンバーの選出

            

社内イベントの運営メンバーは、総務や人事、営業など、複数の部署から幅広く選ぶようにしましょう。併せてさまざまな年齢や性別、入社歴の長さなどのメンバーで構成できれば、より内容の濃い意見交換ができるようになります。

3.社内イベントの概要を決める

運営メンバーが決定すれば、次に社内イベントの概要を決めます。目的を達成できるようなイベント内容、事前準備のスケジュール作成から当日の段取りまで、メンバーの意見を取り入れながら概要を固めていきます。

・社内イベントの内容
・スケジュール作成
・当日の段取り
・開催場所の選定
・社内イベントに必要な備品などの準備
・参加者(従業員)への案内と告知

4.社内イベント内容を決定する

先述した開催の目的に沿う、社内イベント内容を検討します。

・コミュニケーションの促進:運動会、アウトドアイベント、パーティー、懇親会など
・従業員のモチベーション向上:表彰式、成果発表会、納会など
・企業のミッションやビジョンの浸透:周年記念イベント、全社総会など

「社内イベント」とひとことで言っても、その種類は実に豊富です。それぞれの企業の社風や、従業員からの要望なども考慮し、実現可能性の高いイベント内容にしましょう。

5.会場・備品の手配

社内イベントの会場は、従業員が参加しやすいように、会社からのアクセスを重視して選びましょう。また会場の規模・収容人数・予約可能な日時を比較し、複数の候補を選定するようにしましょう。もし第一候補の会場に不備が見つかった時などに、リスクヘッジすることが可能です。

ステージやマイク、スクリーンなどの備品については、会場や外部の専門会社からのレンタルがおすすめです。自社で保有している備品も使用できますが、運搬作業に想定外の手間やコストが必要な場合や、サイズや性能が会場の規模にそぐわない場合もあるため、注意が必要です。

なお、社内イベントの企画や準備、運営そのものを、専門会社にアウトソーシングすることもできます。企画立案から当日の運営まで、社内イベントの開催に必要なタスクをすべて一任できることが魅力です。社内リソースの関係から対応が難しい場合は、ぜひ専門会社の活用をおすすめします。

6.社内イベントの告知

社内イベントの告知は、一度きりではなく、複数回に分けて行うことをおすすめします。なぜなら、一度の告知で全従業員にその情報を周知することは難しいためです。また告知の方法も重要であり、従業員の興味・関心を引くような工夫を凝らすようにしましょう。例えば段階的に情報を公開する、開催の数日前からカウントダウンメールを配信するなど、従業員の参加意欲が高まる告知方法を意識することが大切です。

社内イベントを成功させる秘訣

ここでは、社内イベントを成功に導く3つの秘訣をご紹介します。社内イベントの企画時には、ぜひ参考にしてください。

従業員の満足度を追求する

社内イベントの主役は、あくまでも従業員です。従業員が心から満足できるイベントでなければ、本来の目的であるコミュニケーションの促進や、モチベーション向上などの結果を期待するのは難しいでしょう。参加者が不満や疑問を抱くようなイベント内容は、避けるべきです。

またイベント参加によって、従業員に負担が生じないかの配慮も必要です。例えば休日にイベントを開催する場合、従業員からすると休みの日に出社することになります。その負担に対する配慮があれば、従業員の参加意欲も高まりやすくなります。振替休日を設ける、労働の一種とみなして賃金を支払うなど、事前の対策も検討してみましょう。

従業員の欲求にフォーカスする

従業員が会社に対して抱く、さまざまな欲求を「どのようなイベント」で満たすのか、という視点で企画を練ってみましょう。例えば、モチベーション向上を目的としたイベントで、従業員のどのような欲求が満たされるかの例をご紹介します。

・社内パーティー:「帰属欲求」を満たす
・成果発表会:「自己実現欲求」を満たす
・表彰式:「承認欲求」を満たす
・内定者懇親会:新入社員の「安全欲求」を満たす

このように「欲求」の要素を盛り込むだけで、社内イベントの目的が明確になります。併せて先述した、「イベントの開催自体が目的になる」ことも防ぎやすくなります。
また「従業員の持つ欲求」にフォーカスした社内イベントには、従業員が自発的かつ積極的に参加する傾向が見られます。

双方向・参加型のイベントにする

モチベーション向上や企業のビジョンを浸透させるための社内イベントは、双方向・参加型にすることをおすすめします。例えば全社総会において、会社の理念や目標を強く伝えたいがために、内容が経営者からの一方的なスピーチに終始し、結果として従業員が退屈してしまう例が見られます。これでは本末転倒であり、逆に従業員のモチベーションを落としてしまいかねません。

そこで、経営者のスピーチに加えて、従業員の要望に応えたコンテンツや、挙手形式でのアンケート実施など双方向・参加型にすることが有効なのです。全社総会など、従業員にとっては堅い印象のイベントにおいても、経営者と従業員、両者が楽しめる内容を目指すことが大切です。

社内イベントの企画運営はプロにお任せ

パソナ・パナソニック ビジネスサービスでは、多種多様な社内イベントの企画運営サービス(イベントソリューション)を行っています。企画立案はもちろん、会場や準備物、当日運営スタッフ手配までをトータルにサポートするため、お客様は通常業務に集中していただくことが可能です。

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