総務の業務を効率化するコツは?生産性向上・コスト削減のためのアイデアをご紹介

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総務の業務を効率化するコツは?生産性向上・コスト削減のためのアイデアをご紹介

総務の業務を効率化するコツは?生産性向上・コスト削減のためのアイデアをご紹介

総務部門は日々の企業活動を円滑に行うための、多種多様な業務を担うポジションです。そのため仕事内容は多岐にわたり、時には非効率的な進め方になってしまう作業が発生することもあるようです。今回は総務の仕事に注目し、よくある課題やその解決方法、DX(デジタルトランスフォーメーション)時代を見据えた電子化による業務効率化のポイントなどを紐解いていきます。

目次

    総務部門が抱く課題

    総務の業務を効率化するコツは?生産性向上・コスト削減のためのアイデアをご紹介

    その性質上さまざまな仕事を広く引き受ける総務部門には、業務を進めるうえでの課題も数多く存在します。

    業務範囲が広く、突発的な対応を迫られる

    総務が担う業務の範囲は広く、多くのタスクが定型化されているものの、時には突発的な対応を求められることがあります。そのため、さまざまな業務を進めながらその都度依頼される仕事も処理しなければならず、業務量の増加やスケジュールの遅れといった事態が発生することが課題とされています。

    不明確で非効率的な業務が多数存在しがち

    総務業務の中には、他の部署から見て目的や作業内容を把握しづらいものも存在します。 それらには効率的なオペレーション方法がないため、属人的な業務となり部署内でのフォロー体制も確立されにくい作業が含まれることもしばしばあります。
    細かいタスクが不明確で標準化されておらず、効率よく作業を進めることが難しい場合が多いことも総務の課題として多くあるようです。

    慢性的な人材不足

    数多くのタスクに追われる総務部門ですが、企業によっては人的リソースに余裕がなく、最低限の人員体制で運営されていることも多いようです。人材不足は業種業態を問わず企業の課題とされていることがほとんどですが、とくに営業部門のように直接的な利益を生まない総務部門には人員の配置が後回しになりがちで、大きな課題となっています。

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    成果の達成度や目標の設定が難しい

    どのような仕事にも定量的な成果目標が設定されていることがほとんどですが、総務部門の仕事は具体的な数値で評価することが難しい場合もあります。実際にどれほど会社活動に貢献できているか、どれだけ仕事において成果を上げられているかが見えにくいことも総務部門の課題だと言えそうです。
    そもそも、総務部門が裏方仕事として見られることが多いことには、具体的な成果を外からも内からも判別しづらいといった理由も関わっています。正当な評価がされにくいことが、総務メンバーのモチベーション低下などにつながることもあるようです。

    総務の課題を改善できるアイデア3選

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    以上のように、総務部門の仕事にはさまざまな課題が存在します。これらを解決するには、どのような対策をとるべきなのでしょうか。

    業務の見える化を行う

    内容が多岐にわたり、ブラックボックス化を招きやすい総務業務ですが、仕事内容の見える化を行うことで課題解決を目指すことが可能です。まずは部署内で各業務内容の共有化を行い、属人的なオペレーションから脱却することが必須です。
    具体的には、定期的に各従業員のタスク内容と進捗状況を明確化し、ITツールなどを介して常時「何を行っているのか」「業務を進めるにあたっての問題は何か」などを部門内で共有することが課題解決のポイントです。

    ITツールの活用

    前述したように、業務の可視化と共有化を目指す上ではITツールを活用していくことが必要です。労務管理や経費計算、文書管理のデータ化やRPA(事務作業の自動化を行うツール)などを活用することで、業務の見える化をすることはもちろん、効率アップや無駄な作業の排除といった効果も見込めます。

    アウトソーシングの活用

    総務における課題の多くは、大小さまざまなタスクを社内のリソースのみで解決しようとすることで発生することもあるようです。このような問題を回避するためにも、外部業者によるアウトソーシングを効果的に活用することが重要です。
    たとえば、物品管理や文書管理といった定型的で日常的に発生する業務を外部パートナーへと委託すれば、社内リソースにも余裕が生まれ、作業の進捗状況を正確に把握しやすくもなります。ルーチンワークから優先してアウトソーシング化することで、人的リソースを課題の解決に充てることや外部の目が入ることによる既存業務の見直しといった動きがしやすくもなります。

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    総務の業務改善を行うメリット

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    前述の通り総務はその業務の特性から、すぐには解決の難しい課題が多くあります。しかしそんな中でも、できる範囲から業務改善に取り組むことが大切だとされています。では、総務の業務改善にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
    ここでは、具体的なメリットを2つご紹介します。

    業務の効率化を図ることができる

    働き方改革が重視される現在、いかに業務を効率化していくかは重要な課題のひとつです。
    総務には日常的に発生しないため頻度は低いものの、例えば法令で定められた点検・報告業務や株主総会など年に数回だけ発生する業務が特に属人化しやすく、業務の進め方が適正かの見直しも後回しになる傾向があるようです。そのような総務の仕事にも業務改善の視点を取り入れることで、実は不要なタスクの削減や従来の業務手順にかかる時間短縮などが期待でき、業務全体の効率化につながるとされています。

    社員の業務に対するモチベーションが上がる

    業務改善を行って効率的に業務をこなせるようになると、社員の業務に対するモチベーションを向上させる効果も期待できるといわれています。
    非効率な仕事の進め方によって長時間労働が常態化している職場環境では、社員のプライベートの充実は難しくなります。業務を効率化し限られた時間でもスムーズに仕事をこなせる環境は、長時間労働の抑制につながるだけでなく、業務への達成感も得やすくなるでしょう。

    総務の業務改善を行う際の注意点

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    前述のように、総務の業務改善には必ずメリットがあります。
    一方で取組むにあたっていくつかの注意すべき点も見受けられるため、メリットととも理解した上で業務改善に取り組むことが必要です。

    手間やコストが増える場合がある

    業務改善の方法としてITツールを導入した場合は、初期費用としての金銭的コストだけでなく従業員がITツールに習熟するための時間的コストがかかります。
    加えて、導入したツールの使用方法が意外と複雑でわかりにくいなど、想定外の課題や手間を増やす場合もあります。

    導入しようとしている業務改善のためのITツールが、本当に自社にとってメリットをもたらすのかの費用対効果をよく検討し、スムーズに運用できそうかどうかも確認しておくことが大切です。

    導入したツールが定着しない可能性がある

    IT技術に慣れていない社員が多い現場などでは、導入したツールがなかなか定着しない可能性があります。
    最低限行うべきこととして、事前に研修を実施することや導入の意図を詳細に説明することはもちろん、社員がツールを使うことで得られる利便性や作業時間短縮などのメリットを伝え、社員が自らそのITツールを使いたいと思うような雰囲気づくりを行うことも重要です。

    目的が共有されないことによる認識の違い

    「何のために業務改善を行うのか」が現場で正しく共有されていないと、期待した成果があらわれない恐れがあります。これは社員がそれぞれ違う方向を向いて業務改善に取り組んでしまう可能性があるためです。

    例えば業務改善のためにアウトソーシングを導入する場合、事前に社員に対して「どのような業務改善を目的にアウトソーシングを導入し、アウトソーシングによって得ようとしている効果は何か」を周知し、まず現場の理解を得ることが欠かせません。従業員とアウトソーシング業者が同じ業務改善の目的を理解し、一丸となって取り組まねば成果は出にくいと言えるでしょう。

    総務に与えられた役割は「会社の生産性向上」

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    ここまで、総務部門における仕事内容や課題などを確認していきました。そもそも総務部門の仕事内容や役割は、組織内のサポート役として各部署の仕事を支えることですが、これらはすべて「会社の生産性向上」を目的として行われるものです。
    営業などの部署が直接的に売上を獲得して利益を生むのに対して、総務を始めとする非生産部門はコスト削減や業務効率向上といった「無駄を排除する」ことで間接的に利益を向上させる役割を担っています。いわゆる「ヒト・モノ・カネ」の資源をより効率的に活用し、生産性を向上させることが総務に求められる役割です。

    とくに昨今では、ほぼすべての組織で人材不足が深刻な問題となっています。従来のように多くのマンパワーを費やして業務をこなしていくことはもはや現実的ではなく、限りある人材をより効果的に配置することで、生産性を高めることが企業経営において必須なのです。 そのためにも総務部門が率先して生産性向上と仕事の余裕を生む仕組みづくりを行うことで、より大きな課題の解決に取り組むことができる土台を形成していくことが重要です。

    総務業務を効率化するための「電子化」のススメ

    以上のような生産性向上・業務効率向上といった総務のミッションを達成するには、さまざまな課題を解決していくことが必須です。そのために重要となるのが、各作業を電子化・デジタル化していくことです。

    近年では働き方改革の一環として「DX(デジタルトランスフォーメーション)」という、ビジネスをIT技術の活用で変革し、より効率的な組織づくりを行う動きも活発化しています。 たとえば、従来多くの人を介して行われていた稟議書や決済業務の進行をワークフローシステムに置き換えたり、紙面をデータで保管することでペーパーレス化を実現したりすることが総務業務の電子化の一例として挙げられます。
    ITツールを効果的に取り入れることで、ミスの減少や業務のスピードアップを図ることが可能です。総務における課題解決のためにはまずは既存の業務フローを見直し、積極的に電子化していくことが有効といえるでしょう。

    まとめ

    今回は総務部門における課題や効率化のヒントを探っていきました。多種多様な業務に携わる分、作業の属人化や非効率なオペレーションの存在が総務の共通課題であり、これらの解決にはブラックボックスとなりがちな要素をできる限り見える化していくことが重要です。
    昨今注目を集めるDX化やアウトソーシングの活用などを通じてより効率的な仕事を実現していくことで、従来のオペレーションをこなす総務とは異なる、戦略的な動きへの転換を進められるでしょう。

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