総務必見!テレワーク導入のポイントを解説

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総務必見!テレワーク導入のポイントを解説

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以前から働き方改革の推進と共に注目されていたテレワークやリモートワークですが、2020年の新型コロナウイルス流行に伴い、より一層重要度が認知され、数多くの企業で導入が開始されました。とはいえまだまだ既存の仕組み上テレワークの推進が難しい業務などもあり、実際にテレワークを導入する際に深く関与する総務部門や人事部門においては、検討すべき課題が数多く存在するようです。
テレワーク元年とも言える今、改めてその仕組みや総務・人事など導入の推進的なな役割を整理しつつ、メリットや導入方法、運用のポイントなどを解説します。

目次

    テレワーク導入における総務の役割とは?

    テレワークとは、「従来オフィスや事務所などのスペースに集まって進めていた仕事を、場所や時間にとらわれず柔軟に進めていく新たな働き方を総称したもの」と定義づけられるでしょう。テレワークは感染リスクを回避するための在宅勤務やリモートワーク、そのほかにも働き方改革の一環として導入されることが多いようです。

    企業におけるテレワークの導入には、既存の業務フローや仕組みをオフィス以外の場所でも対応できるようにするための変革が不可欠です。
    総務がテレワーク導入に際して担う役割は、遠隔で業務を行うための手順の構築やITシステムの導入検討、テレワークを実施するための環境の整備やセキュリティ対策など、細かな仕組み作りを求められています。

    人事との役割の違い

    一方で人事部におけるテレワーク導入の役割は、就業環境の変化に合わせたさまざまな制度変更の検討や、何をもって人事評価を行うかなどの基準作りです。「仕組みを整える」点では総務部門と共通しますが、特に人事部では「いかに従業員がテレワークに適合できるか」「テレワーク下で従来と変わらないパフォーマンスを発揮できるか」といった、「人材」に主眼を置いた対応が求められます。

    具体的には既存の就業ルールの見直しや、テレワーク下における勤務ルールの策定、各従業員の業務遂行状況を把握する方法や勤怠管理、オフィス外でのパフォーマンス評価方法の検討などが人事部のミッションになるでしょう。

    テレワーク導入で得られるメリット・デメリット

    総務必見!テレワーク導入のポイントを解説

    テレワーク導入における総務・人事部の役割について整理できたところで、改めてテレワークの導入で得ることができるメリットや、テレワーク時に懸念されるデメリットについても見ていきましょう。

    テレワークのメリット

    ここでは、テレワークの導入によって得られるメリットについてご紹介します。

    生産性や業務効率の向上

    テレワークのメリットとしてまず挙げられるのが「生産性や業務効率の向上」です。オフィスへ出勤して業務を行う従来のスタイルでは、通勤時間がかかることや人との対面による突発的なタスクの発生といった課題がありました。
    テレワーク環境ではこのような状況は発生しないため、本来の業務に集中でき効率アップが期待できると言えます。

    事業の継続性・柔軟性の向上

    特に新型コロナウイルスの流行により注目されたのが、テレワークによる「事業の継続性・柔軟性の向上」というメリットです。業務のほとんどをオフィスで行う既存のスタイルでは、離れた拠点同士の会議や遠隔地の顧客との打合せが難しいという場合や、大規模な災害などに直面した際に事業継続が難しくなるリスクがありました。
    しかし、テレワーク体制が整っていれば、場所を問わず各従業員が稼働できるようになり、より弾力的なビジネス展開が可能になると言えます。

    IT技術との親和性が高い

    IT技術とテレワークの親和性の高さも、大きなメリットと考えられます。
    現在では、メールや電話などに限らず、ビジネスチャットやオンライン会議ツールなどを駆使することで、オフィス機能を最小限に抑えてフルリモートワークに切り替えた業務運営が可能です。
    そのため、リアルタイムでの情報共有や顧客オフィスへの訪問にかかる工数やコストの削減、全社的なペーパーレス化の推進など、さまざまな面から業務効率化を進めることも可能になります。

    テレワークのデメリット

    一方で、テレワークのデメリットとして次の3点が考えられます。

    仕事のブラックボックス化

    従業員の表情がリアルタイムで見える従来のオフィス環境においては、各人の状況や作業の進捗状況を把握しやすいという利点があります。
    テレワークではこれらが難しくなり、各従業員が手掛ける仕事の内容や進捗度合いが可視化されづらくなるデメリットが懸念されます。

    労務管理の難しさ

    前項で述べた通り、「いつ、誰が、どのように」業務に携わっているかを管理することがテレワーク環境では難しくなりがちです。
    従業員にとってもオン/オフがなかなか切り替わらず生産性が低下することや、就業時間がつい長くなってしまうケースもあるようです。

    コミュニケーション機会の減少

    ビジネスチャットやメールでの連絡が主体となることで、従業員間のコミュニケーションが対面での業務に比べて減少することもあります。情報リテラシーや理解度の個人差から、業務についていけずモチベーションが低下するなどが起こるデメリットも懸念されます。

    これらの要素を解消するには、総務部門や人事部門が率先してテレワーク下における仕組み作りを行い、懸念されるデメリットを未然に防ぐ体制を構築することが重要です。

    テレワーク導入の手順を解説!

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    テレワークの導入は、大きく分けて「導入前の検証・目的の確認」「社内ルールの策定・推進体制の確立」「ITシステムの導入・環境整備」「試験運用と問題点の検証」といった4つのステップで進行していきます。

    1.導入前の検証・目的の確認

    テレワークの導入には、まず目的の確認や基本方針の策定といった経営判断を伴う検討が必要です。ただ闇雲にテレワークを導入するのではなく、なぜ必要で何を成し遂げるためにテレワークを取り入れるかを整理するとよいでしょう。
    加えて各業務のうちテレワーク化しやすい領域とそうでない領域を区分けしたり、導入にあたって想定される課題を洗い出したりすることも初期段階で行っておくことで、導入後の混乱をある程度防ぐことも可能でしょう。

    2.社内ルールの策定・テレワーク推進体制の確立

    導入前の検証や確認を終えた次のステップとしては、テレワーク推進のためのチームを社内で結成し、現場と管理部門が協力して問題なくテレワークへと移行できる体制を整えることが求められます。

    この際に社内でのテレワーク運用ルールや新たなオペレーション体制の骨子を確立しておき、実際の運用時や各種ツールの導入時に判断がぶれないようにしておくことも重要です。

    3.ITシステムの導入・就業環境の整備

    前述の通り、テレワークにはビジネスチャットやオンライン会議ツールなどのITシステムがほぼ必須となります。あわせて顧客データや営業進捗状況などを管理するCRMツールなどの導入も必要に応じて検討し、オフィスとテレワークそれぞれで行う業務の進め方に差が出ないように整備することが求められます。

    例えば、全社的に在宅勤務を実施する場合には、各従業員へ業務上必要な通信環境や機器などを貸与する必要があり、さらには情報セキュリティ対策のための仕組み作りやセキュリティソフト・ファイアウォール導入の徹底なども必要となります。
    また書類や契約書、請求書などの紙媒体を電子化したり、決裁フローを自動化したりすることも求められるでしょう。

    各社のビジネスモデルや規模、既存の商習慣や企業文化などによってさまざまですが、特に紙媒体でのやり取りや手作業での業務を多く行っている組織においては大きな変革が必要となるでしょう。

    4.試験運用と問題点の検証

    テレワーク導入の準備が整ったら、まずは一部の部署やチームで一定期間の試験運用を行うことが理想的です。
    例えばインサイドセールス部門のみをフルリモート化したり、エンジニアなど特定の職種から先にテレワーク化したりすることで実際にどのような変化が生じるかをチェックします。その上で現場の声から課題を検証します。

    さまざまな問題点を洗い出し、ルールやオペレーションを改善しつつテレワークの対象範囲を拡大し、最終的には全社的にテレワークを実施することがゴールとなるでしょう。

    もっとも、どうしても遠隔では困難な作業や、人との対面が必須となる業務などにおいてはテレワークが適さないこともあります。しかしその場合にも一部の日程を在宅勤務化するなどで対応可能な場合もあるため、まずはトライ・アンド・エラーで実践してみることが大切です。

    テレワーク導入時の懸念点とその対応策は?

    テレワークの導入に際して懸念点となるのは、やはり「業務オペレーションの大幅な改定」や「就業環境の整備」に伴う諸問題です。
    従来オフィスに出社して行うことが当たり前だった会議や商談、業務進捗の確認などをどのようにテレワークで実現するかが手探りの状態では、「在宅勤務で何をすべきかわからない」「従来のやり方では業務が成立しない」といった声があがる可能性があります。

    これらの懸念点への対応策としては、業務の進め方を変えるなど現場の努力だけでなく、総務部門などが連携してテレワークに適した仕組み導入をサポートすることが重要です。
    例えば商談や会議であればWeb会議ツールの導入や、タスク管理や業務報告にはチャットツールを主とした情報共有を定着させることが対応策となるでしょう。

    まとめ

    今回は、テレワークの仕組みやメリット、導入方法などについてご紹介しました。
    テレワーク導入においては各従業員の過重労働や就業環境の劣化を招かないように、テレワーク用の機器導入や勤務状況の見える化に取り組むことが重要です。
    パソナ・パナソニック ビジネスサービスでは、テレワークに特化したノートパソコンやWi-Fi端末、Web会議ツールなどをまとめて各従業員の自宅へ直送するソリューションを提供しています。さまざまな業務対応に追われる総務部門の手を煩わせることなく、多数の企業を支援してきた経験とノウハウを活かした最適なテレワーク環境を提供しています。ぜひ導入をご検討ください。

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