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総務BPOとは?主な特徴とサービス、導入成功のポイントをご紹介

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総務BPOとは?主な特徴とサービス、導入成功のポイントをご紹介

総務に関する業務を外部委託する「総務BPO」を導入することで、業務の効率化が図れ、自社の従業員は利益に直接影響するコア業務に集中することができます。今回は、総務BPOの特徴と具体的なサービス内容、導入を成功させるポイントについてご紹介します。

総務BPOとは

BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略で、企業の業務を専門会社に外部委託することを指します。

BPOはアウトソーシングの一種とされています。一般的にアウトソーシングは、業務の「運用」を外部に委託することを指します。これに対してBPOは、業務の「企画」「運用」から最終的には「業務改善」を目指して、外部に委託することを指します。 特に総務業務においては、単一の業務だけではなく、総務に関するさまざまな業務を一括して、外部に委託することが多い傾向にあります。

総務BPOを導入するメリット

利益を生む直接的な業務への集中

総務は企業にとって必要不可欠ですが、直接的に利益を生む業務ではありません。このように、利益に直結しない業務を「ノンコア業務」といいます。一方、利益に直結する業務を「コア業務」といい、例えば顧客を新規獲得する営業の仕事などがコア業務にあたります。
総務BPOを導入すれば、外部委託によりノンコア業務が減少するため、よりコア業務に従業員を集中させることができます。

業務の効率化

総務の業務は、その特徴から属人的になりやすく、企業にノウハウが蓄積されにくいと言われています。このことから効率の良い運用や、業務改善が進みにくいとされています。
そこで、総務のノウハウを持つ専門会社へ外部委託すれば、スムーズに業務の効率化を進めることができます。

コストの削減

総務BPOを導入することで、総合的なコスト削減が期待できます。
もし総務業務の担当者が急に欠勤した場合、業務が滞ることはもちろん、急ぎの業務が発生した場合は、担当外の従業員がバックアップを行う必要があります。さらに長期にわたる欠勤や、急な退職が発生した場合は、新たな人材の確保や業務の引継ぎ、教育などの問題とともに、相応のコストも発生します。 総務BPOであれば、このような業務のバックアップ体制や人員確保、教育も含めて対応できるため、結果的にコスト削減につながると言えます。

総務BPOを導入するデメリット

業務を管理できなくなるリスクがある

総務業務を外部委託したのち、専門会社に運用を全て任せたままにしていると、自社で業務手順を把握できなくなる可能性があります。これを防ぐには、当初の業務手順やルールが変更・改善された場合に、適切なタイミングでその内容を把握することが大切です。

情報漏えいのリスクがある

総務業務では、従業員の個人情報や顧客情報などの、機密情報を扱うことがあります。これらの機密情報の漏えいを防ぐために、外部委託する専門会社の信頼性や、セキュリティ品質基準などを確認することが大切です。このほかにも、USBなどの外部記録媒体の使用制限や、機密情報を取り扱うメンバーを限定するなどの対策も、情報漏えいのリスク低減につながります。

総務BPOの具体的なサービス

ここからは、総務BPOで対応できるサービスの一例をご紹介します。

名刺・封筒の印刷

ビジネスにおいて必須のツールである、名刺や社用封筒の印刷を行います。これらは、部署や従業員ごとに印字する内容が異なるため、大量に印刷してストックすることが難しいものです。これらをBPO会社にお任せすれば、都度発注する手間の削減と、リピート時の依頼方法の簡素化が可能です。

転勤引越しの手配

従業員の転勤による引越し手配を行う業務です。引越しが決定すると、総務部門が様々な調整業務を引越し業者と行います。この調整業務をBPO会社が対応するものです。従業員ごとに異なる、日程調整などの煩雑な調整を一括で任せることができます。

問合せ窓口

従業員からの様々な問合せについて、窓口を一本化して受ける業務です。例えばパソコンの故障や、給湯室の水漏れなど、通常は問合せ先が異なる内容を一括で受けることで、トラブル内容によって都度、従業員が問合せ先や問合せ方法を調べる負担を減らすことができます。また窓口を一本化することで、各問合せ先に散逸しがちなナレッジが共有でき、業務改善に向けた新たなルール作りもしやすくなります。

郵便物などの配送・受取(メール室業務)

郵便や宅配物、社内メール便などの集荷から仕分け、受け取り・発送手配を行う業務で、一般的に「メール室業務」と言われます。企業内で発生する、大量の郵便物などを確実に取扱うと共に、郵便料金の収受や切手管理なども一括で対応できるため、業務効率化とコストダウンにつながります。

総合受付

企業の顔と言われる、受付での来訪者や代表電話の対応、会議室の予約管理など、来客エリア全体の運営をトータルに行う業務です。企業の更なるイメージアップにつながるような空間づくりを行うと共に、バックアップ体制も整っているため、急な欠員発生時に従業員の労力を割くことがありません。

社用車の車両管理

社用車の管理にあたっては、運転者や車両に関する台帳の整備や、車検・自動車保険・リース契約等の管理など、煩雑で幅広い管理業務が発生します。これらを一括でBPO会社が対応すれば、従業員の手間と労力を大きく削減することができます。

総務BPOの導入を成功させるポイント

総務BPO導入のポイントを押さえ、確実に業務効率化を実現しましょう。

会社全体の視点で導入を考える

総務BPOの導入には、総務部門だけではなく、会社全体のことを考える必要があります。また導入にあたっては、経営層や役員クラスを始めとした、強い発言力と決定権を持つ人材の関与が必要です。なぜなら、総務BPO導入の推進力が欠けてしまうと、さまざまな部門から異論が唱えられ、最終的に意見がまとまらないケースが多いためです。経営層や役員が強く総務BPO導入を推進することで、会社全体の業務を最適化しつつ、総務の業務を効率化することができます。
もちろん、社内の理解を得られるように「総務BPOを導入すればどのようなメリットがあるのか」を丁寧に説明すると共に、起こりうるデメリットも包み隠さず周知しておくことも重要です。

BPO会社と良好な関係を作る

BPO会社へは、総務BPO導入の目的と最終的なゴールを共有し、共に成長していくという姿勢と関係づくりが必要です。総務BPOを導入しても、業務の丸投げであっては、効率化や業務改善にはつながりにくいものです。BPO会社をパートナーとして、総務BPO導入後も継続して連携を深めていくことが大切です。

総務BPOの有効活用で企業全体を最適化する

ポイントを押さえて総務BPOを導入すれば、コア業務への人材集中、業務の効率化などの様々なメリットを得ることができます。
総務業務の範囲は各企業で大きく異なり、また総務BPOで対応可能なサービスも多種多様です。自社のどの業務を効率化するべきかを吟味され、効率化の手段のひとつとして、総務BPOの導入を検討されてはいかがでしょうか。

パソナ・パナソニック ビジネスサービスのBPOソリューション

BPO(業務委託)で自社のコア業務に人材・資源を集中する

当社の強みは、「社会の問題点を解決する」というパソナの企業理念の下に培ってきた人材活用ノウハウと、総合電機メーカーであるパナソニックでの多種多様な業務経験をベ一スに、あらゆる業種業態のビジネスプロセスを分析し、ノンコア業務とコア業務を適切に振り分け、課題整理、業務設計、運用改善を実施します。そして、貴社がコアビジネスに人材・資源を集中できる環境を作ります。

知力と現場力が組み合わさった提案カ

PBSが考えるBPO(業務委託)とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。

ご相談お待ちしております

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