総務BPOとは

BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略で、企業の業務を専門会社に外部委託することを指します。

BPOはアウトソーシングの一種とされています。一般的にアウトソーシングは、業務の「運用」を外部に委託することを指します。これに対してBPOは、業務の「企画」「運用」から最終的には「業務改善」を目指して、外部に委託することを指します。 特に総務業務においては、単一の業務だけではなく、総務に関するさまざまな業務を一括して、外部に委託することが多い傾向にあります。

人材派遣サービスと総務BPOの違いとは

外部のリソースを利用して総務業務を行うと聞くと、人材派遣サービスを想像する場合もあるかもしれませんが、両者にはさまざまな面での違いがあります。一言でいうと、人材派遣が「業務の担当者を一時的に増員・交代する」サービスなのに対して、総務BPOは「総務業務そのものを外部へお任せする」サービスです。

人材派遣はあくまでも労働力の提供であるため、実際の業務内容の指示や勤怠などは、自社の従業員が指揮・管理する必要があります。一方で、総務BPOは業務そのものを包括的に外部へ依頼するサービスのため、業務の管理や教育といったタスクが発生しないというメリットがあります。そのため、例えば社内にノウハウがない専門性の高い業務や、自社の従業員では対応が難しい時間帯に発生する業務なども委託することができます。
また、人材派遣サービスは労働者派遣法の定めにより、派遣期間の制限などさまざまな取り決めがあります。これに対し総務BPOはBPO会社との合意により、自由に契約期間を定めることができ、場合によっては半永久的に運用することもできます。そのため、特定の人的リソースに依存することなく、長期間安定的に業務を運用することができるといったメリットもあります。

総務BPOを導入するメリット

利益を生む直接的な業務への集中

総務は企業にとって必要不可欠ですが、直接的に利益を生む業務ではありません。このように、利益に直結しない業務を「ノンコア業務」といいます。一方、利益に直結する業務を「コア業務」といい、例えば顧客を新規獲得する営業の仕事などがコア業務にあたります。
総務BPOを導入すれば、外部委託によりノンコア業務が減少するため、よりコア業務に従業員を集中させることができます。企業の収益を直接的に高めるコア業務へと人的リソースを集約させることで、経営や営業など企業の根幹が強化され、売上や利益の増加が期待できます。

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業務の効率化

総務の業務は、その特徴から属人的になりやすく、企業にノウハウが蓄積されにくいと言われています。このことから効率の良い運用や、業務改善が進みにくいとされています。さらに業務の属人化は、突然の退職や休職などのイレギュラー事態が発生した時、業務自体が完全にストップするなどの大きなリスクを招く恐れもあります。
そこで、総務業務のノウハウを持つ専門会社へ外部委託すれば、属人化によって起こる業務の非効率を防ぎ、より円滑で安定的な業務運営を実現することができます。

コストの削減

総務業務は、実施するタイミングが日や月毎に決まっている定型業務が多くあります。もし緊急のイレギュラー業務が発生した場合、本来行うべき定型業務が後回しになり、担当者の時間外勤務や休日出勤が発生する可能性があります。この定型業務を総務BPOで外部委託していれば、イレギュラーが発生しても定型業務は滞りなく進めることができ、かつ不要なコスト発生をおさえることができます。

また、総務業務の担当者が急に欠勤した場合、業務が滞ることに加え、担当外の従業員によるバックアップが必要になります。さらに長期にわたる欠勤や、急な退職の場合は、新たな人材の確保や業務の引継ぎ、教育などの問題とともに、相応のコストも発生します。 総務BPOであれば、このような業務のバックアップ体制や人員確保、教育も含めて対応できるため、結果的にコスト削減につながると言えます。

総務BPOを導入するデメリット

業務を管理できなくなるリスクがある

総務業務を外部委託したのち、専門会社に運用を全て任せたままにしていると、自社で業務手順を把握できなくなる可能性があります。これを防ぐには、当初の業務手順やルールが変更・改善された場合に、適切なタイミングでその内容を把握することが大切です。例えば、BPO会社へ業務マニュアルの変更点について共有を依頼するなどを前もって取り決めておけば、業務運営をBPO会社に任せていても、業務内容を可視化することができます。

情報漏えいのリスクがある

総務BPOの具体的なサービス

ここからは、総務BPOで対応できるサービスの一例をご紹介します。

名刺・封筒の印刷

ビジネスにおいて必須のツールである、名刺や社用封筒の印刷を行います。これらは、部署や従業員ごとに印字する内容が異なるため、大量に印刷してストックすることが難しいものです。これらをBPO会社にお任せすれば、都度発注する手間の削減と、リピート時の依頼方法の簡素化が可能です。

転勤引越しの手配

従業員の転勤による引越し手配を行う業務です。引越しが決定すると、総務部門が様々な調整業務を引越し業者と行います。この調整業務をBPO会社が対応するものです。従業員ごとに異なる、日程調整などの煩雑な調整を一括で任せることができます。

問合せ窓口

従業員からの様々な問合せについて、窓口を一本化して受ける業務です。例えばパソコンの故障や、給湯室の水漏れなど、通常は問合せ先が異なる内容を一括で受けることで、トラブル内容によって都度、従業員が問合せ先や問合せ方法を調べる負担を減らすことができます。また窓口を一本化することで、各問合せ先に散逸しがちなナレッジが共有でき、業務改善に向けた新たなルール作りもしやすくなります。

郵便物などの配送・受取（メール室業務）

郵便や宅配物、社内メール便などの集荷から仕分け、受け取り・発送手配を行う業務で、一般的に「メール室業務」と言われます。企業内で発生する、大量の郵便物などを確実に取扱うと共に、郵便料金の収受や切手管理なども一括で対応できるため、業務効率化とコストダウンにつながります。

総合受付

企業の顔と言われる、受付での来訪者や代表電話の対応、会議室の予約管理など、来客エリア全体の運営をトータルに行う業務です。企業の更なるイメージアップにつながるような空間づくりを行うと共に、バックアップ体制も整っているため、急な欠員発生時に従業員の労力を割くことがありません。

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総務BPOのサービス導入手順の一例

ここまで、総務BPOのサービス概要や利用のメリット、具体的なサービス内容について解説しました。ここからは、実際に総務BPOサービスを導入する際の手順の一例をご紹介します。

問い合わせ

まずは利用したいサービスに合ったBPO事業者へ問い合わせを行います。電話やメール、サービスサイトの資料請求フォームなど、多くの企業でさまざまな窓口を設置しています。問い合わせの際は、「何に・なぜ・どのように困っているのか」「何をしたいのか」をある程度伝えておくと、導入までのやり取りをより円滑に進めることができます。

打ち合わせ

問い合わせ後、対面で会社の状況や現時点のニーズを伝え、業務を切り出す範囲や予算感、人員体制やタスクなどをBPO会社と調整していきます。
この際、あらかじめ社内で現状を整理し、従業員がどのような業務内容に多くの工数をかけているか、どのような事柄がボトルネックになっているかを洗い出しておくと、導入すべきサービスの内容と方向性を定めやすくなります。

提案・契約締結

打ち合わせの内容に基づき、BPO会社から提案書や見積書の提示を受けます。社内検討を経た後、BPO会社との契約締結を行います。

業務分析の実施

BPO会社が細かな業務分析を行います。主に従業員へのヒアリングなどを通じて、プロの第三者視点で業務手順や工数を洗い出し、BPO実施体制を設計・構築します。

サービス運用開始

BPOサービスの本番運用を開始します。もし、業務がBPOで実際に機能するか不安な場合は、事前に一定期間のテスト運用を検討することもひとつです。また本格的な運用開始以降も、運営状況の把握や課題報告・解決のために、BPO会社と定例会を開催し、BPOサービス内容の見直しと改善を図るケースが一般的です。

総務BPOの導入を成功させるポイント

総務BPO導入のポイントを押さえ、確実に業務効率化を実現しましょう。

会社全体の視点で導入を考える

総務BPOの導入には、総務部門だけではなく、会社全体のことを考える必要があります。また導入にあたっては、経営層や役員クラスを始めとした、強い発言力と決定権を持つ人材の関与が必要です。なぜなら、総務BPO導入の推進力が欠けてしまうと、さまざまな部門から異論が唱えられ、最終的に意見がまとまらないケースが多いためです。経営層や役員が強く総務BPO導入を推進することで、会社全体の業務を最適化しつつ、総務の業務を効率化することができます。
もちろん、社内の理解を得られるように「総務BPOを導入すればどのようなメリットがあるのか」を丁寧に説明すると共に、起こりうるデメリットも包み隠さず周知しておくことも重要です。そうすることで、会社全体の視点から「総務部門のどのような業務をBPO化できるか」「BPOの導入によりどのような課題を解決できるか」を総合的に考えることができ、より効果的な運用を目指すことができます。

BPO会社と良好な関係を作る

BPO会社へは、総務BPO導入の目的と最終的なゴールを共有し、共に成長していくという姿勢と関係づくりが必要です。総務BPOを導入しても、業務の丸投げであっては、効率化や業務改善にはつながりにくいものです。BPO会社をパートナーとして、総務BPO導入後も継続して連携を深めていくことが大切です。

総務BPOを有効に活用するためにやるべきこと

ポイントを押さえて総務BPOを導入すれば、コア業務への人材集中、業務の効率化などの様々なメリットを得ることができます。つぎに、総務BPOを有効に活用するためにやるべきことをご紹介します。

BPO会社と共通認識を持ち、クオリティコントロールを心がける

総務BPOを導入するメリットとして、従業員のコア業務への集中や、外部委託化による業務の効率化・標準化などを前述しました。このようなメリットを生む総務BPO業務を円滑に運営し、有効活用するには、継続した協力体制の構築が必要です。
具体的には、総務BPO業務に関係する情報は早めに共有し、対策方法を自社とBPO会社の双方で協議しておくことや、日々の業務進捗状況を双方が共有できる仕組みを構築することです。このような協力体制の構築が、結果的に業務品質を高く保つためのクオリティコントロールにつながります。

総務業務の範囲は各企業で大きく異なり、また総務BPOで対応可能なサービスも多種多様です。自社のどの業務を効率化するべきかを細かく吟味したうえで、企業全体の生産性向上・コスト削減につながる戦略のひとつとして、総務BPOの導入を検討されてはいかがでしょうか。

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パソナ日本総務部のBPOソリューション

BPO(業務委託）で自社のコア業務に人材・資源を集中する

知力と現場力が組み合わさった提案力

パソナ日本総務部が考えるBPO（業務委託）とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。