総務でキャリアアップ・スキルアップする3つの方法

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総務でキャリアアップ・スキルアップする3つの方法

総務でキャリアアップ・スキルアップする3つの方法

一般的に総務は業務範囲の幅が広く、会社全体に関わる業務を総合的に受け持つことが多いようです。
例えば、オフィスの環境整備、来客応対、社内イベントの企画などといった会社運営に欠かせない業務や、経理、勤怠管理などの労務、リスク管理なども担っています。
また業務内容によっては、法律的な知識やマネジメントスキルといった高い専門性を求められることもあるようです。

では、これらの知識やスキルはどのように学んでいけば良いのでしょうか。
今回は、総務業務に役立つ資格や、総務のキャリアアップ方法について解説します。

目次

    総務の仕事は幅広く専門知識が必要な場合も

    総務は、会社の運営に必要不可欠とされる業務を担っています。
    具体的には、「会社の施設管理」「機器・備品管理」「来客対応」「文書管理」「社内イベントの企画・運営」などが挙げられます。このように総務の業務範囲は広く、社内だけでなく外部の専門業者との関わりも多いためコミュニケーション能力が求められる場面も多いようです。

    また総務の仕事内容は企業によって異なるため、人事部や広報部の業務を担うこともあります。そのため労務管理、従業員のメンタルヘルス管理、個人情報保護法などといった専門知識が求められるケースも少なくありません。

    総務でキャリアアップする3つの方法

    総務でキャリアアップ・スキルアップする3つの方法

    総務としてスキルアップを図りたいと考えてはいるものの、有効な手段がわからない方もいるのではないでしょうか。ここでは、総務におすすめの資格やキャリアアップ方法についてご紹介します。

    資格を取得する

    先述の通り、総務の業務は幅広いため関連する資格も多数存在します。
    そこで、どんな資格があれば良いのか、またどのように勉強すれば良いか悩んでいる方に向けて代表的な3つの資格をご紹介します。

    おすすめの資格1:ビジネス・キャリア検定

    ビジネス・キャリア検定は、事務職に必要な専門知識の取得とその能力を評価する検定試験で、事務系職種ごとに試験があります。
    試験は1級、2級、3級、BASIC級のレベル別に分かれており、どの級からでも受験できるので自分に合ったレベルにチャレンジできます。
    試験分野・試験区分は全8分野44試験となっており、さまざまな分野を網羅しているため、幅広い業務への対応や知識が求められる総務におすすめの資格だといえます。

    おすすめの資格2:メンタルヘルス・マネジメント

    仕事や職場に対して強い不安や悩みを抱える方は年々増加傾向にあるとされています。その一方で、メンタルヘルスによる休職・退職者のある企業のうち、3分の1は具体的な対策を講じられていないとされています。

    一方で、メンタルヘルスによる休職者・退職者のあった企業の約9割が「メンタルヘルス問題に対して何らかの対策が必要」と自覚しています。このことから、企業側は従業員の精神的な悩みに対し具体的にどのような行動をとれば良いのかについて、頭を悩ませていることがわかります。

    メンタルヘルス問題の増加に対して人事を兼務することも多い総務としては、従業員の変化に気づき早めに対処することが求められます。
    そこでおすすめするのがメンタルヘルス・マネジメント検定試験です。これは精神的な疾患の未然防止に重点をおいた内容で、メンタルヘルスケアに必要な知識や対処法を習得できる内容です。

    コースは全部で3種類あり、このうち「マスターコース」が人事労務を管理するスタッフや経営幹部向けの内容です。メンタルケアの計画や外部の専門機関との連携方法、教育・研修などの知識を持つ人材を育成することを目標に掲げています。

    おすすめの資格3:中小企業診断士

    日本で唯一とされる経営コンサルティングに関する国家資格「中小企業診断士」は、企業経営や組織マネジメントに関する幅広い知識を生かし、ビジネスの発展を支えるのに役立ちます。ビジネス全体を支える総務部門では昨今、経営企画に近い性質を持った「戦略総務」といった役割も求められており、その流れに応える上でもおすすめの資格といえるでしょう。

    合格率は例年わずか4%前後と狭き門ですが、キャリアアップやビジネスパーソンとしてのさらなる成長を目指して受験に挑む方も多いようです。中小企業診断士の受験を通して現場で役立つノウハウや知識を大きく伸ばすことができ、マネジメントスキルの向上にも寄与します。
    さらに、将来的に経営コンサルタントとして独立したり、次のキャリアへ挑戦したりする際にも心強い味方となる資格です。

    社内でジョブローテーションをする

    ジョブローテーションとは、従業員の能力向上のために人材育成計画を立て、計画性をもって定期的に職場や部門を変えることを指します。
    ひとつの部門で2~3年の経験を積んだ後でほかの部門に異動することで、多様な知識や柔軟な発想が生まれるとされています。業務範囲が広くさまざまな部門とのかかわりを持つことが多い総務において、有効なキャリアアップ策の1つだと言えるでしょう。

    ジョブローテーションの目的は、主に3つあります。
    まず、社内の職種や部署を複数にわたって経験することで、自分の適性を見極めることができます。多くの企業では、新人研修の機会を利用しジョブローテーションでさまざまな職種を経験させたうえで、本人の希望や適性を考慮し正式な配置を決めることも多いようです。

    次に、会社全体の業務の流れを把握できることです。複数の職種を経験することで自分自身が担当する業務の役割や立場の理解が進むため、全体像を踏まえたうえで他の部門や職種との連携を強化できると考えられています。

    最後に、業務の属人化 を避けるためです。長い間担当が変わらないと、その担当者にしか業務の内容や進め方がわからなくなる可能性があります。ジョブローテーションを導入することで、その従業員が退職した場合などに起こるリスクを軽減し、複数の従業員間で業務内容の共有ができるとされています。

    もし会社にジョブローテーション制度があれば、自らのキャリアアップのため積極的に手を挙げることも検討してみましょう。

    経営層に近い総務部門へ転職をする

    組織が大きくなるほど、従業員と経営層との距離は遠くなりがちです。また業務範囲も組織の大きさに比例して細分化されやすいようです。そこで、例えば比較的小規模の会社など経営層に近い立場に総務のある会社に転職すれば、経営や会社方針を具体化するような大きな業務に取り組むチャンスが生まれ、大規模の企業では積めないような経験ができる可能性があります。

    また経営者は、国内外の経済・政治・業界の動向などの社会情勢を踏まえて意思決定をします。経営の近くに総務がある組織であれば、総務担当者がその判断材料となる情報を集め、企業にプラスとなる戦略を立てる経営企画的な役割を担うケースもあります。
    また経営層の近くで働くことでトップの考え方や経営的な視点が学べるので、自分自身の成長につながるといえるでしょう。

    重要性が高まる戦略総務とは

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    総務の仕事というと、従業員を影から支える「縁の下の力持ち」のようなイメージを持つ方も少なくありません。

    しかし最近は、社内全体の生産性を高めるために戦略的な思考を持って社内をマネジメントする「戦略総務」への取組みが求められています。総務の仕事は受け身だと思われがちですが、実は会社全体の目的や目標を達成するために既存の仕組みを改善する重要な役割を担っています。受け身から攻めの姿勢に転じるためにも、今回ご紹介したような資格を取得し専門性を高めることはひとつの手段として有効だと言えるでしょう。

    まとめ

    総務の業務は幅広く専門知識を求められることもあることから、キャリアアップするためには資格の取得やさまざまな経験を積むことが有効とされています。
    近年では、社内全体の生産性を高めるための改善策を戦略的に考える役割も求められています。生産性向上のために新しく、柔軟なアイデアを生み出していくためにも自分の業務に合わせたキャリアアップをはかってみてはいかがでしょうか。

    パソナ・パナソニック ビジネスサービスでは戦略総務に必要な思考法とスキルを学び、実践するPBS総務研修を行っています。戦略総務の基本を学べるコースから総務のプロを目指すコースまでそろっていますので、ぜひ一度お問い合わせください。

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    当社の強みは、「社会の問題点を解決する」というパソナの企業理念の下に培ってきた人材活用ノウハウと、総合電機メーカーであるパナソニックでの多種多様な業務経験をベ一スに、あらゆる業種業態のビジネスプロセスを分析し、ノンコア業務とコア業務を適切に振り分け、課題整理、業務設計、運用改善を実施します。そして、貴社がコアビジネスに人材・資源を集中できる環境を作ります。

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    PBSが考えるBPO(業務委託)とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
    そのために必要な人材が、設計をおこなうコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計をおこなっていきます。
    その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。

    PBSの総務BPOサービス

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