失敗しないプロジェクトマネジメントとは?管理の基礎と手法の学び方

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失敗しないプロジェクトマネジメントとは?管理の基礎と手法の学び方

失敗しないプロジェクトマネジメントとは?管理の基礎と手法の学び方

会社を取り巻く環境が大きく変化し続ける現在、急に上司から新規事業開発や社内プロジェクトなどの責任者に任命されるといったケースが増えているようです。日ごろからマネジメント業務に携わっている場合は問題なくこなせるかもしれませんが、管理業務についての知識やノウハウが無い場合は、さまざまな壁にぶつかることも多いようです。そこで今回は、プロジェクトマネジメントについての基礎から実践的な手法や、管理のポイントなどをご紹介します。

目次

    プロジェクトマネジメントとは?

    プロジェクトマネジメントとは、サービス・製品の開発や企画、遂行などの目標を達成するまでに生じるさまざまな業務を統括・管理することを指します。
    規模や期間、予算などにより大小さまざまですが、「複数の人材が関わる作業を、期日までに完遂させること」が目的です。
    仕事におけるプロジェクトには「始まり」と「終わり」が明確に存在します。その過程をすべて管理していくコントロール力や調整力が必要です。定型業務、定常業務をこなしていくのとは異なる管理能力・マネジメント力が求められるのが、プロジェクトマネジメントです。

    プロジェクトマネジメントを総括するポジションは、PM(プロジェクトマネージャー)と呼ばれることが多いようです。チームの責任者として進捗管理・タスク管理・リソース管理・リスクヘッジ・予算管理など、さまざまな面で重要な役割を担うポジションです。

    プロジェクト管理の基本!フレームワーク「PMBOK(ピンボック)」

    失敗しないプロジェクトマネジメントとは?管理の基礎と手法の学び方

    プロジェクト管理にはさまざまなスキル・知識が求められるため、マネージャーという名称であっても大きな負担と責任が伴います。そんなプロジェクトマネジメントの基本となる考え方が「PMBOK(ピンボック)」と呼ばれるフレームワークです。

    PMBOKとは「Project Management Body Of Knowledge」の略語で、日本語に直すと「プロジェクトマネジメントを行う上で必要となる、体系的な知識」を指します。アメリカの非営利団体PMIが1987年に同名のホワイトペーパーとして出版し、1996年にガイドを発表して以降、プロジェクト管理を考える上での標準的なフレームワークとして世界中で普及しました。

    PMBOKをプロジェクトマネジメントに取り入れる目的は、プロジェクトの実行において重要な三要素である「QCD(品質・費用・納期)」を効率的かつ滞りなく管理するためです。
    PMBOKではプロセス(過程)の管理を軸としたマネジメントに主眼が置かれていることが特徴的で、従来の品質やスケジュールといった「結果」のみを重視するアプローチとは大きく異なる点が画期的であったとされています。

    PMBOKの内容は「5つのプロセス」と「10の知識エリア」で構成される

    PMBOKの内容は主に「立ち上げ(Initiating)」「計画(Planning)」「実行(Excecuting)」「管理/監視(Controlling)」「完結/終結(Closing)」 の5つのプロセスで構成されています。

    加えて、PMBOKにおいてプロジェクトマネジメントに必要な知識は
    ・統合マネジメント
    ・スコープマネジメント
    ・スケジュールマネジメント
    ・コストマネジメント
    ・品質マネジメント
    ・資源マネジメント
    ・コミュニケーションマネジメント
    ・リスクマネジメント
    ・調達マネジメント
    ・ステークホルダーマネジメント
    という、計10種の領域(エリア)に分けられています。

    一見複雑なようにも見えますが、前述のようにセクションを細分化することがプロジェクトをより効率的に、そしてトラブルなく完了まで導くことを可能にします。

    初心者必見!プロジェクトマネジメント6つの手法

    プロジェクトマネジメントにおいて効率の良い方法とされるPMBOKですが、プロジェクト管理を実際に行った経験がない場合には理解しにくい面もあるのではないでしょうか。そこで、ここではプロジェクトマネジメントの実行に役立つ6つの手法についてご紹介します。

    進捗管理

    進捗管理とは、作業スケジュールに対するタスクの進行度の差異を把握し、計画にズレが生じているかどうかを都度確認することです。多くの場合、各タスクを担当者ごとに割り振ることで、より細かく「誰が、どこで、どの程度の」進捗を出しているかを把握できるようにします。
    進捗管理はプロジェクト管理の中でも特に重要となるマネジメント手法で、計画の調整や軌道修正を行うために欠かせないものであると言えるでしょう。

    ガントチャート

    ガントチャートとは前述した進捗管理をより効率化するための手法で、タスクごとのスケジュールと達成度をチャート形式で棒グラフ化したものです。
    縦軸に各タスクの項目を、横軸に日付をそれぞれ入力し、タスクの内容や担当者、開始日や終了日などを記録しておき、全体進捗とタスクごとの進捗状況を目視で確認することができるようにして運用します。

    PERT

    PERTとは「Program Evaluation and Review Technique」の略語で、プロジェクトを工程別に分け、それぞれの進行に必要な日数や作業の順序を図式化する手法です。工程ごとの関係性を図式にすることで、「何にどれだけ工数がかかるか」をわかりやすく理解できます。

    タイムライン

    タイムラインとは、プロジェクトの進行上発生するタスクを時系列順に並べて把握する管理手法です。スケジュールを1本の線に見立て、期間中にやるべきことを順序立てて整理することに役立ちます。
    ガントチャートにもタイムラインと似通った性質があり、各タスクの関係性や進捗状況をよりわかりやすく整理できることから、現在ではガントチャートでのプロジェクトマネジメントがより一般的な手法であるとされています。

    WBS

    WBSとは「Work Breakdown Structure」の略語で、作業分解構成図とも言われます。いわばプロジェクトの設計図のようなもので、ツリー状の図式でプロジェクトの進行に必要なタスクを細かく整理する役割を持ちます。
    プロジェクト管理の中でも計画段階で特に重要な管理方法であり、例えば「ウェブサイトを作成したい」場合、「A:要件定義」「B:設計・開発」といった風に作業をカテゴライズし、作業カテゴリーごとに必要なタスクを細分化して洗い出すのに有効です。

    マインドマップ

    マインドマップとは、プロジェクトに関連する要素をキーワードやイラスト、写真などでリストアップしていく手法です。プロジェクト管理というよりは思考整理、アイデア整理の際に活用されることも多く、実行したいプロジェクトに必要な事柄や達成すべきタスク、想定されるリスクなどを整理しつつ不足している要素を発見するのに役立ちます。

    失敗しない!プロジェクトマネジメントの3つのポイント

    失敗しないプロジェクトマネジメントとは?管理の基礎と手法の学び方

    ここでは、プロジェクトマネジメントを実践する上で重要な3つのポイントについて解説します。プロジェクト管理においては、前述した通りQCD(品質・費用・納期)の3点を意識することが大切です。管理手法について整理できたところで、マネジメント業務に必要な要素を見ていきましょう。

    品質管理

    プロジェクトの成否を大きく分ける要素が、実際に完成する成果物の品質(クオリティ)です。「スケジュールや予算通りにプロジェクトを達成すること」はあくまでもスタートラインと考え、成果物のクオリティをいかに限られたリソースの中で向上させられるかに主眼を置く必要があります。
    具体的には品質管理の基準を明確に定めておき、それによって諸作業へのフィードバックや結果のレビューなどを行い、より良い結果につながるよう改善を目指すことがポイントです。

    スケジュール管理・納期管理

    品質管理と並んで重要となるのが、スケジュールと納期の管理です。多くのプロジェクトが失敗する原因には、スケジュールの遅れや計画のズレが関係します。加えて、いくら成果物のクオリティが高くとも、納期を超過していては正しい評価は得にくいでしょう。さらには、スケジュール管理上の問題は往々にしてクオリティや予算、各人材への負担を強いることにつながります。

    スケジュールや納期を設定する際には、達成に際して無理がなく、かつできる限り最短の形を目指して理想的なスケジュールを設定する必要があります。加えて、時には前倒し・後ろ倒しといった調整もこまめに行っていくことが重要です。

    予算管理・コスト調整

    プロジェクトマネジメントを行う上でつい後回しにしがちなのが、予算管理やコスト管理といった要素です。しかし、企業活動において利益を生み出すためには、いかに予算内でプロジェクトを完遂できるかが重要です。予算オーバーによる目標達成は、プロジェクト自体が仮に成功だったとしてもビジネスとしては成功と言えないでしょう。
    プロジェクトマネージャーとしては、計画時に想定した予算と実際に消化した予算に乖離が生じないよう、各工程で生じるコストを慎重に管理することが求められます。

    プロジェクトマネジメント能力を身につける方法は?

    ここまで、プロジェクト管理の手法やポイントを具体的に解説しました。とはいえ上述した事柄はあくまでプロジェクトマネジメントにおける一部の要素となり、実際のマネジメントスキルを養うためにはさまざまな知識を広く身につけることが求められます。そこでここでは、プロジェクトマネジメント能力を養うための方法をご紹介します。

    資格を取得する

    プロジェクト管理は、IT業界を始めとするさまざまな業界で広く求められる普遍的なスキルと言えます。そのためプロジェクトマネジメントに特化した資格試験も存在しており、合格に向けた研鑽を積むことである程度の能力を養うことも可能です。
    具体的には、IPA(独立行政法人 情報処理推進機構)が主催する「プロジェクトマネージャ試験」やアメリカのPMI(Project Management Institute)が認定する国際資格「PMP(Project Management Professional)」などがそれに該当します。難易度は高いですが、合格に向けた学習・実践を積むことでスキルは確実に向上すると言えるでしょう。

    本で学習する

    プロジェクトマネジメントには、初心者向けのものからより高度で実践的なものまで、さまざまな専門書籍が存在します。そのため、プロジェクト管理の手法を本で学習することも可能と言えるでしょう。とはいえ、「書籍で学んだ内容=実践で役立つ内容」とは限りません。あくまでも知識のひとつとして、実務経験と並行して学習していくことが理想的です。

    研修に参加する

    プロジェクトマネジメントに関するさまざまな研修も行われています。企業によっては社内研修を行っていることもありますが、多くの場合は専門業者が開講している外部研修やセミナーを受講するようです。先ほど紹介したPMBOKなどの知識講座や現場を体験することができるもの、PMPなどの資格取得に役立つものなど、その内容はさまざまです。自身のレベル感に合う研修を選択すると良いでしょう。

    まとめ

    今回はプロジェクトマネジメントについて、基礎知識からプロジェクト管理の手法、失敗しないためのポイントやマネジメント能力の養い方などを幅広くご紹介しました。プロジェクト管理を担うPMは非常に大きな責任を背負う分、プレイヤーでは得られない体験や裁量を得ることのできるポジションでもあります。時には管理ツールなども活用しつつ、今回の記事を参考にぜひプロジェクトを成功に導くための道筋を築き上げてください。

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    そのために必要な人材が、設計をおこなうコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計をおこなっていきます。
    その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。

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