総務アウトソーシングのメリットとデメリットとは?

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総務アウトソーシングのメリットとデメリットとは?

総務アウトソーシングのメリットとデメリットとは?

企業の運営を支える「縁の下の力持ち」的ポジションといえば、社内のさまざまな業務を請け負う総務部門でしょう。
人材の管理や採用などを専門的に行う人事部門や、社内の金銭フローを統括する経理部門、法律に関する仕事を行う法務といった他のバックオフィスに比べ、より業務範囲が広いことが総務部門の特徴のひとつです。
業種・業態や組織規模によっては総務部門を構えていない場合や、人事・経理・事務などのタスクもまとめて総務で担っている場合もあるでしょう。
今回はそんな総務部門が担う業務をアウトソーシングするメリット・デメリットを確認しつつ、実際にアウトソースを進める上でのポイントや注意点についても説明します。

目次

    総務アウトソーシングとは?

    総務アウトソーシングとは、企業の総務部門が抱える多種多様な業務を外部業者へ委託することを指します。法務や経理、人事などとは異なり、さまざまなタスクを内容に応じて外部委託することになるため、組織によって外部委託する内容はさまざまです。
    そのため、総務業務のアウトソーシングを考える上では「何が課題となり、どのような問題が生じているか」を確認した上で、委託内容や利用するサービスを選択する必要があります。

    総務アウトソーシングが必要な理由・背景

    総務業務のアウトソーシングが必要である理由はさまざまですが、主な背景としては「人材不足」「コスト・工数の削減」「生産性向上」といった要素が重要視されていることが挙げられます。

    日本における高齢化の進行や労働人口の減少は大きな問題となっており、 2020年の内閣府発表においても、高齢化率(全人口に対して65才以上が占める割合)が28.4%になったと示されています。
    世界でもっとも高齢化が進んでいるとされる日本では、若年層や労働人口が大きく減少し、業界を問わず慢性的な人材不足に悩まされています。そのため生産性の向上や工数、コストの削減などが重要な経営課題とされており、「組織内ですべての業務を賄う」といった従来のスタイルが成立しづらくなっているのです。

    このような状況を改善するために求められているのが、ほかのリソースにより代替が可能な定形業務のアウトソーシングです。
    当然、企業経営において総務部門が欠かせないことは言うまでもありませんが、限られた人材の力を生かすためには総務部門などバックオフィスの定形業務を、専門業者の手に委ねることが必要とされつつあります。

    総務部門をアウトソーシングするメリット

    総務アウトソーシングのメリットとデメリットとは?

    では、総務部門の抱える業務をアウトソーシングすることで、どのようなメリットがもたらされるのでしょうか。

    まず考えられるのが、ビジネスの展開と直接的に関わる「コア業務」へ人的リソースを集中できるようになることです。
    どのような企業にも主軸となるビジネス形態が存在します。これは、「事業ドメイン」などの用語で説明されるような事業活動の内容や領域、ターゲット範囲などを含むものですが、当然業績を左右する重要度の高い仕事です。それに対し、総務などバックオフィスが請け負うのは、主にコア業務のバックアップとされる「ノンコア業務」です。

    総務アウトソーシングを行うことで、従来ノンコア業務へ配分していた人的リソースをコア業務に集中させられます。つまりアウトソース化により、業績の向上やビジネスの拡大などが期待できると言えるでしょう。
    加えて総務部門にかかるコストは外部委託によって変動費化できるため、年間の業務繁閑や会社移転、株主総会など大型プロジェクトの発生時期によって異なる業務量に合わせたコスト配分が可能になります。
    さらには総務業務を専門的に請け負うプロフェッショナルへと諸作業を委託することで、結果的に業務のクオリティを底上げできるといったメリットも期待できるでしょう。

    総務部門をアウトソーシングするデメリット

    総務アウトソーシングにはコスト面でもクオリティ面でも大きなメリットがありますが、一方で以下のような懸念点があることも事実です。

    ノウハウが社内に蓄積されにくくなる

    まず大きな懸念点とされるのが、業務のプロセスや実務の処理に関するノウハウが社内に蓄積されにくくなることです。
    外部委託によってそれまで内製で進めていたタスクが社内から離れるため、一度アウトソーシングを進めると再び内製化を行う時にノウハウや知識の不足に悩まされる場合もあるでしょう。

    セキュリティ面でのリスクが考えられる

    情報漏洩やサイバー攻撃といったセキュリティ上のリスクを抱えることも懸念されます。もちろん、多くのアウトソーシング先では高水準の情報セキュリティ体制を整えているものの、やはり社外に業務に関する情報を共有すること自体に相応のリスクが内在すると言えるでしょう。
    ほかにも、イレギュラーな処理の依頼など柔軟性が求められる場面との親和性の低さや、新たに外部企業との契約することになるため金銭面での大幅なコスト削減効果は見込みにくい、といった事柄が想定されます。

    とはいえ、そもそも総務業務のアウトソーシングはコスト削減だけを目指して導入されるものではなく、むしろ人的コストや業務の管理工数といった全体的な問題を改善するために非常に効果的です。むしろ社内ですべての業務を担うこと自体にさまざまなデメリットがあるため、結果的に委託化のメリットの方が上回ると考えられます。

    総務アウトソーシングのポイント・注意点

    最後に、総務アウトソーシングを実際に進める際のポイントや注意点についてご紹介します。

    アウトソーシング時には「目的」と「範囲」を明確に

    総務アウトソーシングといっても、総務部門の作業をすべてそのまま依頼することは少ないでしょう。多くの場合、内容と必要に応じて一部の作業を外部委託する運用方法が採用されます。

    まず考えるべきは「何を目的にアウトソーシングを利用するか」を明確化することです。組織によって業務上の課題はさまざまで、人材不足が深刻な場合や総務にタスクが集中しているなど多岐にわたります。そのため事前に課題を洗い出した上で、その課題解決につながる業務を外部委託することから始めていくとよいでしょう。
    加えて、委託する業務の内容や範囲についてもなるべく検討段階の時点で明確化しておくことをおすすめします。

    総務アウトソーシングを請け負う専門業者はプロフェッショナルですが、会社によって業務の内容や運用ルールは大きく異なるため、細かく依頼の内容や範囲を指定しなければ十分なパフォーマンスを発揮することが難しい場合があります。権限の共有範囲や業務処理の対応範囲などをあらかじめ定めておき、イレギュラーの発生時には社内で対応する、といったスタイルが理想的です。

    情報共有を継続的に行う体制づくり

    総務アウトソーシングを活用する上で重要となるのが、情報共有の体制を整えることです。
    総務部門をアウトソーシングする際の懸念点として「社内にノウハウが蓄積されづらい」ことを前述しましたが、これは情報共有が不十分な場合に発生しやすい問題です。

    そこで、「どのようなプロセスで業務を行っているか」「どのような問題が発生したか」といった業務に関する定期的な情報共有を徹底するよう、あらかじめルールを制定しておくことをおすすめします。これにより、アウトソーシング導入後も業務の内容や流れ、知識などを社内で持つことができるでしょう。

    まとめ

    総務アウトソーシングのメリットとデメリットとは?

    人手不足や業務効率化の推進といった問題を受けて、総務アウトソーシングの重要性が認知されつつあります。派遣会社の利用などによってリソース不足などの問題を解消する方法もありますが、その場合でも社員による指揮命令や、急な欠勤時には社員がバックアップをせざるを得ないなどの問題は生じるでしょう。
    特に工数削減や人的リソースの有効活用といった見地から考えると、外部委託がより有効に働くことが十分に考えられます。この機会に適切に業務の切り出しを行い、円滑なビジネスの展開を目指してはいかがでしょうか。

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