総務を業務委託するメリットとは?ポイントや注意点もご紹介

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総務を業務委託するメリットとは?ポイントや注意点もご紹介

企業の業務には大きく分けて事業の中核を成す「コア業務」と、業務遂行をサポートするための「ノンコア業務」の2種類が存在します。
このうちノンコア業務の例としては、人事や経理、総務といったバックオフィス系のものが主に挙げられます。なかでも総務関連の業務は、タスクの内容が多岐にわたるものの定型的な事柄が多いため外注化を進めやすい領域だと考えられます。そのため、総務を外部事業者へ業務委託している企業も多く存在します。
今回は総務業務のなかで外部委託することができる作業を整理しつつ、総務業務を委託するメリットやデメリット、委託時のポイントと注意すべき点などについてご紹介します。

目次

    総務部門の業務内容とは?主要な例を整理しよう

    総務部門は、多くの場合企業の「何でも屋」として多岐にわたる業務を遂行しています。 まずは、一般的な総務部門が抱えている業務の内容を整理しましょう。

    総務の業務内容の一般的な例

    ここでは、総務の主な業務内容についてご紹介します。

    福利厚生に関する業務

    従業員の福利厚生にまつわる制度を整えたり、遂行したりする業務です。

    CSR活動

    CSRとは「企業の社会的責任」を指す言葉で、社会への利益提供や地域貢献、安全や環境衛生への配慮といった幅広い領域を定義します。企業が自社の利益追求に留まらず社会に向けたCSR活動を実践していく時には、しばしば総務部門が指揮を執ることがあります。

    社用備品の管理・購入

    業務上必要なオフィス用品や消費財などの在庫状況を管理し、必要に応じて購入していく業務です。

    社内文書の管理・作成

    議事録や稟議書、辞令や連絡事項など、さまざまな情報を社内に向けて通達する文書の作成や管理も多くの場合総務が担います。

    部署間・従業員間の連絡調整

    顧客から従業員への電話連絡の取次や、従業員間の連絡に関する調整業務も総務の仕事とされることが多いです。総務部門は、社内における調整役としての役割も担っています。

    社内イベント・社外イベントの企画運営

    総務は歓送迎会や社員旅行、研修といったイベントの企画・運営を他部署と連携して実施することもあります。場合によっては株主総会や展示会、セミナーなどの社外イベント運営に携わることもあります。

    消防・防災対策の実施

    一般的に消防設備の整備やBCP(事業継続計画)の策定、防災備蓄品の管理などの災害対策も総務が担う業務です。大規模な自然災害を機に、近年ますます重要性が高まっている領域といえるでしょう。

    来客対応・受付

    取引先や顧客の来客対応や受付といった業務は、総務が組織の顔として担当することが多いです。

    行政・公的機関への対応

    業種や業界によって異なりますが、ほとんどの企業が行政と何らかの手続きを進めます。人事など別部門が担っている領域以外の行政対応は、多くの場合総務の仕事です。
    以上はあくまでも一例ですが、総務部門は上記のような業務を日々遂行しています。企業の事業内容や規模、組織体制によっても変化するものの、これらの多くは定型的なタスクとして処理可能と考えられます。

    総務業務のうち外部事業者に委託できるものは?

    総務の業務内容を外部事業者へ委託する時には「業務の普遍性」「個人への依存性」を軸として委託しやすいもの・難しいものに分け、優先順位付けを行うとよいでしょう。
    基本的には、同じ総務の業務でも組織独自のものとそうでないものに大別することができます。独自性の高い業務は、外部事業者が内容を把握するのに大きな工数がかかります。

    さらに特定の個人が持つ専門技術や知識などのスキルに依存する業務についても、外部事業者への委託に至るまでに大きな工数が必要となります。 そのため、たとえば備品管理やイベントの企画運営、福利厚生の導入や連絡対応・受付などの業務は比較的外部委託しやすいといえるでしょう。

    総務の業務を外部委託するメリット

    ここまで、総務部門が抱える業務の内容や外部委託することができる業務について整理しました。ここでは、総務の業務を外部委託するメリットについてご紹介します。

    コスト削減につながる

    総務にかかわらず、業務の遂行には人件費などの固定費が必要となります。そのため、すべての業務を内製化することはコスト面での圧迫につながるおそれがあります。
    コア業務と比べてアウトソーシングしやすい総務の業務を外部へと委託することで、人件費などの固定費を変動費に転化し、コストの削減をはかることができます。

    コア業務へ集中することができる

    総務などの業務を外部委託することで、人的リソースをコア業務へと集中させることもできます。
    総務に関する仕事を外部事業者へと一任すれば、組織全体の負担を抑えつつコア業務へと注力できるようになるでしょう。

    業務のクオリティが向上する

    特定の業務を専門的に展開する外部事業者は、豊富な経験と業務ノウハウを蓄積しているプロフェッショナルです。そのため、総務に関する業務を外部委託化することで業務のクオリティ向上を期待できます。

    総務の業務を外部委託するデメリット

    一方で、総務業務を外部委託することにはデメリットも考えられます。ここでは、そのデメリットをご紹介します。

    機密情報漏洩のリスクが発生する

    総務部門が関わる業務の多くは、社内における機密情報と密接な関係にあります。たとえば従業員の個人情報や取引先との契約内容、会計関連の情報などにも触れる可能性があるため、外部事業者への業務委託には情報漏洩のリスクが伴うことが考えられます。

    従業員同士の連帯感や企業文化が薄れる可能性がある

    業務の多くを内製化している企業では、自ずと独自の文化や企業風土が醸成されるようになります。総務部門には従業員の連帯感を高め、業務が円滑に展開されるように努める役割もあるからです。

    しかしながら総務に関する業務の多くを外部委託していくと、連帯感や企業文化などが希薄になる場合があります。また、現場の従業員の細かなニーズに対応できなかったり、組織にドライな雰囲気が広がったりする可能性も生じます。

    総務の業務を外部委託する際のポイントや注意点

    総務業務を外部委託するメリットとデメリットについて整理できたところで、続いては外部事業者へ業務を委託する際のポイントや注意点をご紹介します。

    まずは外部委託する業務内容を整理する

    総務関連の業務を外部委託するにあたって、もっとも重要となるのが委託する業務内容の整理です。自社の業務内容を細かく切り分け、置換可能なタスクを洗い出しましょう。
    コストや工数が多く生じている業務や自社で担うことが困難な業務、固定化された作業などを優先的に委託することがポイントです。
    反対に、自社ならではの専門的な業務が多い場合などは外部委託が困難になるケースがあるため、無理にアウトソーシングを考える必要はないでしょう。

    セキュリティリスクについての対策を徹底する

    前述した通り、総務に関する業務を外部委託する時には情報漏洩などのセキュリティリスクが懸念されます。外部事業者選びの時には実績やコストはもちろん、セキュリティ面で信頼のおける企業かどうかを見極めつつ、委託時の作業内容を細かく指定することが重要です。

    パートナーとする企業の特性を見極める

    外部委託する業務を決定し外注先とする事業者を選択する時には、各企業のサービスの特性を見極めることをおすすめします。
    専門性の有無や規模感・業種との相性、フォローされる業務の範囲やコストパフォーマンスなどさまざまな観点から比較検討する必要があります。
    委託時には依頼する業務の内容や範囲、サポート体制などについても細かな調整が必要です。

    外部事業者との密なコミュニケーションを心がける

    総務業務の委託といっても、当然単に業務を丸投げすることはおすすめしません。パートナー企業と業務について密なコミュニケーションを心がけ、運用課題の洗い出しやPDCAサイクルの回転をもとにしたフィードバックなどを定期的に行いましょう。
    業務を任せきりにすると思ったような成果を得ることができず、外部委託がかえってマイナスになることも想定されます。

    まとめ

    今回は総務部門にまつわる業務についてを、外部事業者へ委託するメリットやポイントを含めてご紹介しました。
    デメリットも想定されるものの、導入時や運用時に適切かつ丁寧な調整を行っていけば、内製での業務遂行よりも大きなメリットを享受することができるでしょう。
    とくに固定費を変動費に転化しつつ、人的リソースをコア業務へと集中させることができるメリットは組織にとって大きなプラスとなるはずです。

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