コスト削減・経費削減の必要性

たとえば人件費や通信費など、企業活動を行う中ではさまざまなコストが必ず発生します。それらほとんどが業務遂行に不可欠な出費ですが、企業の持つヒト・モノ・カネのリソースには限りがあります。そのため、適切な支出を行っていくことが重要です。

企業における最終的な目的は、組織によって違いこそあるものの「利益をあげる」ことです。
利益を一言で説明すると、「売上－コスト＝利益」という図式で表すことができます。つまり、コストを抑えることが利益の拡大に直結するのです。

しかし、コストや経費の削減はただ闇雲に進めれば良いわけではありません。不要なコストを削減し、業務遂行に必要なコストを確保する「選択と集中」が重要です。

削減を考える前に、まずはコストの種類を整理しよう

人件費

企業運営上で大きな割合を占めるのが、「人材」に関するコストです。人件費には従業員に支払う給与や時間外手当、賞与や保険・年金などが含まれます。
企業の売上高に占める人件費の割合を示す数値に「売上高人件費比率」がありますが、この割合が高いと「人件費が企業利益を圧迫している」といえます。

財務省の資料によれば、人件費比率は多くの人的リソースを要する製造業において、とくに高まる数値であると報告されています。
人件費比率の上昇は営業利益の低下にもつながりますが、人件費を削減するために従業員の待遇を下げることは良い選択とはいえません。日本における働き手の減少と雇用の流動化が進む中、待遇は従業員の働く意欲に直結します。まずはできるだけ、ほかのコストの削減から考えるようにしましょう。

人材採用・教育に関するコスト

人材採用や教育に関するコストも、人件費と同じく割合の大きな出費です。求人広告の出稿や企業説明会・インターンシップなどの開催が主な要素ですが、これらには選考や運営管理など人的リソース・時間的リソースも相当数発生します。
さらに、新卒採用の場合は従業員を一人前にするまでに多くの教育コストを要します。当然、新卒に限らずすべての従業員にも継続的な研修教育が必要です。

採用・教育に関するコストも企業運営における必要経費ですが、たとえば従業員の配置転換や多能工化で人員の増加を抑えることを視野に入れた教育に取り組めば、抑制の余地があるコストといえます。

間接コスト

企業活動の軸となる業務に付随的に発生するコストです。たとえば広告宣伝費や販売促進費、物流関連費などがこれに該当します。
各企業の業種・業態によってもさまざまですが、定期的に運用などを見直し、費用対効果を高めることで結果的にコスト削減へとつながるでしょう。

オフィス管理・維持費

忘れてはならないのが、オフィスの維持・管理に対して発生するコストです。賃料や水道光熱費、通信費やシステム維持費など、多岐にわたる経費が日々発生しています。
オフィスの規模に応じて総量が増えていく傾向にあるコストだと言えます。

コスト削減・経費削減の考え方

現状把握と業務プロセスの可視化により、問題を洗い出す

まず行うべきは、業務プロセスを見える化し現状発生しているコストを把握することです。コスト削減を考えるうえでよくある悩みに、「そもそも、どこから着手すべきなのかわからない」というものがあります。これは各業務のプロセスや、実際に発生するコストの詳細を把握できていないことが原因といえます。

企業活動には利益に直接的に寄与する「コア業務」とそれをサポートする「ノンコア業務」があります。これらには形骸化や二度手間など不必要な業務が含まれている可能性があります。
まずはプロセスをつぶさに確認し、課題を探りましょう。

削減目標を従業員へ共有し、社内にコスト削減意識を広める

コスト削減・経費削減が可能な要素を洗い出したら、続いては社内に向けてコスト削減についての改善策や削減目標を具体的に共有し、コストや経費への意識を高めましょう。
ただ漠然とコスト削減について周知するのではなく、「紙の使用量を〇〇％減少させる」「水道光熱費を〇〇円削減する」と具体的に伝えることが効果的です。目標を立てることで、問題を意識しやすくなるでしょう。

改善策は全社で取り組まなければ、思ったような成果は発揮しづらいでしょう。たとえば消耗品の節約など、簡単なことから徹底するように根気強く啓発することをおすすめします。

コスト削減施策の検証・改善を行う

コスト削減を考えるうえでもっとも重要なのが、常に削減の結果を検証しさらなる改善を行うことです。
「目標を達成することができた、できていない」といった抽象的な振り返りではなく、「目標に対して何％の達成率で、どのような取り組みを実践した結果か」といったことを正確に検証し、次の改善に役立てましょう。PDCAサイクルを意識して、常に運用・改善を続けることが重要です。

コスト削減の方法や注意点を解説

続いてここでは、コスト削減の方法や注意点をご紹介します。

通信費・光熱費などのインフラ面を見直す

通信費や光熱費は、目に見えにくいものの膨大なコストを要します。業務上必須ではあるものの、契約内容を正確に検討すれば業務に影響を与えずにコストの削減ができるでしょう。

たとえばインターネットや電話の契約を、より安価なプランへ変更することや固定電話の廃止、電力会社の変更なども考えられます。ただし、ランクを下げることで通信速度が低下するなど、業務のパフォーマンスが低下することのないように気をつける必要があります。

広告宣伝費を再考する

ほとんどの企業で多くの予算が計上されている広告宣伝費ですが、時には使い道を見直すことも重要です。場合によっては広告媒体や手法が企業のサービスや製品、ターゲットとする客層と合っておらず、効果的に使われていない可能性もあります。
とくにウェブ広告の場合はパフォーマンスをデータで定量的に計測することができるため、改善を行いやすいとされています。

外部委託（アウトソーシング）が有効なことも

すべての業務を内製で行わず、一部をアウトソーシングすることがコスト削減につながる場合もあります。事務処理や備品管理といったノンコア業務はもちろん、マーケティング活動や電話対応などさまざまな業務を専門業者に外部委託することで、コスト削減と作業の質向上を目指せます。

パソナ日本総務部では主に総務や管理部門におけるノンコア業務を幅広くフォローする、アウトソーシングサービスを提供しています。ぜひ一度お問い合わせください。

コスト削減・経費削減に取り組む際の注意点

コスト削減や経費削減に取り組む時には、一部の部門や従業員だけに負担を強いることのないよう気をつける必要があります。
これらは不公平による部門間の軋轢やモチベーションの下落、生産性の低下を招きかねません。
コスト削減には必ず組織全体で取り組み、納得性の高い内容となるようにしましょう。

まとめ

コストの削減は、利益の向上と同じ価値を持つ重要な取り組みです。一方で適切に遂行しなければ思うような成果が出ず、むしろマイナスに作用することもあるため注意が必要です。
近年ではテレワークやフリーアドレス、ペーパーレス化を実践する企業も増え、よりコストのかからない新たな働き方にも注目が集まっています。新たな働き方に対応するためにも、コストや経費のあり方を見直すところから始めてみてはいかがでしょうか。

パソナ日本総務部では、大手人材企業のパソナグループの人材活用ノウハウと、パナソニックグループの総務業務を長年にわたり受託してきた実績の強みを生かした、アウトソーシングサービスを提供中です。ぜひ一度お問い合わせください。

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