経費削減の方法と考え方とは?ポイントや実行の流れを解説

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経費削減の方法と考え方とは?ポイントや実行の流れを解説

企業運営を行ううえでもっとも重要なのは、できる限り多くの利益を生み出すことです。その利益は、売上の増大とともに経費削減によってももたらされます。
今回は経費削減による利益向上をテーマに、重要視される理由や経費削減を試みる前にすべきこと、効果的な経費削減方法などをご紹介します。

目次

    そもそも、企業における経費とは?

    まずは前提として、企業における経費とはどのようなものか、大まかな区分とともに整理していきます。
    経費とは、企業活動において発生する費用の総称です。消費財の購入や製品の仕入れ、オフィスの賃料や水道・光熱・通信費、給与の支払や外注先への報酬など、さまざまな出費が該当します。
    主に経費は「人件費」「広告宣伝費」「交際費」「通信費」「旅費・交通費」「消耗品費」「研究開発費」「租税公課」「雑費」などに区分されます。細かな解説はここでは省略しますが、基本的に組織運営のために利用される費用はほぼすべて経費として扱われます。

    経費削減が重要視される理由

    企業経営にとって経費削減が重要視される理由は、当然のことですが利益に直結するためです。
    企業における利益は、営業活動で得られる売上から原価と生じた経費(コスト)を差し引いたものになります。さまざまな経費が積み重なっていくことは、すなわち利益の低下につながります。逆をいえば、不必要なコストを削減すれば利益は結果的に向上します。

    総売上高を向上させる手段は、基本的には顧客増か単価増のいずれかに大別されます。しかし、どちらも一朝一夕で達成ができるものではありません。
    これに対し、経費削減は売上を獲得する営業部門だけでなく組織全体で取り組むことができます。少しでも無駄な経費をカットできれば、おのずと利益率は向上します。

    以上のことから、経費削減はあらゆる企業にとって重要視されています。

    経費削減によって得られるメリット

    経費削減で得られるメリットは、もちろん利益率の向上による間接的な売上増加です。しかしそれだけに留まらず、削減した経費を別の取り組みに使うことや、無駄を排除することで生産性向上を目指すなどのメリットもあります。
    たとえばエネルギーの無駄遣いを防止する省エネ観点での経費削減が、企業イメージの向上をもたらすという副次的なメリットも生むなど、削減の方法次第では売上面だけでなく会社全体の価値向上なども期待できます。

    経費削減を実行する前に注意すべき事柄

    とはいえ経費削減を闇雲に実行すると、むしろ逆効果になる可能性も懸念されます。そこで、経費削減における注意点を整理します。

    まず、経費のうち大きな割合を占める「人件費」ですが、従業員の待遇を下げるとモチベーション低下や離職といったリスクが考えられるため、削減には非常に慎重な判断が必要です。人件費の削減で実業務の進行に支障をきたしたり、各従業員の負担が増えたりといった事態を招くのは本末転倒です。もしやむを得ず削減を試みる場合においても、時間外労働を減らすなど従業員サイドにもメリットがあるアプローチを試みるとよいでしょう。

    経費削減を実際に進める際の流れ

    ここでは、経費削減を実際に進めるにあたっての流れを解説します。

    まずは必要経費と不必要な経費を洗い出す

    経費削減を考えるうえで、まずは経費全体の内訳を入念に見直して必要か不要かを整理しましょう。
    たとえば紙の資料を減らしてペーパーレス化をはかったり、メイン事業と直接的な関わりのない業務をアウトソーシングしたりするなど、不必要であったり優先順位が低いと考えられる項目を洗い出し、実行にあたって無理のない計画を立てるようにしましょう。

    経費削減で得られる効果の試算

    不必要と考えられる経費をいくつかリストアップしたら、続けて経費削減で得られる効果を試算しシミュレートします。たとえば、光熱費や消耗品費など削減が比較的容易な項目であれば、経費削減の実行作業にかかるコストよりも削減できる経費が長期的に上回るため、確実な効果を得られることがわかります。
    これに対し、たとえば通信費や広告宣伝費といった経費の削減をシミュレートしていくと、削減による業務のやりにくさや機会損失といったリスクも浮かび上がってきます。そのため、プラスの効果が得られるとは一概にいえないでしょう。

    必要経費と無駄なコストの違いは、企業ごとのビジネスモデルや規模感などによって千差万別です。そのため削減対象を決定する前には、綿密な検証が必要なのです。

    目標設定と組織全体への周知

    削減対象の経費が決定すれば、続いて具体的な数値目標を設定し実施する内容を全社へ周知します。たとえば「消耗品費を3カ月後に15%削減する」という目標であれば、まず具体的にどのように減らしていくか、現場での取り組み方やルールなどを決定しておきます。
    経費削減のための施策や取組み内容が決定された後に、組織全体へ経費削減の内容や意図を説明します。全社での経費削減に対する目線合わせを行い、部門ごとで意識や姿勢に差が生じないように根気強くアピールし続けることが成否を分けるポイントです。

    効果的な経費削減のアイデア

    最後に、経費削減にあたって効果的な施策のアイデアをご紹介します。

    アイデア1:アウトソーシングで固定費の変動費化をはかる

    企業における業務は、営業活動など直接的に利益を生み出すものと、利益に直接寄与しない業務に大別されます。企業運営を支えるバックオフィス関連の作業などが、必要不可欠ではあるものの利益には直接寄与しない業務にあたります。
    このうち、たとえば経理や事務、総務部門が担っている作業を外部業者にアウトソーシングすることで、固定的に発生する人件費などを変動費化することが可能です。また繁忙期・閑散期などに応じた、適切な出費となるように調整もしやすくなります。

    なお、パソナ・パナソニック ビジネスサービスでは、パソナグループの人材ビジネスで得たノウハウとパナソニックグループの総務業務受託で培った専門性を生かし、多様なBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)サービスを提供しています。

    アイデア2:業務プロセスの仕組み化やマニュアル設定を行う

    各業務プロセスを見直したうえでマニュアルの再構築やオペレーションの仕組み化を行うことも、経費削減につながるポイントです。新人への教育コストや不必要な作業で増える人件費などを削減でき、全体的な生産性向上や重要な部門への人的リソース投入といった戦略的な取り組みができることも期待できます。

    アイデア3:IT技術・Webサービスの積極的な導入

    業務効率化・ペーパーレス化を推進するための各WebサービスやIT技術を積極的に導入することも、不要な経費の削減へつながります。たとえばデータ管理を実サーバーからクラウドへと移行したり、FAXの授受をPCベースへと変更したりすることがこれに該当します。
    ほかにも、有料ツールを無料のWebサービスへと置き換えたり、顧客情報の管理をExcelなどのローカル環境からCRMシステムなどへ移行したりすることで、無駄な作業や資産取得コストを抑え経費の削減と生産性の向上についても期待できます。

    まとめ

    今回は企業活動において重要な経費について、「いかに削減していくか」という観点からその重要性や注意点、経費削減の具体的な進め方やアイデアなどを広く取り上げました。
    パソナ・パナソニック ビジネスサービスでも総務業務のアウトソーシングサービスやBPOサービスを数多く提供しており、さまざまな要望に対応できる体制を整えています。この機会にぜひお問い合わせください。

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    PBSが考えるBPO(業務委託)とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
    そのために必要な人材が、設計をおこなうコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計をおこなっていきます。
    その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。

    PBSの総務BPOソリューション

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