業務プロセスの改善とは？BPRとの違いとあわせて解説

業務プロセスの改善とは、業務間のつながりや各作業の流れを整理して、より効率化することを指します。現状の業務プロセスでビジネスが問題なく進行していれば良いのですが、残念ながらすべての組織がそのような健全な状態であるわけではなく、何らかの問題を抱えていることが多いようです。

なお、業務プロセスの改善と近しいものに「BPR（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）」があります。リエンジニアリングは経営戦略やビジネスモデル、各業務を再構築する行為を指し、BPRにはビジネスを継続的に改革していくといった意味があります。

つまり、業務プロセス改善は「現状の問題点を洗い出して解決を目指す」ための行為ですが、BPRはさらに踏み込んだ「現状を抜本的に変化させる動き」を指します。両者は似通っている部分もありますが、対象となるターゲットや範囲が異なる活動です。

業務プロセス改善の目的

効率化による業績向上

各部署で日々行われるさまざまな業務のなかには、何らかの原因で非効率的なオペレーションとなっていることがあります。例えば、過去の決算資料データを参照する時に、別途紙媒体のファイルも確認しなくてはならないケースや、エクセル内の書式が複数存在するためまず統一作業を行わなければならないケースなどがあたります。

こうした「業務の無駄」を取り除き、タスクの進行をより効率的にしていくことが業務プロセスの改善です。効率化を進めることで組織全体の生産性が向上し、コストの削減や新たな取り組みなどの活動にリソースを集中させられるようになり、ビジネスをさらなる成長に導くとされています。

業務の標準化によるリスクマネジメント

各業務のプロセスにおいてしばしば発生するのが、作業の属人化やブラックボックス化などの問題です。
特定の人材に依存しているオペレーションや、特定の人材でないと一定以上の成果を出せない仕組みは、その人材の異動や離職に直面した場合、業務の遂行ができなくなる可能性があります。また、継続的な成果を生み出せない業務の進め方は、ビジネスの成長を阻害するとも考えられています。

こうしたリスクを取り除くためにも、業務プロセスの効率化や改善を試みる必要があるでしょう。
組織の成長やビジネスの拡大を目指す上で、より良い業務プロセスの構築は不可欠な要素といっても過言ではありません。

業務プロセス改善の流れをステップ別に解説

課題を洗い出し、現状の問題点を模索する

業務プロセスの改善は、まず各タスクにおける問題を洗い出すことからはじまります。
現状の分析を行うことで、例えば「総務部門と他部署の連携体制が不十分」「特定のタスクに工数がかかりすぎている」といった課題を発見できると考えられています。

問題点を洗い出すと、「どのような要素を見直せば改善につながるか」などの具体的な打ち手を検討できます。この時、各業務やタスク同士がどのように結びついているかを図式化することも課題の発見に効果的です。

改善で得られる期待値を試算し、優先度を明確にする

現状分析と課題の洗い出しができたところで、「業務プロセスの改善でどのような効果が得ることができるか」といった要素を考え、その上で人員配置や予算配分などの計画を具体的に決定します。

業務プロセスを見直す時によくある失敗のひとつが「他の業務に追われて改善への作業が進まなくなる」といったものです。メイン作業の遂行は当然優先すべきものですが、時には業務改善を最優先に行うことが結果的に業績へのプラスに働くこともあるでしょう。そのため、業務プロセス上の問題の深刻度合いや重要性を細かく推し量る必要があります。
業務プロセス改善によって得られる期待値を試算し、定量的な観点から進め方を判断することが重要であると考えられています。

プロセス改善のKGIとKPIを設定する

業務プロセスの改善で得ることができる効果やメリットが把握できたら、続いて「改善目標とそれを達成するために行うべきこと」を設定します。つまりKGIとKPIを具体的に定めるのです。

KGIとは重要目標達成指標の略語で、最終的に達成するべき目標を表した言葉です。KPIは重要業績評価指標の略語で、KGI達成のための基準となる指標を立てることを指します。「業務プロセスの改善とそれによる事業へのプラス要素」をKGIとして設定し、到達するためにやるべきことをKPIとして設定していくことは、業務プロセスを改善するために必要な事柄のひとつと言えます。

具体的な改善方法を考え実行する

KGIとKPIを設定した後は、継続的に改善していくための施策を具体的に考え実行します。
例を挙げると、「業務プロセスを改善して効率化を図り、業績向上を目指す」ために、「ペーパーレス化」「ツール導入による定型業務の自動化」「アウトソーシングの活用による工数削減」などを目指すことがこれにあたります。

上記のように改善のために取り組むべきことを具体的に考え、実行するサイクルを回し続けることこそが、業務プロセス改善の根幹となるとされています。
また、実行するだけで終わらず、行った施策がどのように具体的な改善へ寄与したかを都度検証していくことも重要です。

施策の効果測定はPDCAサイクルのC（Check）にあたり、成否を問わず中長期的な視点を持って「改善のために行ったことが、どんな結果をもたらしたか？」を突き詰めていくのが良いとされています。施策が改善に寄与していなければ内容の見直しや別のプランを実行する、成功していた場合は一番の要因を探り、さらなる改善につなげていくと良いでしょう。

業務プロセス改善をはじめる前に業務の可視化を

今回はビジネスにおいて重要な業務プロセスを改善することの必要性や、具体的な業務プロセス改善の方法などをご紹介しました。
プロセスを見直し、効率化・生産性向上を目指す上では、文中でも触れたように「非効率的なオペレーションを見直す」「自動化やアウトソーシングにより工数削減を図る」といった施策が有効とされています。

プロセスにどのような問題が生じているかは組織によりさまざまですが、多くの場合はいわゆる「ヒト・モノ・カネ」に関する問題や、既存のシステムに固執しなければならない事情などが要因であると言われています。
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