BPOとは?業者選びのポイントと活用例、メリット・デメリットをご紹介

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BPOとは?業者選びのポイントと活用例、メリット・デメリットをご紹介

BPOとは?業者選びのポイントと活用例、メリット・デメリットをご紹介

「人材が不足している」「固定費を削減したい」などの悩みを抱えている企業は、ぜひ「ビジネスプロセスアウトソーシング」に目を向けてみてはいかがでしょうか。経営資源を有効活用しつつ業務の効率化を図ることができるため、企業全体のコストを削減し従業員を主力業務に集中させることができます。
今回はビジネスプロセスアウトソーシングについて解説しつつ、導入の目的やメリット・デメリット、BPOサービスの活用例や事業者を選定する際のポイントについてご紹介します。

目次

    BPOとは?

    BPOとは?業者選びのポイントと活用例、メリット・デメリットをご紹介

    BPOとは、ビジネスプロセスアウトソーシングの略で、 総務や人事、経理といったノンコア業務や、自社には運用ノウハウがない業務を、継続的に外部の事業者に委託することを指します。BPOを提供している事業者は複数あり、それぞれ得意分野や、高度な専門領域を掲げています。

    BPOが注目されている理由のひとつとして、「企業の人材不足」が挙げられます。
    人材不足の状態では、従業員ひとりあたりの仕事量が増加します。多忙によって業務の質が低下してしまうことで、結果として利益の減少にもつながる可能性があります。この問題を解決するためには人材の確保が必要不可欠ですが、少子高齢化による労働力人口の減少により、なかなか満足のいく採用が難しいのが現状です。このため、既存の従業員だけで更なる利益を追求するという、組織全体の疲弊を招く状態になっている企業が多くあります。
    そこで役立つのが、BPOです。例えば利益に直結しないノンコア業務を、外部の事業者に委託すれば、既存の従業員を主力(コア)業務に集中させることが可能になります。

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    アウトソーシングとBPOの違い

    一般的によく耳にするアウトソーシングと、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)とは何が違うのでしょうか。

    アウトソーシングとは、「企業や組織が業務を遂行するために必要なリソースを、外部から調達すること」の一手法であり、業務委託とも言います。リソースの調達方法としては人材派遣などもありますが、受け入れ側に指揮命令や労働時間管理の必要があるため、ある程度の規模のリソースが必要な場合はアウトソーシングを採用することが多いようです。

    一方のBPOは、アウトソーシングと同じ業務委託ですが単純なリソース調達が目的ではありません。企業活動において欠かすことのできない業務プロセスの一部または全部を、企画・設計から実施リソースの確保、継続的な改善活動まで一括して専門業者に任せることを指します。

    専門的な知識や経験をもったBPO業者に一連の業務フローを任せることで、自社の持つリソースを本来行うべき検討や判断を必要とするコア業務に割り当てることができるようになります。

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    ビジネスプロセスアウトソーシングを導入するメリット

    BPOとは?業者選びのポイントと活用例、メリット・デメリットをご紹介

    BPOの主な導入メリットには、業務にかかるコストの削減や不足しがちなリソースの補填、経営戦略の実現などがあります。ここでは、それぞれについて詳しくご紹介します。

    コストの削減

    従来、ノンコア業務に要していた人件費などの固定費は、BPOに置き換えることで変動費として考えることができます。
    企業の業績や繁閑にかかわらず発生する固定費は、場合によっては赤字などの要因にもなります。業務状況に応じて必要な分をBPOサービスに置き換えれば、恒常的に固定費として発生していた人件費などを変動費へ転化することができ、結果的にコスト削減を検討できる状況も生まれてくるでしょう。

    リソースの補填

    コストの削減と共に見込まれる効果のひとつとして、「不足しがちなリソースを適切に補填する体制を整えられること」も挙げられます。
    例えば多くの企業において、成長期には人員不足に陥りがちです。この時にノンコア業務をBPO化し、それまでノンコア業務に携わっていた人材をコア業務へと配置転換することで、既存の体制では賄いきれない業務をフォローすることが可能になります。

    成長段階を通過した企業においても、繁忙期など特定の時期に人手不足に陥ることも考えられます。加えて、ある業務に従事することができるスキルを持つ人員が退職などによって不足することも十分に想定されます。そのため、リソース補填という観点からもBPOの導入は有効と言えるでしょう。

    社外ノウハウの活用

    社外ノウハウの活用を目指す時にも、BPOが有効に働く場合があります。
    例えば新たなサービスを事業に導入する時に、実現のための仕組みづくりを内製で行うことが困難となる場合もあるでしょう。その時にサービスを代行することができる企業へ一部を委託することで、不足したノウハウを補うことができます。
    さらなる業績向上や事業拡大を目指したい場合にも、ノンコア業務に割いていたリソースをコア業務へと集中させ、より高いスピード感で事業展開を目指すことが可能になるでしょう。

    加えて、従来のように自社の従業員のみで業務を運営している場合、法制度の変更や社内外におけるグローバル化といった社会情勢の変化があった際に、社内ノウハウの乏しさから従業員に大きな負担がかかることが懸念されます。でBPO事業者は各業務に関する専門的な知識やノウハウをもつプロフェッショナルとして多くの顧客へサービスを提供しているため、社会や法制度などの外的変化やグローバル化などにも柔軟に対応できます。

    このようにBPOを導入する目的には、単なるコストカットや人員不足の解消以上の意味合いが含まれる場合もあるのです。

    BPOを導入するデメリット

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    委託に向けた準備期間とコストが必要

    どのような業務においても、BPO化には準備期間や移行コストが発生します。元より社内で対応していた業務であるため、外部企業である委託先スタッフとの引き継ぎ期間が相応に生じることは避けられません。できるだけ引き継ぎ期間を短くするには、BPO事業者との綿密な打ち合わせはもちろんのこと、実際に自社業務をBPO事業者に引き継ぐ、実務担当者の協力的な姿勢が必要不可欠です。

    あわせて、どの程度の期間で移行コストを回収することができるのかを検討します。またコスト回収においては、ランニングコストだけでなく初期コストも含めて移行にかかる費用をすべて算出し、BPO化が自社にとって有効かどうかを検討することが重要です。

    頻繁な組織・体制変更には不向き

    一度BPO化した業務の委託契約期間中に、その業務内容や手順を大きく変更することは難しくなります。そのため、急成長を遂げるベンチャー企業をはじめとした組織や体制変更を頻繁に行う企業には、BPOの導入が適さない場合があります。
    加えて業務に関するノウハウを蓄積できず、業務の進行状況を正確に把握することができないというデメリットも考えられます。闇雲にBPOを導入すると、結果的にマイナスとなるリスクも想定されます。
    とはいえ、BPO化が組織編成のタイミングと重なっていないか確認する、BPO事業者と日ごろから密にコミュニケーションを取るなどの工夫を行えば、組織編成を頻繁に行う企業でも上手くBPOを活用することができます。自社とBPO事業者が互いに気持ちよく取り引きするためにも、BPOを導入する際はこれらを事前に確認しておきましょう。

    情報漏えいに代表されるセキュリティリスクへの対策

    BPOの導入に際しては、セキュリティリスクに注意を払う必要があります。BPOサービスの性質上、BPO事業者に個人情報や財務情報といった重要情報を共有することがあります。万が一重要情報が外部へと流出してしまった場合、それがBPO事業者の責任を起因とするものであっても、発注元企業の社会的責任が問われるおそれがあります。そのため、BPOサービスの利用時には、まず自社内におけるセキュリティ管理基盤を入念に構築した上で、セキュリティ品質基準を満たした業者を選定することも対策のひとつです。

    BPO解約後のインソース(内製化)が負担に

    BPO化により思ったような効果が得られなかった場合は、委託した業務を再度インソース(内製化)することもあり得ます。しかしインソースのタイミングによっては社内で対応する部門や人員などのリソースを確保できず、想定外のコストがかかるというデメリットも考えられます。一時的なBPOを検討しており、将来はインソース化する可能性が高いのであれば、インソース化で発生する負担も考慮して委託化することをおすすめします。

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    BPOの対象となる業務領域

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    BPOのメリット・デメリットが整理できたところで、続いてBPOの対象となる業務領域について具体的にご紹介します。
    BPOはいわゆるノンコア業務を代行するサービスであり、総務部門・経理部門・人事部門などの業務を広く対象としています。ここでは、部門ごとにBPOでの対応が可能な業務を整理します。

    総務部門の業務

    総務部門でBPOの対象となる代表的な業務は、受付業務・備品管理・文章管理などのオフィス管理業務です。どのような企業にも共通して存在する業務であるため、多くのBPO事業者が業務領域の対象としています。また、オフィスの移転・レイアウト変更の手配や、会議室・社員寮など社用施設の管理、社内インフラ・情報システムの整備などについても対応しているBPO事業者があります。

    総務領域のBPOについて詳細に知りたい方はこちらもご参照ください。
    総務BPO・総務委託とは?主な特徴とサービス、導入成功のポイントをご紹介

    経理部門の業務

    経理部門では、経理業務に関するデータの入出力や取引先への請求・支払業務、予算管理や債権・債務の管理、決算業務や利益・収益の集計など、ほぼすべての業務がBPOの対象となります。
    繁忙期には大量のデータ処理が発生する経理部門において、BPOをうまく取り入れることで従業員の負担を軽減できるとされています。その他に、人員配置の最適化をはかり、なおかつ正確性の高い処理を実現できるのも特徴です。

    人事部門の業務

    人事部門の業務は、主に労務管理などの内部向け業務と、採用などの外部向け業務に大別できます。BPOサービスはその両方を対象としており、具体的には従業員の給与・賞与計算や社会保険、年末調整、福利厚生などの手続き、採用活動の代行などが挙げられます。

    さらに、近年では従業員のマイナンバー管理やペーパーレス対応など、法改正によって以前には存在しなかった業務も登場しており、人事部門の業務はさらに負担が増加しています。
    人事部門のBPOはこのような人事・労務にかかわる業務全般を外部に委託し、プロのノウハウを活用できる点がメリットです。

    マーケティング部門の業務

    顧客管理から市場動向の調査まで、マーケティング部門で行う業務を委託することができます。BPO事業者によっては、ビジネスプロセスにおける課題を明確にした上で、的確な解決方法を提供してくれます。また近年、多くの企業が取り入れているマーケティングオートメーションの導入・運用のサポートもあわせて行う事業者もあります。効果的なマーケティング戦略が重要な現代において、当該分野の専門家の力を借りるのは有効だと言えます。

    さらに、イベント運営やカタログ制作、デジタルコンテンツ作成などのプロモーション全般のサポートもマーケティングBPOのひとつです。
    市場調査や顧客管理、新規開拓などのマーケティング業務は自社で行い、プロモーション部分は専門のノウハウをもった業者に委託するなどの運用方法も選択肢として考えられます。

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    ビジネスプロセスアウトソーシング事業者を選ぶ際のポイント

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    最後に、BPOを提供する事業者を選ぶポイントについてご紹介します。BPOサービスを提供している事業者は数多くあります。その中から信頼できるBPO事業者を選定するためには、以下のポイントを考慮しながら検討することが大切です。

    自社の良きパートナーになり得るか

    BPO事業者は、対応する業務や得意分野をホームページに公開しています。その内容が、BPO化しようとする業務に適しているかの判断はもちろんのこと、業務の運営を通じて関係を深め、共に成長し、互いに協力して目標とするゴールにたどり着くことのできる、自社の良きパートナーになり得るような事業者かを見極めることが大切です。これに加えて、業務の実績がある事業者であれば、さらに安心して委託化を進めることができます。

    委託業務に対する企業規模は適切か

    企業規模の大きいBPO事業者は、一般的に対応可能な業務範囲が広く、さまざまな業務を一括で委託できます。もし委託する予定の業務が少ない場合、限定的にBPO事業者を選定しても問題ありません。ただし、今後の事業展開によっては、さらに業務のBPO化が進む可能性も考えられます。ほかの事業領域のBPO化も想定しているのであれば、始めから企業規模が大きく、多くの業務を委託することができる事業者を選ぶと安心です。BPO化を検討する度に委託先を探す、といった手間が省くことができます。

    適正なコストであるか

    費用対効果が期待できるBPO事業者を選ぶことはもちろんですが、単に安ければ良いというわけではありません。自社が求めている業務の品質を保つことができるか、想定外のリスクが発生した時の対応を見込んだ費用になっているかについても、見積で確認しましょう。そのうえで、各費用の内訳について根拠を持って説明できるかどうかを確認することで、安心して業務を委託できる事業者かどうかを見極めることができます。

    セキュリティ対応基準を満たしているか

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    BPO化する業務内容によっては、個人情報や機密事項をBPO事業者にも共有する場合があります。万が一、これらの情報が漏えいした場合は、重大なインシデントとなります。BPO事業者の信頼性や、認証資格の取得状況、セキュリティ品質基準などを確認し、安心して委託化できるかを判断しましょう。

    具体的には、BPO事業者の情報セキュリティに関する過去の評価を調査した上で業者選定する、契約書で機密情報を含む業務の再委託を制限する条項を設ける、など契約締結前の確認や対策が必要です。また、セキュリティ対応基準が高いと判断できる事業者を見極めることも大切です。適切に個人情報を取り扱っていることを示す「プライバシーマーク」を取得している事業者や、情報セキュリティマネジメントシステム規格として規定される「ISO/IEC27001」とその日本語訳である「JIS Q 27001」に適合した事業者が安心です。

    依頼する業務にどこまで対応できるか

    また、BPO化を検討している業務の内容が、どこまでBPO事業者で対応可能かについても、事前に確認すべきポイントです。

    例えば、海外とのやり取りや、休日・夜間の対応が発生する電話受付業務をBPO化する際には、BPO事業者がどこまで対応できるかを細かく比較する必要があります。BPO事業者のサービス内容によっては、対応できない業務や時間帯があり得るためです。

    そのため、電話受付業務の中でも海外とのやり取りのみや、平日・日中の対応のみを委託化するなど、業務を細分化して委託化するという選択肢を考えることも重要です。

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    BPOサービスの導入例

    BPOとは?業者選びのポイントと活用例、メリット・デメリットをご紹介幅広い業務を対象とするBPOですが、どのように取り入れていけば良いのか想像しづらい部分もあるでしょう。そこで、具体的な活用例をご紹介します。

    防災備蓄品の購入・管理を一任する

    企業防災において、水や食料などの備蓄は欠かせません。一方、社内で防災備蓄品の管理を行った場合、想定以上の負担になる可能性があります。例えば、食料品については賞味期限があるため、期限別で備蓄品をリスト化し、定期的に買い換える必要があります。このような手間のかかる防災備蓄品の管理においても、BPO事業者に委託することができます。

    例えば、PBSが提供する「防災備蓄品ワンストップサービス」では、企業の防災備蓄品を4つのステップでサポートしています。まずは現在お持ちの防災備蓄品の在庫数を調査し、「賞味期限」と「種目」にわけてリスト化します。続いて、買い替えや追加購入が必要な保存水・食料・寝具などの防災備蓄品を、さまざまなメーカーの商品からニーズに合わせて組み合わせてご提案します。また防災備蓄品の種類や在庫数、賞味期限を手軽に管理するシステムもご紹介しており、このシステムでは食料品の賞味期限切れ6か月前に通知が出るようになっています。さらに期限切れ間近の防災備蓄品は、PBSが連携するNPO法人が条件により無料引き取りを行うことも可能です。この「防災備蓄品ワンストップサービス」は、優れた導入実績とノウハウ、SDGsや食品ロス削減の観点から多くの企業様にご利用いただいているサービスです。

    オフィスの移転やレイアウト変更を一任する

    オフィスの移転やレイアウトの変更には、ビル業者や引越業者、工事業者など数多くの関係者とのやり取りが必要です。多岐にわたる業者との調整を、BPOサービスの導入により見積から発注、工事立会いや支払処理まで一括で委託することが可能です。もちろん、移転やレイアウト変更に伴う什器の新規購入や廃棄、機密文書の電子化などにも対応しており、総務部門の負担を大幅に削減することが可能です。

    オフィス移転の手順やポイントについて詳細に知りたい方はこちらもご参照ください。
    オフィス移転のチェックリスト!3つのポイントと主な流れをご紹介

    イベント企画を一任する

    株主総会や社内行事など、あらゆるイベントの企画・運営もBPO業者に一任できます。例えば、PBSが提供する企画運営サポートサービスでは、イベントの企画立案から運営、事後フォローまでまとめて対応しています。PBSが会場や人員手配、物品の調達などさまざまな専門業者との調整・交渉の窓口を担うことで、臨時的に通常業務にプラスして発生するイベント企画に費やす自社従業員の負担が軽減され、より本来業務であるコア業務に集中いただくことが可能です。

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    BPOサービスの導入効果を高めるためのポイント

    BPOの導入効果を高めるためには、前述した導入に際するデメリットを解消することができる体制の整備が重要です。単に業務を外部事業者へ委託するだけには留まらず、最大限に効果を引き出すためのポイントをご紹介します。

    まずは導入目的を明確化し、組織内でボトルネックとなっている事項や委託する業務の範囲を細かく決定しましょう。あいまいな判断で業務を丸投げしてしまっては、十分な成果を得ることが難しいでしょう。
    BPOサービスの導入効果を高めるためには、コストの削減のみを目的としないことも重要なポイントです。目の前のコストカットだけにとらわれず、最終目的は企業価値や従業員の生産性向上であることを意識し、その目的の実現を下支えする改善提案を行ってくれるBPO業者を選ぶことも大切です。もちろん導入して終わりとせず、常にBPO業者と連携して改善の余地を探していくことも必要となります。

    またBPOを導入したことによって、逆に導入前よりも非効率な結果を招くことがないようにBPO提供業者のサービスレベルの見極めや、情報セキュリティにまつわる体制のチェックもしておきましょう。

    パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社の魅力

    PBSはお客様に寄り添い、共に思い描く未来を実現する「ビジネスコンシェルジュ」というテーマのもと、BPOサービスを提供しています。PBSの強みは、パソナグループにおける人材活用のノウハウと、パナソニックグループにおけるBPOサービスの業務経験を活かし、業務の遂行から改善、改革までを行うことです。労働力人口の減少による社会構造の変化に対応するため、企業の現状のリソースとノウハウを考慮したうえでサポートします。

    またPBSでは、コンサルタントによる丁寧なヒアリングを徹底しています。ヒアリングを通して現状を把握することで業務の分析と整理を行い、お客様に最適なBPOを設計します。その後、業務の再現が可能かどうかを考慮しながら、プロジェクトマネージャーを主軸として業務を運営していきます。コンシェルジュ型であるとともに、BPOのプロが集まっているからこそ、お客様のご要望に寄り添ったBPOサービスの提供を実現しています。

    パソナ・パナソニック
    ビジネスサービス株式会社
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    ビジネスプロセスアウトソーシングを導入して、業務の効率化を図ろう

    BPOは、ノンコア業務や自社にノウハウがない業務を外部の事業者に委託することを指します。業務の効率化や質の向上などが期待できることから、多くの企業で導入されています。複数あるBPO事業者の中でも、PBSは「お客様が思い描く未来の実現」をBPOでサポートします。「人手不足で業務が回らない」「経営資源を有効活用できていない」という企業は、ぜひこの機会にBPOの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

    パソナ・パナソニック ビジネスサービスのBPOソリューション

    BPO(業務委託)で自社のコア業務に人材・資源を集中する

    当社の強みは、「社会の問題点を解決する」というパソナの企業理念の下に培ってきた人材活用ノウハウと、総合電機メーカーであるパナソニックでの多種多様な業務経験をベースに、あらゆる業種業態のビジネスプロセスを分析し、ノンコア業務とコア業務を適切に振り分け、課題整理、業務設計、運用改善を実施します。そして、貴社がコアビジネスに人材・資源を集中できる環境を作ります。

    知力と現場力が組み合わさった提案力

    PBSが考えるBPO(業務委託)とは、一般的な「業務整理」だけではなく、企業の未来を実現するための「業務改善」を指します。時には、「業務改革」と呼べるような劇的な変化をもたらすこともあります。
    そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
    その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。

    PBSの総務BPOサービス

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