総務とは?総務の仕事内容と役割、求められる資格までを解説

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総務とは?総務の仕事内容と役割、求められる資格までを解説

総務とは?総務の仕事内容と役割、求められる資格までを解説

「総務」という部署についてどのようなイメージをお持ちでしょうか。社内のさまざまな業務のサポートといった裏方仕事を担っているような印象で、場合によっては「なんでも屋」のように思う方もいるかもしれません。そこで今回は総務の仕事内容や求められるスキル、向いている人材の特徴や1日の流れなどを詳しくご紹介します。

目次

    総務の仕事内容を解説

    総務とは?総務の仕事内容と役割、求められる資格までを解説

    総務の仕事内容は非常に多岐にわたっており、営業などとは異なり一概に「このような仕事を行う部署」と言い切れない面があります。しかし、多くの場合「どの部門にも属さない業務」や「各部署の仕事を円滑に進行するためのサポート」が総務の仕事とされているようです。
    ここでは、総務の主な7つの仕事内容について詳しく解説します。

    会社内のあらゆる備品の発注・管理

    会社で日常的に使用する消耗品から、執務用の机や大型のオフィス什器、従業員用のパソコンなど、オフィス内のあらゆる備品の発注・管理を行うのは総務の仕事のひとつです。これに付随して備品のリース契約管理や、必要に応じて修理やメンテナンスを手配することもあります。
    オフィス内外で所有しているあらゆる自社の備品を適切に管理する業務は、総務業務の代表的な仕事だと言えるでしょう。

    施設管理

    照明や空調設備の点検や整備、防災設備管理、オフィスの清掃業者手配など、施設運営に関するあらゆる管理業務も総務部門が担当するケースが一般的です。法律で定められた定期点検やメンテナンスなど、専門知識を要する内容も多くあります。またこれらと合わせて、実際に消火設備を利用して行う防災訓練の実施なども総務業務のひとつです。

    社内行事やイベントの企画・運営

    従業員のエンゲージメント向上に有効とされる社内行事やイベントの企画・運営も、総務部門が担うことの多い業務です。社内行事の例としては、入社式事業年度や期の節目に行う経営方針発表会・ボランティアなど社会貢献を目的としたCSR活動・親睦を深めるための社内レクリエーションなどが挙げられます。
    年間の行事スケジュール作成や予算の確保、必要に応じた会場手配だけでなく、従業員への告知や参加者の管理、当日の運営なども総務に任されることが多いようです。

    株主総会や取締役会の企画・運営

    株主総会や取締役会の企画・運営も、総務業務として扱われるのが一般的です。株式会社の最高意思決定機関である株主総会には社内のさまざまな部門が関係するものの、総務部が全体の取りまとめ役として実施運営の責任を持つことがあります。株主へ発送する招集通知や当日利用する会場手配を皮切りに、対応すべきことは非常に多岐にわたります。

    契約管理

    社内では、日常的にあらゆる契約書が取り交わされています。契約書は法律等で保管期間が定められており、総務部門が法定保存期間を管理するケースがあります。現在は電子契約が普及していますが、取引先によっては電子契約書が適用できない場合や、過去に紙面締結した契約書の場合は原本を社内や外部提携先の倉庫に保管する手配や作業が必要になります。総務には、このような会社の重要書類を適切に管理する役割もあります。

    文書管理

    株主総会や取締役会、複数の部門から参加者が集まる会議体での議事録作成や、さまざまな社内規定文書の管理や更新など、社内の文書管理も総務業務のひとつです。
    これら文書を一元管理し、社内に周知するため社内イントラサイトに公開するなどの業務もあります。

    代表電話・来客・郵便物の対応

    ここまで紹介してきた業務のほかに、代表電話や総合受付での来客対応など、会社の顔となる対応業務も総務部門が担当するケースが多いでしょう。加えて、郵便物や宅配便を総務部門が一括して受け取ったうえで、それぞれの部門に振り分けるなどの業務も担当します。

    総務の必要スキル・資格

    総務とは?総務の仕事内容と役割、求められる資格までを解説

    多様な仕事内容を日々行う総務ですが、実際に総務として働くにあたって求められるスキルや資格にはどのようなものがあるのでしょうか。

    総務に求められるスキル

    まず、スキル面では「コミュニケーション能力」と「マルチタスク力」がもっとも必要とされます。コミュニケーションと言っても単に人当たりの良さだけではなく、各部署の調整役として関係を取り持つための気配りが自然に行えることが求められます。
    また、総務の業務はさまざまな部門に影響を与えることが多いことから、中立的な立場で事実を公正かつ正確に伝えられるスキルも必要です。
    さらに、ほとんどの総務部門では日々さまざまなジャンルの仕事が複数、同時進行していくため、マルチタスクに対応できることも必要です。業務の優先順位を判断し、期日通り正確に処理できるスキルが求められます。

    総務に求められる資格

    総務業務に求められる資格は、例えば簿記やMOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)といったような、企業の事業運営の基礎となる資格を保持していることが望ましいとされています。組織における金銭の流れなどを端的に理解でき、すぐれたパソコンスキルを保有している人材が好まれます。とはいえこれらの資格は必須ではなくあくまでも自身のレベルを保証するためのものであり、実際には資格を保有せず活躍している総務の方も多いようです。

    また、自社ビルや自社工場などを持つ会社であれば、総務部メンバーが施設管理や設備管理にかかわる資格を取得するように推進するケースもあるようです。
    とは言え、総務部門においては資格があれば万全という訳ではなく、社会人として求められる汎用的なスキルとを身に着け、さまざまな知識や情報を多方面にわたってバランス良く吸収できている人材こそ向いているとも考えられるでしょう。

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    総務に向いている人の特徴

    総務とは?総務の仕事内容と役割、求められる資格までを解説

    総務に向いている人の特徴はさまざまですが、一言でまとめるとすれば「一定のペースで仕事を進めていける人」「スケジュール通りに安定した作業ができる人」と言えるでしょう。
    前述したマルチタスクやコミュニケーション能力の高さといった必須スキルは、一見容易にできるように見えるものの、実は得手不得手がはっきりと出やすい要素です。特に細かなタスクをスケジュール通りに安定して行うことが求められる総務には、日によって業務の取り組み方にムラが出るタイプには不向きだと言えそうです。

    逆に言えば、「自分は特別な専門的スキルを持っていないが、分野に関係なく幅広い仕事に向き合える」といった方こそ、総務部門で高いパフォーマンスを発揮できると言えそうです。
    また総務は、会社全体のさまざまな業務を円滑に進めるサポート役を担うことが多いため、機密情報の取り扱いやチーム間・従業員間の関係性といった「秘密」を厳守することが求められます。堅実な仕事が求められる総務においては、信頼できる人かという点も重視されます。

    総務の仕事のやりがいとは

    総務部門での仕事のやりがいは、自分の手で会社全体の組織づくりに関われることです。サポート役としての立ち回りが求められながらも、各部署での課題を拾い上げて解決に導く達成感を抱けるのは総務だからこそと言えます。
    また、総務は部署間をつなぐ立場として、第三者の視点から「何が問題で、解消するにはどんな対策を行うべきか」を考え、ルールや就業環境の改善に向け継続的に取り組むことが求められるポジションです。
    そのため、さまざまな範囲の業務知識やノウハウを吸収しつつ、対応力やビジネス上のスキルを獲得していけるのも総務ならではのやりがいと言えます。組織の悩みや課題に寄り添い、それを改善する手助けを行うことで、直接感謝の声を聞くことができるのもモチベーションの源になるでしょう。

    総務部門の1日

    総務とは?総務の仕事内容と役割、求められる資格までを解説

    ここまで、総務の役割や仕事内容の一例、求められる素養などについて解説しました。続いては、具体的に総務の仕事がどう進行しているのかのあくまで日常的な一例を、1日の流れとともに見ていきましょう。

    出社~午前中

    出社して総務部門がまず行う仕事は、オフィスの消耗品の補充や在庫の管理です。企業によってはほかの部署よりも少し早い時間から活動を開始し、ほかのメンバーが円滑に仕事をスタートできるようなサポートを前もって行うこともあるようです。
    始業後はまず当日対応すべきタスクを整理します。その後、郵便物を仕分けして各部署へ届けたり、全社的に連絡すべき事項を伝達したりするなど定型的なタスクを集中して処理することが午前中の主な流れです。
    この際、進行中の作業などとの兼ね合いを考慮し、スケジュールに狂いが出ないよう調整することも行います。さまざまな仕事を請け負う総務にとって、進捗確認やタスクの優先順位付けは非常に重要です。

    午後

    休憩時間を経て、午後からは本格的にその日にやるべき作業を消化していきます。とはいえ、急に従業員からの問合せや施設・設備に関するトラブルの連絡が入るなど、総務にはイレギュラーな依頼が急に入ることも多くあるようです。
    そのため、できる限り午前中までに定型的なタスクを消化し、日ごとに異なる各作業やイレギュラー事項にも対応できる体制を整えておくことが重要です。
    マルチタスクに追われることが珍しくない総務部門では、「定型業務を効率よく処理すること」や「その日の依頼を漏れなく処理するためのタイムスケジュール調整」などが常に求められます。

    夕方~終業前

    終業までにその日に進めるべき作業をできるだけ早めに完結させ、明日からのタスクやスケジュールの整理を再度行います。一般的に総務部門などサポートの役割に回る部署で時間外労働が発生することは少ないようですが、仕事の内容によっては突発的に残業を行う必要もあるでしょう。月末月初のタイミングや年度末、四半期ごとの締日といったタイミングでは通常以上の仕事が発生することもあります。そのような繁忙期に余裕を持って対応するためにも、日ごろから効率的にタスクに対応していくことが求められます。

    まとめ

    今回は総務の仕事について注目し、組織におけるポジションや仕事内容、必要スキルや1日の業務の流れなどについてご紹介しました。
    総務では日々さまざまなジャンルの仕事をこなし、時には経験を生かしたとっさの対応も求められる立場であることから、長年特定の人材へ業務を任せてしまいがちな傾向があり、会社として総務業務の全体像が見えにくくなっている場合も少なくないようです。
    総務の業務運営を今まで以上に効率化するためには、総務業務の内容や業務フローを可視化し、定型的な業務は外部の総務専門業者へアウトソーシングするなども効率化する方法のひとつです。一度、現在の総務業務の進め方を見つめなおしてみてはいかがでしょうか。

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    そのために必要な人材が、設計を行うコンサルタントと、それを実現するプロジェクトマネージャーです。多面的な知識を有したコンサルタント陣が、経営陣へのヒアリングなどを通して現状を把握。綿密な分析を経て、それぞれのコア・ノンコア領域を整理し、BPOの設計を行っていきます。
    その後、プロジェクトマネージャーが、コンサルタントの設計を実現すべく、業務の再現性などを考慮しながら、BPOを実現していきます。

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